nl
Betalingsherinnering: 6 gratis voorbeelden
Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, is dat natuurlijk erg vervelend. Toch hoeft u niet gelijk te wanhopen. Met een betalingsherinnering attendeert u uw klant op de openstaande factuur. Tegelijkertijd laat u zien dat u de factuur niet vergeten bent.
Bent u op zoek naar een voorbeeld betalingsherinnering? Aan de hand van onze voorbeelden stelt u in een handomdraai een goede betalingsherinnering op. Daarnaast delen we in dit artikel enkele waardevolle tips met u.
Vrijblijvend adviesgesprek
Laat uw gegevens achter en één van onze specialisten neemt direct contact met u op.
Maak gebruik van onze voorbeeld betalingsherinneringen
Formele betalingsherinnering voorbeeld
Een formele brief is het meest geschikt als u weinig (persoonlijk) contact met de klant heeft of de klant niet kent. Met deze formele betalingsherinnering herinnert u de debiteur op een nette manier aan de openstaande rekening.
Download uw formele brief betalingsherinnering
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Vriendelijke betalingsherinnering voorbeeld
Als u regelmatig contact heeft met uw debiteur, dan kan een formele betalingsherinnering wat onpersoonlijk overkomen. In dat geval kunt u beter gebruikmaken van een informele, vriendelijke herinnering.
Download uw informele voorbeeldbrief betalingsherinnering
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Voorbeeld herinneringsmail
Tegenwoordig verloopt zakelijke correspondentie steeds vaker via e-mail. Als u altijd via de e-mail met uw klant communiceert, kunt u een herinneringsmail in plaats van een brief sturen.
Download uw voorbeeld herinneringsmail formeel
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw voorbeeld herinneringsmail informeel
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Voorbeeld betalingsherinnering Engels
Is uw debiteur gevestigd in het buitenland? Of spreekt uw debiteur geen Nederlands? Als u normaal gesproken in het Engels met uw klant communiceert, dan is het verstandig om een Engelse betalingsherinnering (payment reminder) te sturen.
Download uw formele brief betalingsherinnering Engels
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw informele voorbeeldbrief betalingsherinnering Engels
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een bericht waarmee een schuldeiser (crediteur) een schuldenaar (debiteur) herinnert aan het openstaande bedrag. Met de vriendelijke herinnering verzoekt de schuldeiser de debiteur de openstaande rekening alsnog te betalen.
Een belangrijk kenmerk van een betalingsherinnering is dat zij vriendelijk en niet te streng van toon is (in tegenstelling tot bijvoorbeeld een sommatie).
Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?
Een betalingsherinnering is geen wettelijke verplichting. Er gelden dus ook geen specifieke wettelijke regels voor een betalingsherinnering. Wel dient een herinnering een duidelijk praktisch doel: uw openstaande facturen betaald krijgen.
Daarom is het belangrijk dat de herinneringsbrief een aantal elementen bevat:
- Het factuurnummer van de originele factuur
- Klant- en ordernummer (mits van toepassing)
- Het openstaande factuurbedrag
- De verlopen vervaldatum
- Een nieuwe betaaltermijn
Vermeld in de brief duidelijk dat het om een betalingsherinnering gaat. Gebruik bijvoorbeeld de volgende zin:
Uit onze administratie blijkt dat wij voor onderstaande factuur, ondanks het verstrijken van de betalingstermijn, nog geen betaling hebben ontvangen. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt…
Het kan zijn dat u per ongeluk een betalingsherinnering verstuurt terwijl uw klant de factuur betaald heeft. Voeg aan de brief daarom altijd de volgende zin of een zin van vergelijkbare strekking toe:
Als uw betaling deze brief heeft gekruist, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Vermeld in een betalingsherinnering nog niet dat u de zaak over zult dragen aan een incassobureau als er niet betaald wordt, scherm ook niet met eventuele extra kosten en breng nog geen incassokosten, zoals wettelijke rente, in rekening.
Een betalingsherinnering is een “vriendelijke reminder”. Het is belangrijk dat de toon vriendelijk en netjes is. Wek niet de indruk dat u boos bent.
Betalingsherinneringen versturen: hoe doet u dat?
Er zijn verschillende manieren om een betalingsherinnering te versturen:
- Per e-mail: een betalingsherinnering kan worden verzonden per e-mail. Dit is een snelle en goedkope manier om de debiteur te bereiken. De meeste betalingsherinneringen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd.
- Per aangetekende post: een betalingsherinnering kan door middel van een brief per post worden verzonden, waarbij een papieren brief wordt verstuurd naar het adres van de debiteur.
Naast het verzenden van de herinnering kunt u ook telefonisch contact opnemen met uw debiteur. Zo heeft u direct antwoord als de klant bijvoorbeeld ontevreden is of uw post niet ontvangt. U kunt eventueel ook een sms of WhatsApp-bericht sturen om opheldering te vragen.
Wanneer verstuurt u een betalingsherinnering?
We raden u aan de betalingsherinnering een aantal dagen (het liefst twee) na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn van de openstaande facturen te versturen. Hierdoor is de kans op een snelle betaling het grootst.
Door snel na de vervaldatum een herinnering te sturen, geeft u het signaal af dat u uw administratie perfect op orde heeft. Zo voorkomt u dat u uw klant het idee geeft dat u de openstaande factuur misschien wel vergeet als hij niet betaalt.
Om in staat te zijn op korte termijn een herinneringsbrief te sturen, moet u natuurlijk wel weten dat de betalingstermijn van de onbetaalde factuur is verlopen. Daarom is het belangrijk om uw debiteurenbeheer goed op orde te hebben.
Om uzelf onnodig werk te besparen, kunt u de herinnering beter niet direct de dag na de vervaldatum van de openstaande factuur versturen. In dat geval is de kans namelijk groot dat de herinnering en de betaling elkaar kruisen.
8 tips voor het versturen van een betalingsherinnering
Tip 1: Bel uw klant
Voordat u een herinnering stuurt is het verstandig om na te gaan of er eventueel een reden is waarom uw klant niet betaalt. Neem daarom telefonisch contact op met de klant.
Misschien is de factuur niet goed aangekomen? Of was de factuur niet correct? Ook kan het zijn dat uw klant niet tevreden was over uw product of dienst. Als u hier op tijd achter komt, heeft u de kans om dit nog te herstellen.
Tip 2: Houd het vriendelijke en beleefd
Zorg ervoor dat de herinnering een beleefde en vriendelijke toon heeft. Vermijd het gebruik van harde of dwingende taal. Het doel is om uw debiteur eraan te herinneren dat er nog een rekening open staat. Het is goed mogelijk dat uw klant oprecht is vergeten te betalen.
Tip 3: Pas de toon aan op de relatie met de klant
Pas de toon van uw reminder aan op de relatie die u heeft met uw klant. Als het een informele relatie is, kunt een iets lossere toon gebruiken, terwijl u beter een formele brief op kunt stellen als u een puur zakelijk contact heeft met uw debiteur. U kunt de toon van de betalingsherinnering ook aanpassen aan de doelgroep. Als u voornamelijk goederen of diensten levert aan jonge mensen, dan kunt u een informele herinnering hanteren.
Tip 4: Stel vragen en toon begrip
Ook in de betalingsherinnering zelf kunt u vragen stellen. Op deze manier maakt u het bericht persoonlijker en zal uw debiteur meer aandacht besteden aan uw herinneringsbrief of e-mail.
Hoe vervelend onbetaalde facturen ook zijn, laat uit de betalingsherinnering blijken dat u begrijpt dat er iets mis kan zijn gegaan of dat de factuur even aan de aandacht is ontsnapt. Verzoek uw klant wel om het openstaande bedrag zo snel mogelijk te betalen.
Tip 5: Maak betalen zo eenvoudig mogelijk
Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe groter de kans dat hij dit direct doet. Als uw debiteur het geld handmatig moet overmaken, dan loopt u het risico dat hij de herinnering eerst aan de kant legt.
Stuurt u direct een betaallink dan is de kans groot dat hij de betaling direct voltooit.
Tip 6: Start een incassotraject
Als uw debiteur na een herinnering en een aanmaning nog steeds niet betaalt, dan kunt u het beste direct een incassobureau inschakelen.
Een aanmaning van een incassobureau maakt vaak meer indruk dan die van een particulier. Bovendien weten we als incassobureau precies hoe we de druk op uw debiteur moeten opvoeren. De kans is daardoor groot dat uw klant het openstaande factuurbedrag alsnog betaalt.
Tip 7: Onderneem juridische stappen
In de meeste gevallen is het niet nodig, maar als uw debiteur ook na een minnelijke incassoprocedure niet over de brug komt met het verschuldigde bedrag, kunt u een gerechtelijke procedure starten. De rechter kan de schuldenaar vervolgens veroordelen tot het betalen van de openstaande rekening. Doet hij dat niet? Dan kan een deurwaarder met het vonnis van de rechter beslag leggen.
De juristen van Invorderingsbedrijf kunnen de juridische procedure voor u voeren en beslag laten leggen door onze deurwaarders.
Tip 8: Zet andere juridische middelen in
Als u goederen levert en de klant een of meerdere facturen niet wil of kan betalen, kunt u ook proberen de geleverde producten terug te krijgen. Hiervoor zijn verschillende juridische middelen:
- Eigendomsvoorbehoud: met een eigendomsvoorbehoud blijft de ondernemer eigenaar van het geleverde product totdat de klant heeft betaald. Als de klant niet betaalt, kan de ondernemer de geleverde producten terugvorderen.
- Recht van reclame: dit is een wettelijke bepaling waarmee ondernemers geleverde goederen kunnen terugvorderen als de klant niet betaalt.
Betaaltermijnen betalingsherinnering
Als u een betalingsherinnering stuurt, geeft u een bepaalde termijn waarbinnen u de betaling alsnog verwacht. Dit mag een korte betaaltermijn zijn. U heeft uw debiteur immers al de kans gegeven om te betalen. Wat voor betaaltermijn u precies op de herinnering zet, mag u zelf bepalen.
Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:
Betaaltermijn factuur | Richtlijn termijn betalingsherinnering / aanmaning |
0 – 14 dagen | 3 dagen |
15 – 30 dagen | 5 dagen |
> 30 dagen | 7 dagen |
Geen reactie op uw betalingsherinnering? Stuur een aanmaning
Stuur geen tweede betalingsherinnering als betaling uitblijft na het versturen van een herinnering maar verstuur een aanmaning. Als u een tweede herinnering stuurt, dan wekt dat de indruk dat er ook nog wel een derde komt en blijft de debiteur de betaling uitstellen.
Bovendien heeft een aanmaning aan een particuliere klant ook een wettelijke functie. Particuliere klanten moeten namelijk altijd een laatste aanmaning ontvangen voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden en u de zaak over kunt dragen aan een incassobureau.
Deze brief noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief. Met de WIK-brief geeft u uw klant nog minimaal 14 dagen de tijd om de factuur te betalen zonder bijkomende kosten. In de brief moet u direct vermelden dat u de zaak overdraagt aan een incassobureau als er niet betaald wordt. Ook moet u laten weten hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn.
Openstaande facturen?
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op voor een advies op maat.
FAQ: Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen
FAQ: Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit hem vooral in de toon. Een betalingsherinnering is een eerste herinnering om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat en dat de betalingstermijn is verstreken. U doet een vriendelijk verzoek om de factuur alsnog te betalen.
Een aanmaning (ook wel sommatiebrief genoemd) is een dringend verzoek om de openstaande factuur te betalen. Het is vaak de laatste brief voordat u een incassobureau inschakelt. Dit laat u ook weten in de aanmaning. In de aanmaning kunt u verwijzen naar de eerdere betalingsherinnering en eventuele telefoongesprekken.
Particuliere klanten moeten altijd een wettelijke laatste aanmaning (WIK-brief) krijgen voordat er wettelijke incassokosten in rekening gebracht mogen worden.
FAQ: Mag ik ook een herinneringsfactuur sturen?
Soms wordt de oorspronkelijke factuur aangepast naar een herinneringsfactuur (factuur herinnering) door een aantal gegevens te veranderen. Verwijzingen naar ‘factuur’ worden bijvoorbeeld vervangen door ‘betalingsherinnering’ of ‘herinnering’.
Naast het feit dat het document hierdoor meer lijkt op een factuur dan op een herinnering, sluipen er vaak slordigheden in ten aanzien van de informatie, zoals de factuurdatum, vervaldatum en datum van de herinneringsfactuur. Hierdoor is de kans groot dat er misverstanden ontstaan. Daarom is het beter om een nieuwe, duidelijke betalingsherinnering op te stellen.
FAQ: Mag ik administratiekosten in rekening brengen?
Bij een te late betaling mag u incassokosten in rekening brengen. De incassokosten zijn bedoeld als compensatie voor de kosten die de schuldeiser maakt om zijn geld te krijgen. Het is niet toegestaan om bovenop de incassokosten nog administratiekosten, herinneringskosten of andere soorten kosten in rekening te brengen.
Er zijn regels voor wanneer er incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Bij particuliere klanten mag u pas incassokosten in rekening brengen als u eerst een WIK-brief heeft verstuurd en deze termijn is verlopen.
Voor zakelijke debiteuren mag u direct na het verstrijken van de uiterste betalingstermijn van de factuur incassokosten in rekening brengen. Toch raden wij dit af.
Wij adviseren om bij een eerste betalingsherinnering nog geen incassokosten in rekening te brengen, ook als dit wettelijk gezien wel mag. Breng ook nog geen wettelijke handelsrente in rekening.
U wilt de relatie niet beschadigen door uw klant onnodige kosten op te leggen. Betaalt uw klant na de herinnering niet? Schakel dan een incassobureau in. Het incassobureau kan vervolgens incassokosten in rekening brengen.
FAQ: Is een betalingsherinnering versturen wettelijk verplicht?
Of een betalingsherinnering wettelijk verplicht is, hangt af van of uw debiteur een particulier of bedrijf is.
Is uw debiteur een bedrijf, dan is het versturen van een betalingsherinnering niet wettelijk verplicht. Toch raden wij u aan dit wel te doen. Een herinnering is namelijk een vriendelijke manier om uw klant de kans te geven de factuur te betalen zonder hem op kosten te jagen. Zo wordt de relatie met uw klant niet direct verstoord, wat bijvoorbeeld wel het geval is als u direct op hoge poten een aanmaning of sommatie stuurt.
Is uw debiteur een particulier? Dan is een kosteloze aanmaning, ook wel WIK-brief of veertiendagenbrief genoemd, verplicht.
Heeft uw klant laten weten dat hij of zij zeker niet van plan is te betalen? Dan is het een ander verhaal. In zo’n situatie kunt u de vordering het beste direct uit handen geven aan een incassobureau.
FAQ: Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
Als u meerdere betalingsherinneringen stuurt, bestaat de kans dat uw debiteur die tijd gebruikt om zijn bezittingen te verbergen, waardoor het moeilijk wordt om beslag te laten leggen. Ook loopt u het risico dat andere schuldeisers u voor zijn of dat uw klant tussentijds failliet gaat. Wacht dus niet te lang en schakel de hulp in van een incassobureau.
Als uw debiteur na een buitengerechtelijke incassoprocedure niet betaalt, kan het incassobureau een gerechtelijke procedure starten.
FAQ: Kan ik voor oude facturen een herinnering of aanmaning sturen?
Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Voor facturen van minder dan 5 jaar geleden kunt u in veel gevallen alsnog een herinnering of aanmaning sturen om het verschuldigde bedrag te innen.
- Facturen van minder dan 2 jaar oud: als uw factuur minder dan 2 jaar oud is, dan is de vordering vrijwel zeker nog niet verjaard. Het is dus zinvol om een betalingsherinnering te sturen.
- Factuur ouder dan 2 jaar, minder dan 5 jaar: wanneer de factuur tussen de 2 en 5 jaar oud is, moet u goed kijken of de vordering over een zakelijke- of consumentenkoop gaat. De vordering voor een consumentenkoop verjaart namelijk na 2 jaar. Zakelijke vorderingen hebben in principe een verjaringstermijn van 5 jaar. U kunt in dat geval dus gerust een betalingsherinnering sturen.
Facturen ouder dan 5 jaar: bij facturen ouder dan 5 jaar heeft het geen zin om nog een betalingsherinnering te sturen. Vrijwel alle vorderingen verjaren namelijk na 5 jaar.
FAQ: Hoe lang moet ik een betalingsherinnering maken?
Een herinnering hoeft niet aan wettelijke eisen te voldoen, maar moet uit praktisch oogpunt wel alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn, etc.).
De klant moet in één oogopslag zien wat en hoe hij of zij moet betalen. Om het overzicht te bewaren, raden wij u aan de betalingsherinnering niet langer dan 1 pagina te maken. Zo blijft de informatie zo overzichtelijk mogelijk. Meerdere pagina’s betekent méér zoekwerk voor de klant. Dat wilt u niet.
FAQ: Kan ik aanmaningen versturen zonder betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is geen verplichting. U mag dus ook direct een aanmaning sturen.
Wij raden u aan niet direct een aanmaning te sturen (tenzij uw debiteur al aangeeft niet te willen betalen). Een betalingsherinnering komt vriendelijker over en de klant betaalt vaak alsnog. Met een betalingsherinnering blijft de relatie onaangetast en wordt uw openstaande factuur alsnog betaald.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning