Home PageBetalingsherinnering sturen? Download gratis voorbeeld (+4 voorbeelden)

Betalingsherinnering

Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, is dat natuurlijk erg vervelend. Toch hoeft u niet gelijk te wanhopen. Met een betalingsherinnering, attendeert u uw klant op de openstaande factuur. Tegelijkertijd laat u zien dat u de factuur niet vergeten bent. 

Op zoek naar een betalingsherinnering voorbeeld? Kies uit één van onze betalingsherinnering voorbeelden. Aan de hand van onze voorbeelden stelt u in een handomdraai een goede betalingsherinnering op. Daarnaast delen we in dit artikel enkele waardevolle tips met u.

Download voorbeeldbrief betalingsherinnering (formeel)
Download voorbeeldbrief betalingsherinnering (informeel)

Blijf niet eindeloos betalingsherinneringen sturen

Heeft u een openstaande factuur en uw klant reageert niet na een eerste betalingsherinnering? Verspil geen tijd en stuur geen tweede betalingsherinnering, een tweede betalingsherinnering is namelijk lang niet zo effectief als een aanmaning. Vertel direct dat u een incassobureau inschakelt als betaling uitblijft. Als dit niet het gewenste effect heeft, dan is het belangrijk om daadwerkelijk zo snel mogelijk de hulp van een incassobureau in te schakelen. 

Hoe sneller we een incassoprocedure in gang zetten, hoe groter de kans dat we uw geld voor u kunnen innen. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat andere schuldeisers u voor zijn, uw debiteur failliet gaat of er niets meer te halen valt bij uw wanbetaler.

Voorbeeld betalingsherinnering nodig? Vraag onze specialisten om advies.

Laat uw gegevens achter en één van onze specialisten neemt direct contact met u op.

    Bent u een particulier of een onderneming?

    Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

    Incassobureau inschakelen

    Wat is een betalingsherinnering?

    Een betalingsherinnering, ofwel herinneringsfactuur, is een bericht waarmee een schuldeiser (crediteur) een schuldenaar (debiteur) herinnert aan het openstaande bedrag. Met de vriendelijke herinnering verzoekt de schuldeiser de debiteur de openstaande rekening alsnog te betalen

    Een belangrijk kenmerk van een betalingsherinnering is dat zij vriendelijk en niet te streng van toon is (in tegenstelling tot bijvoorbeeld een sommatie). Een betalingsherinnering is dus altijd een vriendelijke herinnering of vriendelijke reminder.

    8 tips voor een vriendelijke herinnering

    Zoals besproken moet een herinneringsbrief een ”vriendelijke toon” hebben. Daarnaast zijn er nog een aantal punten waar een vriendelijke reminder aan moet voldoen. Een vriendelijke reminder moet namelijk aan verschillende aspecten voldoen om effectief en beleefd te zijn. Hier zijn enkele belangrijke punten waarmee u rekening kunt houden bij het opstellen van een vriendelijke reminder:

    1. Houd het vriendelijk en beleefd: zorg ervoor dat u de toon van de herinnering vriendelijk en beleefd houdt. Vermijd het gebruik van harde of dwingende taal. Het doel is om u eraan te herinneren zonder u onder druk te zetten of te beledigen.

    2. Wees duidelijk en beknopt: zorg ervoor dat uw boodschap duidelijk en beknopt is. Vermijd lange en ingewikkelde zinnen. Houd de reminder kort en to the point, zodat u gemakkelijk kunt begrijpen waar het om gaat.

    3. Vermeld het belang: leg kort uit waarom de herinnering belangrijk is. Geef aan welke actie of deadline eraan verbonden is en waarom het relevant is voor u. Dit helpt u de urgentie en het belang van de herinnering te begrijpen.

    4. Bied hulp of ondersteuning aan: als het relevant is, kunt u ook aanbieden om te helpen of ondersteuning te bieden bij het voltooien van de taak of het nakomen van de afspraak. Dit toont bereidheid om te helpen en maakt de herinnering minder opdringerig.

    5. Geef specifieke details: verstrek specifieke details met betrekking tot de taak, de deadline, de locatie of andere relevante informatie. Dit helpt u snel en gemakkelijk actie te ondernemen zonder verwarring.

    6. Pas de toon aan de relatie aan: pas de toon van mijn reminder aan op de relatie die we hebben. Als het een informele relatie is, kan ik een iets lossere toon gebruiken, terwijl ik bij een formele relatie beleefder moet zijn.

    7. Stuur de reminder op het juiste moment: zorg dat de reminder op het juiste moment verstuurd wordt, zodat u voldoende tijd heeft om actie te ondernemen voordat de deadline verstrijkt.

    8. Bedank uw klant: de reminder afsluiten door de klant te bedanken voor zijn/haar aandacht en inspanningen om te reageren op de herinnering.

    Door deze elementen in uw vriendelijke herinnering op te nemen, vergroot u de kans dat de boodschap positief wordt ontvangen en de herinneringsbrief met succes ervoor zal zorgen dat uw debiteur de betaling voldoet.

    Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?

    Een betalingsherinnering is geen wettelijke verplichting. Er gelden dus ook geen specifieke wettelijke regels voor een betalingsherinnering. Wel dient een herinnering een duidelijk praktisch doel: uw onbetaalde facturen betaald krijgen. 

    Daarom is het belangrijk dat de herinneringsbrief een aantal elementen bevat:

    • Het factuurnummer van de originele factuur
    • Klant- en ordernummer (mits van toepassing)
    • Het openstaande factuurbedrag
    • De verlopen vervaldatum
    • Een nieuwe betaaltermijn

    Het kan zijn dat u per ongeluk een betalingsherinnering verstuurt terwijl uw klant de factuur betaald heeft. Voeg aan de brief daarom altijd de volgende zin of een zin van vergelijkbare strekking toe:

    Als uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

    Vermeld in een betalingsherinnering nog niet dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt, scherm ook niet met eventuele extra kosten en breng nog geen incassokosten in rekening.

    Een betalingsherinnering is een “vriendelijke reminder”. Het is belangrijk dat de toon vriendelijk en netjes is. Wek niet de indruk dat u boos bent. 

    Betalingsherinnering versturen: hoe doet u dat?

    Er zijn verschillende manieren om een betalingsherinnering te versturen, zoals:

    Per aangetekende post: een betalingsherinnering kan doormiddel van een brief per post worden verzonden, waarbij een fysieke papieren brief wordt verstuurd naar het adres van de debiteur.

    Per e-mail: een betalingsherinnering kan ook worden verzonden per e-mail. Dit is een snelle en goedkope manier om de debiteur te bereiken.

    Per telefoon: Soms kan het effectiever zijn om de debiteur te bellen en de betalingsherinnering mondeling door te geven. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn als er sprake is van een langdurige betalingsachterstand en de debiteur niet reageert op schriftelijke herinneringen. Naast bellen kunt u ook een betalingsherinnering per sms of WhatsApp versturen

    Over het algemeen is het aan te raden om betalingsherinneringen schriftelijk te versturen, zodat er een bewijs is dat de herinnering is verstuurd en ontvangen. Een aangetekende brief kan in sommige gevallen verplicht zijn, bijvoorbeeld als er sprake is van een juridische procedure. 

    Betalingsherinnering

    Wanneer verstuurt u een betalingsherinnering?

    Last van een openstaande factuur? We raden u aan de (eerste) betalingsherinnering een aantal dagen (het liefst twee) na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn van de openstaande facturen te versturen. Hierdoor is de kans op een snelle betaling het grootst. 

    Door snel nadat de vervaldatum van de factuur verstreken is een betalingsherinnering te sturen, geeft u het signaal af dat u uw administratie perfect op orde heeft. Zo voorkomt u dat u uw klant het idee geeft dat u de openstaande factuur misschien wel vergeet als hij die niet betaalt. 

    Om in staat te zijn op korte termijn een herinneringsbrief te sturen, moet u natuurlijk wel weten dat de betalingstermijn van de onbetaalde factuur is verlopen. Daarom is het belangrijk om uw debiteurenbeheer goed op orde te hebben.

    Om uzelf onnodig werk te besparen, kunt u de herinnering beter niet direct de dag na de vervaldatum van de factuur versturen. In dat geval is de kans namelijk groot dat de herinnering en de betaling elkaar kruisen.

    5 tips voor het versturen van een betalingsherinnering

    Tip 1: Verstuur uw betalingsherinnering zo snel mogelijk

    Als klanten merken dat u uw betalingstermijnen niet serieus neemt, werkt dat wanbetaling in de hand. Uw klant krijgt het gevoel dat hij er misschien mee wegkomt als hij openstaande facturen niet betaalt. Daarom is het belangrijk om uw herinneringen zo snel mogelijk na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur te verzenden. 

    Als u betalingstermijnen van 14 dagen hanteert, stuurt u de herinnering 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Hanteert u betalingstermijnen van 30 dagen, dan kunt u op de 3e of 4e dag een herinnering sturen. 

    Het snel versturen van een betalingsherinnering heeft ook een psychologisch effect: uw klant schaamt zich als hij telkens een reminder moet krijgen. In de toekomst zal hij daardoor sneller betalen.

    Tip 2: bel uw klant

    Probeer om contact te onderhouden met uw klant. Is een betaling nog niet binnen maar is de vervaldatum op de factuur al verstreken? Dan kunt u voordat u een betalingsherinnering stuurt eventueel telefonisch contact met uw klant opnemen. 

    Misschien is de factuur niet goed aangekomen? Of was de factuur niet correct? Ook kan het zijn dat uw klant niet tevreden was over de geleverde diensten of producten. Als u hier op tijd achter komt, heeft u de kans om dit nog te herstellen.

    Betalingsherinnering

    Tip 3: stel vragen en toon begrip

    Ook in de betalingsherinnering zelf kunt u vragen stellen. Op deze manier maakt u het bericht persoonlijker en zal uw debiteur meer aandacht besteden aan uw herinneringsbrief of e-mail. 

    Vraag ook in de betalingsherinnering of de factuur goed is aangekomen? Is deze niet in de spam-folder beland? Hoe vervelend onbetaalde facturen ook zijn, laat uit de betalingsherinnering blijken dat u begrijpt dat er iets mis kan zijn gegaan of dat de factuur even aan de aandacht is ontsnapt. Verzoek uw klant wel om het openstaande bedrag zo snel mogelijk te betalen.

    Tip 4: maak betalen zo eenvoudig mogelijk

    Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe groter de kans dat hij dit direct doet. Als uw debiteur het geld handmatig moet overmaken, dan loopt u het risico dat hij de herinnering eerst aan de kant legt. 

    Stuurt u direct een betaallink dan is de kans groot dat hij de betaling direct voltooit.

    Tip 5: start een incassotraject

    Als uw debiteur na een herinnering en een aanmaning nog steeds niet betaalt, dan is het verstandig om direct een incassobureau in te schakelen

    Een aanmaning van een incassobureau maakt vaak meer indruk dan die van een particulier (vreemde ogen dwingen). Bovendien weten we als incassobureau precies hoe we de druk op uw debiteur op moeten voeren. De kans is daardoor groot dat uw klant de factuur alsnog betaalt.

    Als uw klant na een minnelijke incassoprocedure nog steeds in gebreke blijft, kunnen we een gerechtelijke procedure starten. Met een vonnis van de rechter kunnen we uiteindelijk beslag laten leggen.

    Geen reactie op betalingsherinnering? Stuur een aanmaning

    Als u een eerste betalingsherinnering heeft gestuurd, waar niet op gereageerd wordt, dan is de volgende stap het sturen van een tweede herinnering, ofwel een aanmaning. Een aanmaning is strenger van toon dan een reminder.

    Daarnaast heeft een aanmaning aan een particuliere klant ook een wettelijke functie. Particuliere klanten moeten namelijk altijd een laatste aanmaning ontvangen voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden en u de zaak over kunt dragen aan een incassobureau. 

    Deze brief noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief. Met de WIK-brief geeft u uw klant nog minimaal 14 dagen de tijd om de factuur te betalen zonder bijkomende kosten. In de brief moet u direct vermelden dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt. Ook moet u laten weten hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn.

    Voorbeeld betalingsherinnering Engels

    Heeft u een debiteur in het buitenland? En bent u op zoek naar een voorbeeld betalingsherinnering in het Engels? Dan bent u hier aan het juiste adres. Onze voorbeeld betalingsherinneringen zijn opgesteld door juristen met jarenlange ervaring en expertise op dit gebied. Als u in het Engels met uw klant communiceert kunt u onze Engelse herinneringsbrief (late payment reminder) gebruiken.

    Download voorbeeld betalingsherinnering Engels (formeel)
    Download voorbeeld betalingsherinnering Engels (informeel)

    De voorbeeld betalingsherinneringen zijn volledig vrijblijvend te downloaden. Wacht niet te lang en laat uw debiteur de betaling voldoen.

    Betalingsherinnering

    Betaaltermijnen betalingsherinnering?

    Als u een betalingsherinnering stuurt, kunt u een korte betaaltermijn aanhouden. U heeft uw debiteur immers al de kans gegeven om op tijd te betalen. Wat voor betaaltermijn u precies op de herinnering zet, mag u zelf bepalen.

    Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:

    Betaaltermijn factuur Richtlijn termijn betalingsherinnering / aanmaning
    0 - 14 dagen 3 dagen
    15 - 30 dagen 5 dagen
    > 30 dagen 7 dagen

    Maak gebruik van onze voorbeeld betalingsherinneringen

    In het kort kunnen betalingsherinneringen dus een effectieve manier zijn om debiteuren eraan te herinneren dat er betalingen openstaan en om ervoor te zorgen dat de crediteur tijdig wordt betaald. Of u nu een klein bedrijf of een grote organisatie bent, het is belangrijk om betalingsherinneringen te gebruiken om uw kasstroom op peil te houden en financiële problemen te voorkomen.

    Als u op zoek bent naar voorbeeldbrieven of voorbeeld betalingsherinneringen, kan Invorderingsbedrijf u helpen. Wij hebben jarenlange ervaring in het incasseren van openstaande betalingen en beschikken over verschillende voorbeeld herinneringsbrieven en herinneringsmails die u kunt gebruiken om uw eigen betalingsherinnering te formuleren. Onze specialisten staan altijd voor u klaar om u te helpen bij het opstellen van een effectieve betalingsherinnering en om u te adviseren over verdere stappen als betalingen uitblijven.

    Neem gerust contact met ons op voor meer informatie over onze diensten en hoe wij u kunnen helpen bij het incasseren van openstaande betalingen.

    Een vordering indienen?

    Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.

      Bent u een particulier of een onderneming?

      Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

      Betalingsherinnering

      FAQ: Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen

      1

      Onze locaties

      Denhaagen1 - invorderingsbedrijf

      Den Haag

      Amsterdam - invorderingsbedrijf

      Amsterdam

      Rott - invorderingsbedrijf

      Rotterdam

      Gro - invorderingsbedrijf

      Groningen

      No Cure No Pay Incasso

      Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!

      • Géén succes = géén kosten
      • 100% uitkering van de hoofdsom
      • 95% slagingspercentage
      Dyane driessen
      Dyane Driessen
      Er was slechts 1 brief nodig! Na mijn bestelling bij een webshop kreeg ik mijn geld niet terug bij een retour. Ik heb eindeloos inspanning moeten verlenen om de klantenservice zover te krijgen om het terug te betalen. Dat bleek helemaal niet nodig. Deze heren hebben het met 1 brief voor elkaar gekregen. Hoe ze het doen weet ik niet, maar blijkbaar dwingen deze vreemde ogen behoorlijk! Precies wat je moet zoeken als het gaat om vorderingen!
      Montage team enschede
      Montage Team Enschede
      Zeer professioneel, duidelijk, behulpzaam en vriendelijk! Prettige ervaring/samenwerking. Zeker een aanrader!

        Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

        Neem telefonisch of per mail contact op

        Alstublieft,

        Uw download

        Voorbeeld aanmaning

        Voorbeeld aanmaning

        Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning

        Download direct