Duidelijke en rechtsgeldige facturen sturen, is een belangrijke manier om wanbetaling te voorkomen. Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe minder groot de kans dat betaling uitblijft. Daarom raden wij het aan om digitaal te factureren. Uw factuur digitaal opmaken en versturen heeft namelijk diverse voordelen. Zo kunt u direct een betaallink toevoegen aan uw factuur, waarmee uw debiteur snel en eenvoudig het verschuldigde bedrag naar u over kan maken.
Wat is een digitale factuur?
Onder een digitale factuur verstaan we facturen die online worden verstuurd. Dit in tegenstelling tot de papieren factuur die via de post wordt verstuurd. Een digitale factuur kan bijvoorbeeld bestaan uit een pdf die via de e-mail wordt verzonden, maar het is tegenwoordig ook mogelijk om speciale facturatiesoftware te gebruiken. Deze programma’s kunnen de factuur direct digitaal verzenden.
Wat is het verschil tussen digitale facturen en een elektronische factuur?
Veel mensen verwarren een digitale factuur met een elektronische factuur (e-factuur). Dat is niet zo verwonderlijk, want een e-factuur is tegelijkertijd een digitale factuur. Alleen is niet iedere digitale factuur ook een e-factuur.
Een e-factuur is namelijk een gestructureerd digitaal bestand waarbij alle belangrijke gegevens een vaste plek en een speciale codering hebben. Hierdoor kunnen elektronische facturen automatisch verwerkt worden.
Bij verschillende instanties, bijvoorbeeld de Rijksoverheid, is elektronisch factureren verplicht. Leveranciers kunnen dus alleen zakendoen met de overheid als zij een elektronische factuur kunnen sturen. Ook veel gemeenten accepteren alleen e-facturen. Bedrijven kunnen in hun algemene voorwaarden opnemen dat ze uitsluitend werken met e-facturatie.
Een factuur in pdf-formaat die digitaal wordt verstuurd is dus geen e-factuur, maar wel een digitale factuur.
Voordelen digitaal factureren
Digitale facturen maken heeft diverse voordelen. Allereerst is het risico dat een factuur niet aankomt, zoekraakt in de post of blijft slingeren op het kantoor van uw debiteur een stuk kleiner. Daarnaast is het gemakkelijker om de factuur te verwerken in uw eigen administratie.
Misschien nog wel belangrijker is het dat u het uw klant zo makkelijk mogelijk kunt maken om de openstaande facturen te betalen. U kunt bijvoorbeeld een betaallink toevoegen aan de factuur. Zo kan de klant de factuur eenvoudig betalen. Hierdoor is de kans op een factuur die niet betaald wordt een stuk kleiner.
Digitale facturen bieden u bovendien de mogelijkheid om uw debiteurenbeheer te automatiseren. U kunt gebruikmaken van softwareprogramma’s die controleren of de factuur voor het verstrijken van de betalingstermijn verstreken is en u attenderen als dat niet zo is. Sommige programma’s, zoals onze Credit Control Module, kunnen zelfs automatische betaalherinneringen sturen. Dit zorgt ervoor dat u minder tijd kwijt bent aan uw administratie.
Bovendien zijn digitale facturen beter voor het milieu. Ze hoeven immers niet meer uitgeprint te worden.
Eisen digitale factuur
Een factuur moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen om rechtsgeldig te zijn. Die eisen zijn in principe hetzelfde voor een digitale factuur en een papieren factuur.
- Volledige bedrijfsnaam en adres
- Volledige klantnaam en adres
- Uw BTW-nummer
- Uw KvK-nummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Omschrijving en aantal van goederen of diensten die u heeft geleverd
- Bedrag exclusief btw, btw-tarief en het te betalen totaalbedrag
Betaallinks toevoegen aan uw facturen
Het toevoegen van betaallinks is een beproefde methode om facturen sneller betaald te krijgen. Uit onderzoek blijkt dat facturen met een betaallink drie keer zo snel betaald worden. 40 procent van de particuliere debiteuren betaalt een factuur met betaallink nog dezelfde dag.
Door uw klant de mogelijkheid te bieden met enkele drukken op de knop de openstaande factuur te betalen, is de kans dus een stuk kleiner dat die blijft liggen. Bovendien hoeft uw klant niet langer handmatig rekeningnummers en betalingskenmerken in te voeren, waardoor het betalen een stuk eenvoudiger wordt. Hoe makkelijker u het uw klant maakt, hoe sneller die zal betalen.
Invorderingsbedrijf biedt software waarmee u eenvoudig een betaallink toe kunt voegen aan uw factuur.
Credit management automatiseren
Het zelf bijhouden of facturen van uw groeiende bedrijf al betaald zijn, is tijdrovend en de kans is groot dat u het overzicht kwijtraakt. Het handmatig versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen kost ook een hoop tijd.
Door gebruik te maken van handige softwareprogramma’s als onze Credit Control Module, kunt u uw debiteurenbeheer automatiseren. De Credit Control Module houdt in de gaten of uw uitstaande rekeningen op tijd betaald worden en verzendt automatisch betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties als dat niet zo is. Ook kunt u eenvoudig uw betalingsafspraken managen.
U kunt zelf een workflow instellen zodat het debiteurenbeheer volledig wordt afgestemd op uw bedrijfsvoering en de afspraken die u met uw klant gemaakt heeft.
Meer weten over onze credit management software?
Vul uw gegevens in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over een factuur digitaal versturen
FAQ: Is digitale facturatie verplicht?
Het is wettelijk niet verplicht een factuur digitaal op te sturen, maar we raden dit wel aan. Door uw factuur digitaal op te maken is het immers makkelijker om snel betaald te krijgen, is de kans dat uw factuur niet aankomt kleiner en kunt u alle facturen makkelijker verwerken in uw administratie. Als u gebruikmaakt van een boekhoudpakket of factuurprogramma kunt u vaak bijvoorbeeld ook uw periodieke facturatie inplannen.
Daarnaast is e-facturatie verplicht als u levert aan de Rijksoverheid. Hetzelfde geldt voor veel gemeentelijke overheden. Daarnaast kunnen ondernemers zelf in hun voorwaarden opnemen dat zij alleen een elektronische factuur accepteren.
FAQ: Waar moet u op letten bij het kiezen van een factuurprogramma?
Er zijn tegenwoordig tal van factuurprogramma’s en boekhoudpakketten die eenvoudig factureren mogelijk maken. Wat het beste factuurprogramma is, hangt sterk af van uw behoeften. Als groot bedrijf heeft u bijvoorbeeld behoefte aan andere functionaliteiten dan u als zzp’er nodig heeft.
Bij veel programma’s kunt u een gratis proefaccount aanmaken om de software uit te proberen.
Stel uzelf de volgende vragen als u de beste factuurprogramma’s gaat vergelijken:
- Is e-factureren mogelijk?
- Kan ik periodieke facturen inplannen?
- Worden facturen bewaard in digitaal archief?
- Worden facturen veilig opgeslagen?
- Is het mogelijk om facturen in de eigen huisstijl te maken?
- Is er sprake van automatische verwerking in boekhouding?
- Kunt u creditfacturen maken?
- Wordt er automatisch een overzicht gemaakt voor de btw-aangifte?
FAQ: Mag ik zelf een digitale factuur maken?
Het is mogelijk en toegestaan om zelf een digitale factuur of e-factuur te maken. Voor het maken van digitale facturen zijn er tal van opties. U kunt bijvoorbeeld een tekstverwerker gebruiken en het bestand opslaan als pdf-bestand, maar u kunt ook gebruikmaken van speciale facturatiesoftware.
Om een geldige e-factuur te creëren moet het bestand aan bepaalde voorwaarden voldoen. Dit kunt u op de volgende manieren regelen:
- Via het beveiligde netwerk Peppol.
- Via e-mail met XML-bijlage. U kunt een XML-bestand maken met een boekhoudprogramma.
- Door de factuur handmatig te versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener.
- Via een softwarepakket.
- Via het e-factuurportaal van de Rijksoverheid. U moet zich hiervoor aanmelden.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning