Betalingsherinnering

Het is niet toegestaan om administratiekosten, herinneringskosten of andere soorten kosten in rekening te brengen. Deze kosten maken namelijk al deel uit van incassokosten. 

Bij particuliere klanten mag u pas incassokosten in rekening brengen als u eerst een WIK-brief heeft verstuurd.

Voor zakelijke debiteuren mag u wel direct incassokosten in rekening brengen. Wij raden dit af. 

Voeg géén kosten toe aan de betalingsherinnering. U wilt de relatie niet beschadigen door uw klant onnodige kosten op te leggen. Wij adviseren om een herinnering en een aanmaning te sturen. Daarna schakelt u een incassobureau in. Het incassobureau kan vervolgens incassokosten in rekening brengen.

Nee. Het versturen van een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht. Toch raden wij u aan dit wel te doen. Een herinnering is namelijk een vriendelijke manier om uw klant de kans te geven de factuur te betalen zonder hem op kosten te jagen. Zo wordt de relatie met uw klant niet direct verstoord, wat bijvoorbeeld wel het geval is als u direct op hoge poten een aanmaning of sommatie stuurt. 

U wilt uw klant immers niet afschrikken, zeker niet wanneer de klant de factuur gewoonweg vergeten is te betalen. 

Heeft uw klant laten weten dat hij of zij zeker niet van plan is te betalen? Dan is het een ander verhaal. In een dergelijke situatie kunt u de vordering direct uit handen geven aan een incassobureau.

Als u meerdere betalingsherinneringen stuurt, bestaat de kans dat uw debiteur die tijd gebruikt om zijn bezittingen te verbergen, waardoor het moeilijk wordt om beslag te laten leggen. Ook loopt u het risico dat andere schuldeisers u voor zijn of dat uw klant tussentijds failliet gaat.

Als er geen reactie is op uw herinneringsmail, zijn hier enkele stappen die u kunt overwegen:

1. Telefonisch contact: overweeg om telefonisch contact op te nemen met de debiteur. Dit kan een persoonlijkere benadering zijn en kan de communicatie versnellen. Stel duidelijke vragen over de betaling en probeer tot een oplossing te komen.

2. Schriftelijke aanmaning: als de herinnering en opvolging geen resultaat opleveren, kunt u een formele schriftelijke aanmaning sturen. Dit kan een laatste waarschuwing zijn voordat verdere stappen worden ondernomen. Zorg ervoor dat u de relevante informatie, zoals het openstaande bedrag en de deadline, opneemt.

3. Klantrelatie evalueren: overweeg om de relatie met de klant te evalueren. Als herhaaldelijke betalingsachterstanden of het negeren van communicatie een patroon worden, kunt u overwegen om toekomstige transacties met deze klant te heroverwegen.

4. Incassomaatregelen overwegen: als alle pogingen om contact op te nemen en een betalingsregeling te treffen vruchteloos zijn, kunt u overwegen om juridische stappen te ondernemen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het starten van een gerechtelijke procedure. Raadpleeg een juridisch adviseur om de beste opties te bespreken.

Onthoud dat elke situatie uniek is en dat het belangrijk is om professioneel juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat u de juiste stappen onderneemt en handelt in overeenstemming met de geldende wetten en regels.

Ook voor oude facturen kunt u een herinnering sturen. Wel geldt er voor vorderingen een verjaringstermijn. Als die is verstreken, kunt u de vordering niet meer (via rechtswege) innen. 

Facturen van minder dan 2 jaar oud: als uw factuur minder dan 2 jaar oud is, dan is de vordering vrijwel zeker nog niet verjaard. Het is dus zinvol om een betalingsherinnering te sturen.

Factuur ouder dan 2 jaar, minder dan 5 jaar: wanneer de factuur tussen de 2 en 5 jaar oud is, moet u goed kijken of de vordering over een zakelijke- of consumentenkoop gaat. De vorderingen voor een consumentenkoop verjaart namelijk na 2 jaar.

Zakelijke vorderingen hebben in principe een verjaringstermijn van 5 jaar. U kunt in dat geval dus gerust een betalingsherinnering sturen.

Facturen ouder dan 5 jaar: bij facturen ouder dan 5 jaar heeft het geen zin om nog een betalingsherinnering te sturen. Vrijwel alle vorderingen verjaren namelijk na 5 jaar.

Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Vaak is het mogelijk om alsnog een aanmaning te sturen. 

Wel geldt er een verjaringstermijn voor vorderingen. Als de verjaringstermijn is verstreken, kunt u geen aanmaningsbrieven meer sturen. De verjaringstermijn is onder andere afhankelijk van of uw debiteur een particuliere of zakelijke klant is. 

Zakelijke klanten

De verjaringstermijn voor zakelijke klanten ligt 5 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden. Een vordering is opeisbaar zodra de betalingstermijn is verstreken. Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan wordt de vordering 30 dagen na ontvangstdatum van de factuur opeisbaar. Vanaf dat moment heeft u dus nog 5 jaar om een aanmaning te sturen. 

Particuliere klanten

Voor particuliere klanten geldt een kortere verjaringstermijn. Die ligt voor particuliere klanten namelijk op 2 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden.

Een herinnering hoeft niet aan wettelijke eisen te voldoen, maar moet uit praktisch oogpunt wel alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn, etc.). 

De klant moet in één oogopslag zien wat en hoe hij of zij moet betalen. Om het overzicht te bewaren, raden wij u aan de betalingsherinnering niet langer dan 1 pagina te maken. Zo blijft de informatie zo overzichtelijk mogelijk. Meerdere pagina’s betekent méér zoekwerk voor de klant. Dat wilt u niet.

Zorg dat uw betalingsherinnering in ieder geval deze informatie bevat:

1. Afzender: de naam en contactgegevens van degene die de herinnering stuurt.

2. Debiteur: de naam en contactgegevens van de persoon of het bedrijf aan wie de herinnering is gericht.

3. Factuurinformatie: Een betalingsherinnering bevat een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur die betaald moet worden, het factuurnummer, de datum en het bedrag dat nog betaald moet worden.

4. Betalingsinstructies: duidelijke uitleg over hoe de betaling kan worden gedaan, inclusief het bankrekeningnummer en eventuele andere geaccepteerde betaalmethoden.

5. Betalingstermijn: de uiterste datum waarop de betaling moet zijn ontvangen.

6. Eventuele extra kosten: als er kosten in rekening worden gebracht bij te late betaling, worden deze vermeld, zoals rente of administratiekosten.

7. Contactgegevens: een telefoonnummer of e-mailadres waar de debiteur terecht kan voor vragen of om problemen met de betaling op te lossen.

Het is belangrijk dat alle informatie correct en duidelijk is, zodat de debiteur begrijpt wat er van hen wordt verwacht en de betaling op tijd kan worden gedaan.

Een betalingsherinnering is geen verplichting. U mag dus ook direct een aanmaning sturen. 

Wij raden u aan niet direct een aanmaning te sturen (tenzij uw debiteur al aangeeft niet te willen betalen). Een betalingsherinnering komt vriendelijker over en de klant betaalt dan vaak alsnog. Met een betalingsherinnering blijft de relatie onaangetast en wordt uw openstaande factuur alsnog betaald.

Nee maar de beschikbare betalingsherinnering voorbeeldbrief is ook te gebruiken als een herinneringsmail voorbeeld. Dit kan een snelle en goedkope manier zijn om uw debiteur te bereiken en de betaling alsnog te ontvangen. Net als bij een betalingsherinnering per post, is het belangrijk dat de herinneringsmail beleefd en duidelijk is geformuleerd. 

Herinneringskosten, ook wel bekend als aanmaningskosten of administratiekosten, verwijzen naar kosten die in rekening worden gebracht door een bedrijf of organisatie wanneer ze herinneringen sturen aan klanten die een openstaande betaling hebben. Deze kosten zijn bedoeld om de administratieve last en het extra werk dat gepaard gaat met het versturen van herinneringen te dekken.

Het doel van herinneringskosten is om klanten aan te moedigen hun betalingen tijdig te voldoen. Door een extra kost in rekening te brengen voor het versturen van herinneringen, hopen bedrijven dat klanten gemotiveerd worden om hun openstaande betalingen zo snel mogelijk te regelen.

De hoogte van herinneringskosten varieert per bedrijf. Sommige bedrijven hanteren een vast bedrag voor elke herinnering, terwijl andere bedrijven een percentage van het openstaande bedrag in rekening brengen. Het is belangrijk op te merken dat herinneringskosten vaak worden vermeld in de algemene voorwaarden of betalingsvoorwaarden van een bedrijf, zodat klanten hiervan op de hoogte zijn voordat ze een product of dienst afnemen.

Het is raadzaam om de betalingsvoorwaarden en eventuele kosten voor herinneringen zorgvuldig te lezen voordat u een overeenkomst aangaat of een aankoop doet. Op die manier bent u op de hoogte van eventuele bijkomende kosten en kunt u uw betalingen tijdig regelen om extra kosten te voorkomen.