Home PageBetalingsherinnering: 6 gratis voorbeelden

Betalingsherinnering: 6 gratis voorbeelden

Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, is dat natuurlijk erg vervelend. Toch hoeft u niet gelijk te wanhopen. Met een betalingsherinnering attendeert u uw klant op de openstaande factuur. Tegelijkertijd laat u zien dat u de factuur niet vergeten bent. 

Bent u op zoek naar een voorbeeld betalingsherinnering? Aan de hand van onze voorbeelden stelt u in een handomdraai een goede betalingsherinnering op. Daarnaast delen we in dit artikel enkele waardevolle tips met u.

Vrijblijvend adviesgesprek

Laat uw gegevens achter en één van onze specialisten neemt direct contact met u op.

    Bent u een particulier of een onderneming?

    Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

    Betalingsherinnering

    Maak gebruik van onze voorbeeld betalingsherinneringen

    Formele betalingsherinnering voorbeeld

    Een formele brief is het meest geschikt als u weinig (persoonlijk) contact met de klant heeft of de klant niet kent. Met deze formele betalingsherinnering herinnert u de debiteur op een nette manier aan de openstaande rekening.

    Download voorbeeldbrief betalingsherinnering (formeel)

    Vriendelijke betalingsherinnering voorbeeld

    Als u regelmatig contact heeft met uw debiteur, dan kan een formele betalingsherinnering wat onpersoonlijk overkomen. In dat geval kunt u beter gebruikmaken van een informele, vriendelijke herinnering.

    Download voorbeeldbrief betalingsherinnering (informeel)

    Voorbeeld herinneringsmail

    Tegenwoordig verloopt zakelijke correspondentie steeds vaker via e-mail. Als u altijd via de e-mail met uw klant communiceert, kunt u een herinneringsmail in plaats van een brief sturen.

    Download voorbeeld herinneringsmail (formeel)
    Download voorbeeld herinneringsmail (informeel)

    Voorbeeld betalingsherinnering Engels

    Is uw debiteur gevestigd in het buitenland? Of spreekt uw debiteur geen Nederlands? Als u normaal gesproken in het Engels met uw klant communiceert, dan is het verstandig om een Engelse betalingsherinnering (payment reminder) te sturen.

    Download voorbeeld betalingsherinnering Engels (formeel)
    Download voorbeeld betalingsherinnering Engels (informeel)

    Wat is een betalingsherinnering?

    Een betalingsherinnering is een bericht waarmee een schuldeiser (crediteur) een schuldenaar (debiteur) herinnert aan het openstaande bedrag. Met de vriendelijke herinnering verzoekt de schuldeiser de debiteur de openstaande rekening alsnog te betalen.

    Een belangrijk kenmerk van een betalingsherinnering is dat zij vriendelijk en niet te streng van toon is (in tegenstelling tot bijvoorbeeld een sommatie).

    Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?

    Een betalingsherinnering is geen wettelijke verplichting. Er gelden dus ook geen specifieke wettelijke regels voor een betalingsherinnering. Wel dient een herinnering een duidelijk praktisch doel: uw openstaande facturen betaald krijgen.

    Daarom is het belangrijk dat de herinneringsbrief een aantal elementen bevat:

    • Het factuurnummer van de originele factuur
    • Klant- en ordernummer (mits van toepassing)
    • Het openstaande factuurbedrag
    • De verlopen vervaldatum
    • Een nieuwe betaaltermijn

    Vermeld in de brief duidelijk dat het om een betalingsherinnering gaat. Gebruik bijvoorbeeld de volgende zin:

    Uit onze administratie blijkt dat wij voor onderstaande factuur, ondanks het verstrijken van de betalingstermijn, nog geen betaling hebben ontvangen. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt…

    Het kan zijn dat u per ongeluk een betalingsherinnering verstuurt terwijl uw klant de factuur betaald heeft. Voeg aan de brief daarom altijd de volgende zin of een zin van vergelijkbare strekking toe:

    Als uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

    Vermeld in een betalingsherinnering nog niet dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt, scherm ook niet met eventuele extra kosten en breng nog geen incassokosten, zoals wettelijke rente, in rekening.

    Een betalingsherinnering is een “vriendelijke reminder”. Het is belangrijk dat de toon vriendelijk en netjes is. Wek niet de indruk dat u boos bent.

    Betalingsherinneringen versturen: hoe doet u dat?

    Er zijn verschillende manieren om een betalingsherinnering te versturen:

    • Per e-mail: een betalingsherinnering kan worden verzonden per e-mail. Dit is een snelle en goedkope manier om de debiteur te bereiken. De meeste betalingsherinneringen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd.
    • Per aangetekende post: een betalingsherinnering kan door middel van een brief per post worden verzonden, waarbij een papieren brief wordt verstuurd naar het adres van de debiteur.

    Naast het verzenden van de herinnering kunt u ook telefonisch contact opnemen met uw debiteur. Zo heeft u direct antwoord als de klant bijvoorbeeld ontevreden is of uw post niet ontvangt. U kunt eventueel ook een sms of WhatsApp-bericht sturen om opheldering te vragen.

    Wanneer verstuurt u een betalingsherinnering?

    We raden u aan de betalingsherinnering een aantal dagen (het liefst twee) na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn van de openstaande facturen te versturen. Hierdoor is de kans op een snelle betaling het grootst.

    Door snel na de vervaldatum een herinnering te sturen, geeft u het signaal af dat u uw administratie perfect op orde heeft. Zo voorkomt u dat u uw klant het idee geeft dat u de openstaande factuur misschien wel vergeet als hij niet betaalt.

    Om in staat te zijn op korte termijn een herinneringsbrief te sturen, moet u natuurlijk wel weten dat de betalingstermijn van de onbetaalde factuur is verlopen. Daarom is het belangrijk om uw debiteurenbeheer goed op orde te hebben.

    Om uzelf onnodig werk te besparen, kunt u de herinnering beter niet direct de dag na de vervaldatum van de openstaande factuur versturen. In dat geval is de kans namelijk groot dat de herinnering en de betaling elkaar kruisen.

    Betalingsherinnering mail voorbeeld

    8 tips voor het versturen van een betalingsherinnering

    Tip 1: Bel uw klant

    Voordat u een herinnering stuurt is het verstandig om na te gaan of er eventueel een reden is waarom uw klant niet betaalt. Neem daarom telefonisch contact op met de klant.

    Misschien is de factuur niet goed aangekomen? Of was de factuur niet correct? Ook kan het zijn dat uw klant niet tevreden was over uw product of dienst. Als u hier op tijd achter komt, heeft u de kans om dit nog te herstellen.

    Tip 2: Houd het vriendelijke en beleefd

    Zorg ervoor dat de herinnering een beleefde en vriendelijke toon heeft. Vermijd het gebruik van harde of dwingende taal. Het doel is om uw debiteur eraan te herinneren dat er nog een rekening open staat. Het is goed mogelijk dat uw klant oprecht is vergeten te betalen.

    Tip 3: Pas de toon aan op de relatie met de klant

    Pas de toon van uw reminder aan op de relatie die u heeft met uw klant. Als het een informele relatie is, kunt een iets lossere toon gebruiken, terwijl u beter een formele brief op kunt stellen als u een puur zakelijk contact heeft met uw debiteur. U kunt de toon van de betalingsherinnering ook aanpassen aan de doelgroep. Als u voornamelijk goederen of diensten levert aan jonge mensen, dan kunt u een informele herinnering hanteren.

    Tip 4: Stel vragen en toon begrip

    Ook in de betalingsherinnering zelf kunt u vragen stellen. Op deze manier maakt u het bericht persoonlijker en zal uw debiteur meer aandacht besteden aan uw herinneringsbrief of e-mail.

    Hoe vervelend onbetaalde facturen ook zijn, laat uit de betalingsherinnering blijken dat u begrijpt dat er iets mis kan zijn gegaan of dat de factuur even aan de aandacht is ontsnapt. Verzoek uw klant wel om het openstaande bedrag zo snel mogelijk te betalen.

    Tip 5: Maak betalen zo eenvoudig mogelijk

    Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe groter de kans dat hij dit direct doet. Als uw debiteur het geld handmatig moet overmaken, dan loopt u het risico dat hij de herinnering eerst aan de kant legt. 

    Stuurt u direct een betaallink dan is de kans groot dat hij de betaling direct voltooit.

    Tip 6: Start een incassotraject

    Als uw debiteur na een herinnering en een aanmaning nog steeds niet betaalt, dan kunt u het beste direct een incassobureau inschakelen

    Een aanmaning van een incassobureau maakt vaak meer indruk dan die van een particulier. Bovendien weten we als incassobureau precies hoe we de druk op uw debiteur moeten opvoeren. De kans is daardoor groot dat uw klant het openstaande factuurbedrag alsnog betaalt.

    Tip 7: Onderneem juridische stappen

    In de meeste gevallen is het niet nodig, maar als uw debiteur ook na een minnelijke incassoprocedure niet over de brug komt met het verschuldigde bedrag, kunt u een gerechtelijke procedure starten. De rechter kan de schuldenaar vervolgens veroordelen tot het betalen van de openstaande rekening. Doet hij dat niet? Dan kan een deurwaarder met het vonnis van de rechter beslag leggen.

    De juristen van Invorderingsbedrijf kunnen de juridische procedure voor u voeren en beslag laten leggen door onze deurwaarders.

    Tip 8: Zet andere juridische middelen in

    Als u goederen levert en de klant een of meerdere facturen niet wil of kan betalen, kunt u ook proberen de geleverde producten terug te krijgen. Hiervoor zijn verschillende juridische middelen:

    • Eigendomsvoorbehoud: met een eigendomsvoorbehoud blijft de ondernemer eigenaar van het geleverde product totdat de klant heeft betaald. Als de klant niet betaalt, kan de ondernemer de geleverde producten terugvorderen.
    • Recht van reclame: dit is een wettelijke bepaling waarmee ondernemers geleverde goederen kunnen terugvorderen als de klant niet betaalt.
    Vriendelijke herinnering voorbeeld

    Betaaltermijnen betalingsherinnering

    Als u een betalingsherinnering stuurt, geeft u een bepaalde termijn waarbinnen u de betaling alsnog verwacht. Dit mag een korte betaaltermijn zijn. U heeft uw debiteur immers al de kans gegeven om te betalen. Wat voor betaaltermijn u precies op de herinnering zet, mag u zelf bepalen.

    Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:

    Betaaltermijn factuur

    Richtlijn termijn betalingsherinnering / aanmaning

    0 – 14 dagen

    3 dagen

    15 – 30 dagen

    5 dagen

    > 30 dagen

    7 dagen

    Geen reactie op uw betalingsherinnering? Stuur een aanmaning

    Stuur geen tweede betalingsherinnering als betaling uitblijft na het versturen van een herinnering maar verstuur een aanmaning. Als u een tweede herinnering stuurt, dan wekt dat de indruk dat er ook nog wel een derde komt en blijft de debiteur de betaling uitstellen.

    Bovendien heeft een aanmaning aan een particuliere klant ook een wettelijke functie. Particuliere klanten moeten namelijk altijd een laatste aanmaning ontvangen voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden en u de zaak over kunt dragen aan een incassobureau. 

    Deze brief noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief. Met de WIK-brief geeft u uw klant nog minimaal 14 dagen de tijd om de factuur te betalen zonder bijkomende kosten. In de brief moet u direct vermelden dat u de zaak overdraagt aan een incassobureau als er niet betaald wordt. Ook moet u laten weten hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn.

    Openstaande facturen?

    Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op voor een advies op maat.

      Bent u een particulier of een onderneming?

      Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

      Tweede betalingsherinnering

      FAQ: Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen

      No Cure No Pay Incasso

      Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!

      • Géén succes = géén kosten
      • 100% uitkering van de hoofdsom
      • 95% slagingspercentage
      Dyane driessen
      Dyane Driessen
      Er was slechts 1 brief nodig! Na mijn bestelling bij een webshop kreeg ik mijn geld niet terug bij een retour. Ik heb eindeloos inspanning moeten verlenen om de klantenservice zover te krijgen om het terug te betalen. Dat bleek helemaal niet nodig. Deze heren hebben het met 1 brief voor elkaar gekregen. Hoe ze het doen weet ik niet, maar blijkbaar dwingen deze vreemde ogen behoorlijk! Precies wat je moet zoeken als het gaat om vorderingen!
      Montage team enschede
      Montage Team Enschede
      Zeer professioneel, duidelijk, behulpzaam en vriendelijk! Prettige ervaring/samenwerking. Zeker een aanrader!

        Door dit formulier in te vullen gaat u akkoord met de privacyvoorwaarden.

        Neem telefonisch of per mail contact op

        Alstublieft,

        Uw download

        Voorbeeld aanmaning

        Voorbeeld aanmaning

        Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning

        Download direct