Betalingsherinnering: tips en voorbeelden

Er zijn verschillende manieren om een betalingsherinnering te versturen:

• Per e-mail: dit is een snelle en goedkope manier om de debiteur te bereiken. De meeste betalingsherinneringen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd.
• Per aangetekende post: als u de brief als aangetekende post verstuurt, heeft u direct de bevestiging (en het bewijs) dat de debiteur de herinnering ontvangen heeft.

Als u een betalingsherinnering stuurt, is het belangrijk om te vermelden binnen welke termijn u de betaling verwacht. Omdat uw debiteur al te laat is met betalen, mag dit een korte betaaltermijn zijn. 

Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren voor een herinnering:

Een betalingsherinnering versturen is in beginsel niet verplicht. Toch raden wij u aan dit wel te doen. Een herinnering is namelijk een vriendelijke manier om uw klant de kans te geven de factuur te betalen zonder hem op kosten te jagen. 

Is uw debiteur een particulier? Consumenten moeten altijd eerst een kosteloze aanmaning ontvangen. Deze brief noemt men een WIK-brief. Hierover leest u meer in het antwoord op de volgende vraag.

Bij een te late betaling mag u incassokosten in rekening brengen. De incassokosten zijn bedoeld als compensatie voor de kosten die de schuldeiser maakt om zijn geld te krijgen.

Bij een zakelijke klant mogen er in principe direct na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn incassokosten in rekening gebracht worden. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan moet de wederpartij eerst in gebreke gesteld worden.

Bij particuliere klanten mogen er pas incassokosten in rekening worden gebracht als zij minimaal 14 dagen de tijd hebben gekregen om de rekening alsnog, zonder bijkomende kosten, te voldoen. Hiervoor moet de schuldeiser een WIK-brief sturen. De WIK-brief is vergelijkbaar met een betalingsherinnering, maar moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen om rechtsgeldig te zijn. Zo moet in de WIK-brief staan hoe hoog de incassokosten zullen zijn als betaling uitblijft.

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit hem vooral in de toon. Een betalingsherinnering is een eerste herinnering om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat en dat de betalingstermijn is verstreken. U doet een vriendelijk verzoek om de factuur alsnog te betalen.

Een aanmaning (ook wel sommatiebrief genoemd) is een dringend verzoek om de openstaande factuur te betalen. Meestal wordt die verstuurd na een eerste betalingsherinnering. Vaak verstuurt een incassobureau de aanmaning.

Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Voor facturen van minder dan 5 jaar geleden kunt u in veel gevallen alsnog een herinnering of aanmaning sturen om het verschuldigde bedrag te innen.

• Facturen van minder dan 2 jaar oud: als uw factuur minder dan 2 jaar oud is, dan is de vordering vrijwel zeker nog niet verjaard. Het is dus zinvol om een betalingsherinnering te sturen.
• Factuur ouder dan 2 jaar, minder dan 5 jaar: wanneer de factuur tussen de 2 en 5 jaar oud is, moet u goed kijken of de vordering over een zakelijke- of consumentenkoop gaat. De vordering voor een consumentenkoop verjaart namelijk na 2 jaar. Zakelijke vorderingen hebben in principe een verjaringstermijn van 5 jaar. U kunt in dat geval dus gerust een betalingsherinnering sturen.
• Facturen ouder dan 5 jaar: bij facturen ouder dan 5 jaar heeft het geen zin om nog een betalingsherinnering te sturen. Vrijwel alle vorderingen verjaren namelijk na 5 jaar.