nl
Een betalingsherinnering sturen? Gebruik onze tips en voorbeelden
Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, is dat natuurlijk erg vervelend. Toch hoeft u niet gelijk te wanhopen. Met een vriendelijke betalingsherinnering, attendeert u uw klant op de openstaande factuur. Tegelijkertijd laat u zien dat u de factuur niet vergeten bent.
Aan de hand van onze voorbeelden stelt u in een handomdraai een goede betalingsherinnering op. Daarnaast delen we in dit artikel enkele waardevolle tips met u.
Kies uit onze informele betalingsherinnering of onze formele brief:
Download uw formele brief betalingsherinnering
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw informele voorbeeldbrief betalingsherinnering
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Blijf niet eindeloos herinneringen sturen
Heeft u een klant die uw factuur ook na een eerste betalingsherinnering niet betaalt? Stuur dan geen tweede betalingsherinnering maar een aanmaning. Vertel direct dat u een incassobureau inschakelt als betaling uitblijft. Als dit niet het gewenste effect heeft, dan is het belangrijk om daadwerkelijk zo snel mogelijk de hulp van een incassobureau in te roepen.
Hoe sneller we een incassoprocedure in gang zetten, hoe groter de kans dat we uw geld voor u kunnen innen. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat andere schuldeisers u voor zijn, uw debiteur failliet gaat of er niets meer te halen valt bij uw wanbetaler.
Direct een incasso starten
Laat uw gegevens achter en één van onze specialisten neemt direct contact met u op.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht waarmee een schuldeiser (crediteur) een schuldenaar (debiteur) herinnert aan de openstaande rekening. Met de vriendelijke herinnering verzoekt de schuldeiser de debiteur de openstaande rekening alsnog te betalen.
Een belangrijk kenmerk van een betalingsherinnering is dat zij vriendelijk en niet te streng van toon is (in tegenstelling tot bijvoorbeeld een sommatie).
Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?
Een betalingsherinnering is geen wettelijke verplichting. Er gelden dus ook geen specifieke wettelijke regels voor een betalingsherinnering. Wel dient een herinnering een duidelijk praktisch doel: uw onbetaalde facturen betaald krijgen.
Daarom is het belangrijk dat de herinneringsbrief een aantal elementen bevat:
- Het factuurnummer van de originele factuur
- Klant- en ordernummer (mits van toepassing)
- Het openstaande factuurbedrag
- De verlopen vervaldatum
- Een nieuwe betaaltermijn
Het kan zijn dat u per ongeluk een betalingsherinnering verstuurt terwijl uw klant de factuur betaald heeft. Voeg aan de brief daarom altijd de volgende zin of een zin van vergelijkbare strekking toe:
Als uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Vermeld in een betalingsherinnering nog niet dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt, scherm ook niet met eventuele extra kosten en breng nog geen incassokosten in rekening.
Een betalingsherinnering is een “friendly reminder”. Het is belangrijk dat de toon vriendelijk en netjes is. Wek niet de indruk dat u boos bent.
Hoe verstuurt u de herinnering?
Een betalingsherinnering versturen, gebeurt doorgaans schriftelijk. U kunt een brief per post (eventueel per aangetekende post) versturen, maar ook als e-mail. Dit is sneller dan bijvoorbeeld een aangetekende brief. Andere effectieve manieren zijn het verzenden van een herinnering per sms of WhatsApp.
U kunt ook altijd even telefonisch contact met uw klant opnemen om hem te herinneren aan de onbetaalde factuur.
Wanneer verstuurt u een herinnering?
We raden u aan de betalingsherinnering een aantal dagen (het liefst twee) na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn van de openstaande facturen te versturen. Hierdoor is de kans op een snelle betaling het grootst.
Door snel nadat de vervaldatum van de factuur verstreken is een betalingsherinnering te sturen, geeft u het signaal af dat u uw administratie perfect op orde heeft. Zo voorkomt u dat u uw klant het idee geeft dat u de openstaande factuur misschien wel vergeet als hij die niet betaalt.
Om in staat te zijn op korte termijn een herinneringsbrief te sturen, moet u natuurlijk wel weten dat de betalingstermijn van de openstaande factuur is verlopen. Daarom is het belangrijk om uw debiteurenbeheer goed op orde te hebben.
Om uzelf onnodig werk te besparen, kunt u de herinnering beter niet direct de dag na de vervaldatum van de factuur versturen. In dat geval is de kans namelijk groot dat de herinnering en de betaling elkaar kruisen.
5 tips voor het versturen van een betalingsherinnering
Tip 1: Verstuur uw betalingsherinnering zo snel mogelijk
Als klanten merken dat u uw betalingstermijnen niet serieus neemt, werkt dat wanbetaling in de hand. Uw klant krijgt het gevoel dat hij er misschien mee wegkomt als hij openstaande facturen niet betaalt. Daarom is het belangrijk om uw herinneringen zo snel mogelijk na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur te verzenden.
Als u betalingstermijnen van 14 dagen hanteert, stuurt u de herinnering 2 dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Hanteert u betalingstermijnen van 30 dagen, dan kunt u op de 3e of 4e dag een herinnering sturen.
Het snel versturen van een betalingsherinnering heeft ook een psychologisch effect: uw klant schaamt zich als hij telkens een reminder moet krijgen. In de toekomst zal hij daardoor sneller betalen.
Tip 2: bel uw klant
Probeer om contact te onderhouden met uw klant. Is een betaling nog niet binnen maar is de vervaldatum op de factuur al verstreken? Dan kunt u voordat u een betalingsherinnering stuurt eventueel telefonisch contact met uw klant opnemen.
Misschien is de factuur niet goed aangekomen? Of was de factuur niet correct? Ook kan het zijn dat uw klant niet tevreden was over de geleverde diensten of producten. Als u hier op tijd achter komt, heeft u de kans om dit nog te herstellen.
Tip 3: stel vragen en toon begrip
Ook in de betalingsherinnering zelf kunt u vragen stellen. Op deze manier maakt u het bericht persoonlijker en zal uw debiteur meer aandacht besteden aan uw herinneringsbrief of e-mail.
Vraag ook in de betalingsherinnering of de factuur goed is aangekomen? Is deze niet in de spam-folder beland? Laat uit de betalingsherinnering blijken dat u begrijpt dat er iets mis kan zijn gegaan of dat de factuur even aan de aandacht is ontsnapt. Verzoek uw klant wel om het openstaande bedrag zo snel mogelijk te betalen.
Tip 4: maak betalen zo eenvoudig mogelijk
Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe groter de kans dat hij dit direct doet. Als uw debiteur het geld handmatig moet overmaken, dan loopt u het risico dat hij de herinnering eerst aan de kant legt.
Stuurt u direct een betaallink dan is de kans groot dat hij de betaling direct voltooit.
Tip 5: start een incassotraject
Als uw debiteur na een herinnering en een aanmaning nog steeds niet betaalt, dan is het verstandig om direct een incassobureau in te schakelen.
Een aanmaning van een incassobureau maakt vaak meer indruk dan die van een particulier (vreemde ogen dwingen). Bovendien weten we als incassobureau precies hoe we de druk op uw debiteur op moeten voeren. De kans is daardoor groot dat uw klant de factuur alsnog betaalt.
Als uw klant na een minnelijke incassoprocedure nog steeds in gebreke blijft, kunnen we een gerechtelijke procedure starten. Met een vonnis van de rechter kunnen we uiteindelijk beslag laten leggen.
Een aanmaning sturen
Als u een betalingsherinnering heeft gestuurd, waar niet op gereageerd wordt, dan is de volgende stap het sturen van een aanmaning. Een aanmaning is strenger van toon dan een reminder.
Daarnaast heeft een aanmaning aan een particuliere klant ook een wettelijke functie. Particuliere klanten moeten namelijk altijd een laatste aanmaning ontvangen voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden en u de zaak over kunt dragen aan een incassobureau.
Deze brief noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief. Met de WIK-brief geeft u uw klant nog minimaal 14 dagen de tijd om de factuur te betalen zonder bijkomende kosten. In de brief moet u direct vermelden dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt. Ook moet u laten weten hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn.
Betalingsherinnering Engels
Heeft u een debiteur in het buitenland. Als u in het Engels met uw klant communiceert kunt u onze Engelse betalingsherinnering (late payment reminder) gebruiken.
Download uw formele brief betalingsherinnering (Engels)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw informele voorbeeldbrief betalingsherinnering (Engels)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Betaaltermijnen betalingsherinnering?
Als u een betalingsherinnering stuurt, kunt u een korte betaaltermijn aanhouden. U heeft uw debiteur immers al de kans gegeven om op tijd te betalen. Wat voor betaaltermijn u precies op de herinnering zet, mag u zelf bepalen.
Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:
- Is de betaaltermijn van uw factuur 0 tot 14 dagen? Gebruik voor de herinnering een betaaltermijn van 3 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur 15 tot 30 dagen? Gebruik voor de herinnering een betaaltermijn van 5 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur méér dan 31 dagen? Gebruik voor de aanmaning een betaaltermijn van 7 dagen.
Automatische betalingsherinneringen
Het opstellen en versturen van herinneringsbrieven of e-mails kost een hoop tijd. Daarnaast is het lastig om alle betalingstermijnen in de gaten te houden, vooral als uw onderneming groeit en u veel klanten heeft.
Met de Credit Control module van onze debiteurensoftware kunt u het verzenden van betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties automatiseren. Zo kunt u uw aandacht vestigen op andere facetten van uw onderneming.
Een vordering indienen?
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen
FAQ: Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit hem vooral in de toon. Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat en dat de betalingstermijn is verstreken. U doet een vriendelijk verzoek om de factuur alsnog te betalen.
Een aanmaning is een dringend verzoek om de openstaande factuur te betalen. Het is vaak de laatste brief voordat u een incassobureau inschakelt. Dit laat u ook weten in de aanmaning.
Particuliere klanten moeten altijd een wettelijke laatste aanmaning (WIK-brief) krijgen voordat er wettelijke incassokosten in rekening gebracht mogen worden.
Voor zakelijke debiteuren is dat niet verplicht. Toch raden wij u af om direct incassokosten in rekening te brengen als uw klant een betalingsachterstand heeft. De kans bestaat dat er sprake is van een vergissing en dat hij het openstaande bedrag alsnog betaalt. Als u uw klant direct op kosten jaagt, verpest u de relatie.
FAQ: Mag ik administratiekosten in rekening brengen?
Het is niet toegestaan om administratiekosten, herinneringskosten of andere soorten kosten in rekening te brengen. Deze kosten maken namelijk al deel uit van incassokosten.
Bij particuliere klanten mag u pas incassokosten in rekening brengen als u eerst een WIK-brief heeft verstuurd.
Voor zakelijke debiteuren mag u wel direct incassokosten in rekening brengen. Wij raden dit af.
Voeg géén kosten toe aan de betalingsherinnering. U wilt de relatie niet beschadigen door uw klant onnodige kosten op te leggen. Wij adviseren om een herinnering en een aanmaning te sturen. Daarna schakelt u een incassobureau in. Het incassobureau kan vervolgens incassokosten in rekening brengen.
FAQ: Is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Nee. Het versturen van een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht. Toch raden wij u aan dit wel te doen. Een herinnering is namelijk een vriendelijke manier om uw klant de kans te geven de factuur te betalen zonder hem op kosten te jagen. Zo wordt de relatie met uw klant niet direct verstoord, wat bijvoorbeeld wel het geval is als u direct op hoge poten een aanmaning of sommatie stuurt.
U wilt uw klant immers niet afschrikken, zeker niet wanneer de klant de factuur gewoonweg vergeten is te betalen.
Heeft uw klant laten weten dat hij of zij zeker niet van plan is te betalen? Dan is het een ander verhaal. In een dergelijke situatie kunt u de vordering direct uit handen geven aan een incassobureau.
FAQ: Moet ik een tweede herinnering sturen?
Als u meerdere betalingsherinneringen stuurt, bestaat de kans dat uw debiteur die tijd gebruikt om zijn bezittingen te verbergen, waardoor het moeilijk wordt om beslag te laten leggen. Ook loopt u het risico dat andere schuldeisers u voor zijn of dat uw klant tussentijds failliet gaat.
FAQ: Kan ik een betalingsherinnering sturen voor oude facturen?
Ook voor oude facturen kunt u een herinnering sturen. Wel geldt er voor vorderingen een verjaringstermijn. Als die is verstreken, kunt u de vordering niet meer (via rechtswege) innen.
Facturen van minder dan 2 jaar oud: als uw factuur minder dan 2 jaar oud is, dan is de vordering vrijwel zeker nog niet verjaard. Het is dus zinvol om een betalingsherinnering te sturen.
Factuur ouder dan 2 jaar, minder dan 5 jaar: wanneer de factuur tussen de 2 en 5 jaar oud is, moet u goed kijken of de vordering over een zakelijke- of consumentenkoop gaat. De vorderingen voor een consumentenkoop verjaart namelijk na 2 jaar.
Zakelijke vorderingen hebben in principe een verjaringstermijn van 5 jaar. U kunt in dat geval dus gerust een betalingsherinnering sturen.
Facturen ouder dan 5 jaar: bij facturen ouder dan 5 jaar heeft het geen zin om nog een betalingsherinnering te sturen. Vrijwel alle vorderingen verjaren namelijk na 5 jaar.
FAQ: Kan ik voor oude facturen een aanmaning sturen?
Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Vaak is het mogelijk om alsnog een aanmaning te sturen.
Wel geldt er een verjaringstermijn voor vorderingen. Als de verjaringstermijn is verstreken, kunt u geen aanmaningsbrieven meer sturen. De verjaringstermijn is onder andere afhankelijk van of uw debiteur een particuliere of zakelijke klant is.
Zakelijke klanten
De verjaringstermijn voor zakelijke klanten ligt 5 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden. Een vordering is opeisbaar zodra de betalingstermijn is verstreken. Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan wordt de vordering 30 dagen na ontvangstdatum van de factuur opeisbaar. Vanaf dat moment heeft u dus nog 5 jaar om een aanmaning te sturen.
Particuliere klanten
Voor particuliere klanten geldt een kortere verjaringstermijn. Die ligt voor particuliere klanten namelijk op 2 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden.
FAQ: Hoe lang moet ik een betalingsherinnering maken?
Een herinnering hoeft niet aan wettelijke eisen te voldoen, maar moet uit praktisch oogpunt wel alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn, etc.).
De klant moet in één oogopslag zien wat en hoe hij of zij moet betalen. Om het overzicht te bewaren, raden wij u aan de betalingsherinnering niet langer dan 1 pagina te maken. Zo blijft de informatie zo overzichtelijk mogelijk. Meerdere pagina’s betekent méér zoekwerk voor de klant. Dat wilt u niet.
FAQ: Kan ik een aanmaning sturen zonder betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is geen verplichting. U mag dus ook direct een aanmaning sturen.
Wij raden u aan niet direct een aanmaning te sturen (tenzij uw debiteur al aangeeft niet te willen betalen). Een betalingsherinnering komt vriendelijker over en de klant betaalt dan vaak alsnog. Met een betalingsherinnering blijft de relatie onaangetast en wordt uw openstaande factuur alsnog betaald.
1
Onze locaties
Den Haag
- Koninginnegracht 14C
2514 AA Den Haag
Bekijk locatie op Google Maps - tel 070 – 762 0330
fax 070 – 762 0335
info@invorderingsbedrijf.nl - Maandag – vrijdag
08:30 – 17:00
Amsterdam
- Herengracht 280
1016 BX Amsterdam
Bekijk locatie op Google Maps - tel 020 762 0330
fax 070 762 0335
info@invorderingsbedrijf.nl - Maandag – vrijdag
08:30 – 17:00 uur
Rotterdam
- Weena 290
3012 NS Rotterdam
Bekijk locatie op Google Maps - tel 010 760 3270
fax 070 762 0335
info@invorderingsbedrijf.nl - Maandag – vrijdag
08:30 – 17:00 uur
Groningen
- Paterswoldseweg 806
9728 BM Groningen
Bekijk locatie op Google Maps - tel 050 206 9055
fax 070 762 0335
info@invorderingsbedrijf.nl - Maandag – vrijdag
08:30 – 17:00 uur
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning