nl
Heeft u een factuur die nog niet betaald is? Start direct met het versturen van een aanmaningsbrief
Het versturen van een aanmaning is een belangrijk middel om betaling te garanderen. Het grootste verschil met een betalingsherinnering is dat de klant dringender wordt verzocht te betalen en dat er eventueel kosten voor de klant bij zouden kunnen komen als betaling nog steeds uit blijft.
In dit artikel zullen wij u op weg helpen om uw eerste aanmaningen op te stellen. Ook geven wij deze gratis download voorbeeld aanmaning:
Gratis voorbeeld aanmaningsbrief (Nederlands)
Gratis voorbeeld aanmaningsbrief (Engels)
- Gemakkelijk op te stellen
- Gemakkelijk en snel verstuurd
- Klant betaalt vaak alsnog direct
- Beschadigd de klantrelatie niet
- Krachtig pressiemiddel om betaling te garanderen
Download Nederlandse aanmaning
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download Engelse aanmaning
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Welke stappen moet u ondernemen om uw geld te krijgen?
Welke stappen u moet ondernemen om betaald te krijgen is afhankelijk van de markt waarin u opereert. Heeft u particuliere klanten (B2C) of zakelijke klanten (B2B)?
Ik heb een openstaande vordering op een particuliere debiteur
- Stuur eerst een betalingsherinnering op.
- Bel uw klant op.
- Verstuur zelf een aanmaning, ook wel een 14 dagenbrief genoemd..
- Geef de vordering uit handen.
Ik heb een openstaande factuur op een zakelijke klant
Heeft u te maken met zakelijke klanten die niet betalen? Dan is een andere aanpak handiger. Hierbij is het belangrijk om kortere betalingstermijnen te geven dan wanneer u te maken heeft met particuliere klanten. Wilt u een aanmaning versturen naar een andere onderneming? Volg dan de volgende vier stappen:
- Stuur eerst een betalingsherinnering op – circa twee dagen nadat de betalingstermijn verstreken is
- Stuur een tweede betalingsherinnering op – 2 dagen nadat de betalingstermijn van de eerste aanmaning verstreken is.
- Neem telefonisch contact op met uw klant.
- Stuur een aanmaning/ingebrekestelling
- Geef de vordering uit handen.
Wanneer u zaken doet met een andere onderneming is het belangrijk om professionaliteit uit te stralen. Dit doet u door standvastig te zijn met de betalingstermijnen die u hanteert. Hoe strakker (en klantvriendelijker) u de aanmaningsprocedure inricht, hoe sneller er betaalt zal worden. In de meeste gevallen wordt er na stap 1 en 2 al betaald.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een incassobrief die een schuldeiser (ofwel crediteur) stuurt naar de schuldenaar (ofwel debiteur), waarop bekend wordt gemaakt dat er nog een bedrag openstaat welke betaald moet worden door de debiteur. Het dient dus als de laatste betaalmogelijkheid voor uw klant voordat er juridische vervolgstappen genomen zullen gaan worden.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Alhoewel een betalingsherinnering en een aanmaning op elkaar lijken, verschillen ze toch van elkaar. Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat. Het kan zijn dat een klant vergeten is dat er nog een bedrag open stond. De herinnering is dus een ‘friendly reminder’ dat uw klant nog een bedrag open heeft staan. Het is wettelijk gezien niet verplicht een betalingsherinnering te sturen.
Een aanmaning, of incassobrief, is een vriendelijk, doch dringend verzoek om uw debiteur de openstaande factuur te laten incasseren. Een laatste aanmaning versturen (ook wel sommatie) heeft ook een ander functie; het is namelijk een wettelijke verplichting om over te kunnen gaan op juridische vervolgstappen. U dient de klant namelijk nog een laatste waarschuwing te geven voordat u de zaak uit handen geeft en een gerechtelijke procedure start.
Wanneer verstuur ik een incassobrief?
In principe kunt u al aanmaningen verzenden één dag nadat de betalingstermijn verstreken is. U kunt er voor kiezen om een betalingsherinnering te sturen, maar dat is niet verplicht.
Wél is het vereist om particuliere klanten een aanmaningsbrief te sturen met een betalingstermijn van 14 dagen zonder extra incassokosten. Dit is nodig om vervolgens incassokosten in rekening te kunnen brengen.
Tip! Wij raden u aan eerste een betalingsherinnering te sturen. Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur dan de aanmaning ongeveer 2 tot 5 dagen na het vervallen van de betalingstermijn.
Waar moet een aanmaning ofwel incassosbrief aan voldoen?
Alhoewel er geen wettelijke eisen gelden voor een incassobrief, moet u toch een goede brief opstellen en een aantal belangrijke punten benoemen die nodig zijn voor het nemen van juridische vervolgstappen zoals het starten van een incassoprocedure. Wij hebben alle punten voor u op een rij gezet:
Algemene punten:
- Het factuurnummer
- De verstreken factuurdatum (dit wordt ook wel de vervaldatum genoemd)
- Het bedrag dat betaald moet worden
- Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
- De termijn voor de klant om alsnog te betalen
Naast de algemene punten moet u ook een aantal zaken benoemen die nodig zijn voor het nemen van juridische vervolgstappen (bijv. het starten van een incassotraject):
Juridische punten:
- Benoem dat u al een betalingsherinnering verstuurd heeft, maar er nog niet betaald is
- Benoem dat u extra incassokosten in rekening zal brengen als de betaling uitblijft
- Benoem dat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau zoals Invorderingsbedrijf
Wilt u snel een goede brief versturen? Maak dan gebruik van de bovengenoemde voorbeeldbrief. U hoeft dan enkel de specifieke details voor uw zaak in te vullen en af te sluiten met een vriendelijke groet.
Hoe verstuur ik een incassobrief?
Heeft u de incassobrief opgesteld? Dan kunt u deze op verschillende manieren verzenden -bijvoorbeeld per post of per e-mail. Beiden zijn namelijk rechtsgeldig. U kunt er eventueel ook voor kiezen de aanmaningen via SMS of WhatsApp te versturen; deze zijn ook rechtsgeldig.
Aanmaningen hoeven niet aangetekend gestuurd te worden. Wanneer u de betalingsherinnering via aangetekende post verzendt zal dit uiteraard meer zekerheid bieden. Een mail kan daarentegen veel sneller verzonden worden.
Ons advies is om de aanmaningen digitaal per e-mail, SMS, of WhatsApp te verzenden. Dat is niet alleen rechtsgeldig, maar ook heel veel sneller.
Tip! Om te voorkomen dat uw klant de aanmaningen niet ontvangt raden wij u aan de aanmaningen zowel via post als e-mail te versturen.
Worden er kosten in rekening gebracht?
Wanneer u zelf een incassobrief verstuurt is het handig daar (nog) geen extra kosten voor in rekening te brengen. Wordt er na het versturen van deze aanmaning nog steeds niet betaald? Dan raden wij u aan uw zaak uit handen te geven.
In de praktijk blijkt dat de kans dat u uw geld alsnog ontvangt, significant afneemt na de eerste aanmaning. Kortom: één keer aanmanen heeft zin, twee of meerdere keren aanmanen niet. De kans dat uw debiteur ‘gewoon vergeten’ is te betalen, is dan immers niet waarschijnlijk meer.
Geeft u de zaak uit handen? Dan sturen wij direct een aanmaningsbrief (ofwel sommatie). In deze brief vermelden wij ook het bedrag dat wij als Invorderingsbedrijf als incassokosten rekenen. Wij berekenen dit bedrag aan de hand van onderstaande staffel. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40.
| Hoofdsom | Percentage Incassokosten |
| €0 tot €2.500 | 15% |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| €10.000 tot €200.000 | 1% |
| €25.000 en hoger | 0,5% |
Verder is er een wettelijke rente van toepassing. De hoogte van dit percentage hangt af van of het gaat om een handelstransactie of een niet-handelstransactie. Sinds 1 januari 2021 is de wettelijke rente van niet-handelstransacties 2%. De wettelijke rente van handelstransacties is daarnaast sinds 1 januari 2021 8%.
Aanmaning: 7 tips & tricks
Tip 1: Voeg (nog) geen extra kosten toe aan de incassobrief
Zorg dat u bij het versturen van een incassobrief (nog) geen extra kosten toevoegt. Dat kan in een later stadium.
U wilt namelijk dat uw klant vrijwillig betaalt zonder de klantrelatie te beschadigen.
Ook moet u de klant eerst een betalingstermijn geven van 14 dagen voordat u kosten in rekening kunt brengen. Pas na deze termijn kunt u de zaak uit handen geven aan een incassobureau en mogen er incassokosten in rekening gebracht worden.
Tip 2: Stuur de incassobrief eerst zelf op
De klant betaalt vaak alsnog als u een incassobrief eerst zelf opstuurt. Betaalt de klant nog niet? Dan is het handig om de zaak uit handen te geven. Uw klant heeft namelijk vaak genoeg de kans gekregen om te betalen.
Tip 3: Houd een korte betaaltermijn aan
Hoe lang moet de termijn voor een incassobrief zijn?
Dat hangt van verschillende factoren af. Bijvoorbeeld hoe lang de termijn van de betalingsherinnering is geweest. Of hoe goed u de klant vertrouwt.
Wij raden u aan de betaaltermijn van de aanmaningen tussen 3 en 7 dagen te houden. In het overzicht hieronder kunt u zien na hoeveel dagen u het beste uw aanmaningen kunt versturen:
- Is de betaaltermijn van uw factuur 0 tot 14 dagen? Houd een betaaltermijn aan van 3 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur 15 tot 30 dagen? Houd een betaaltermijn aan van 5 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur méér dan 31 dagen? Houd een betaaltermijn aan van 7 dagen.
Tip 4: Stuur de incassobrief snel op
We hebben het al eerder benoemd: stuur de aanmaning snel op. Het liefste binnen 2-5 dagen nadat de betaaltermijn van uw factuur verstreken is. Zo voorkomt u dat de betaling en de aanmaningen elkaar kruisen. Ook neemt de klant u serieuzer: u laat zien dat u bovenop de betaling zit.
Tip 5: Wordt er niet betaald na het versturen van een incassobrief? Verstuur een laatste sommatie!
Heeft u uw klant een incassobrief gestuurd en betaalt de klant nog steeds niet? Dan staat u voor een moeilijke keuze: moet u juridische vervolgstappen nemen en de klantrelatie beschadigen?
Nee, dat hoeft niet.
Betaald worden zonder een incassoprocedure te starten – het kan met een laatste sommatie. Een laatste sommatie is een extra service die u uw klanten kunt aanbieden indien de factuurdatum verlopen is, en u uw geld niet heeft ontvangen. Wij starten direct met het versturen van een brief naar de klant. De laatste sommatie wordt uit onze naam verstuurd.
Lukt in enkele gevallen sommeren niet, worden met één druk op de knop de vorderingen doorgeschoven naar onze incasso juristen. Ook dan kunnen wij zorgen dat u betaald wordt. Dat is het mooie aan Invorderingsbedrijf. Wij zijn het totaalconcept met juristen, deurwaarders en advocaten onder één dak.
Heeft u nog vragen? Neem contact op met één van onze specialisten
Ontvang advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij starten direct!
Tip 6: Vertrouwt u het niet? Wacht dan niet langer af
Het kan zijn dat u facturen heeft die u niet vertrouwd. Of u wordt niet betaald na het versturen van de incassobrief. Als dat het geval is dan is het raadzaam niet af te wachten, maar de zaak zo snel mogelijk uit handen te geven. De kans is erg klein dat de klant alsnog uit zichzelf zal betalen.
Tip! Wacht niet lang na het verstreken van de betaaltermijn. Onderneem direct actie als u betaald wilt worden!
Tip 7: Automatiseer het versturen van aanmaningen
Het handmatig opstellen en verzenden van aanmaningen is tijdrovend. Het bijhouden van betalingen ook.
Met weinig debiteuren is het overzicht natuurlijk makkelijker te behouden. Maar u wilt groeien als bedrijf. Dat betekent meer klanten én meer tijdrovend werk. Hoe meer klanten u krijgt, hoe meer tijd u kwijt bent met het handmatig bijhouden van aanmaningen.
Met de Credit Control module van het Risk Protector-pakket kunt u het verzenden van betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties automatiseren. U heeft dus meer tijd over om aan leukere zaken te besteden. U leest hier alles over het besparen van kostbare tijd door betalingsherinneringen automatisch te versturen.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning
FAQ: Veel gestelde vragen over aanmaning
FAQ: Is het versturen van een aanmaning wettelijk verplicht?
Het versturen van een aanmaning is niet altijd wettelijk verplicht. Dat hangt namelijk af of u te maken heeft met particuliere of zakelijke klanten;
Is het verplicht een aanmaning te sturen naar particuliere klanten?
Bij particuliere klanten is het wel verplicht om een laatste aanmaning te versturen voordat er extra (incasso)kosten in rekening kunnen worden gebracht. Ook bent u verplicht de klant erop te wijzen dat extra incassokosten in rekening worden gebracht en dat de zaak uit handen wordt gegeven wanneer de klant niet binnen de betalingstermijn (14 dagen) betaalt. U bent wettelijk verplicht particuliere klanten een betalingstermijn van 14 dagen te geven om alsnog kosteloos te kunnen betalen.
U bent niet verplicht een aanmaning zelf te versturen, bijvoorbeeld als u ervoor kiest de vordering direct uit handen te geven aan het Invorderingsbedrijf. Wij zullen dan direct starten met het versturen van een aanmaningsbrief en zorgen dat uw factuur betaald wordt.
Is het verplicht een aanmaning te sturen naar zakelijke klanten?
Nee, bij zakelijke klanten zoals ondernemingen bent u niet wettelijk verplicht een aanmaning te sturen. Zodra de betalingstermijn is verstreken mag u direct een incassotraject starten. Het is wel gebruikelijk (maar niet verplicht) om eerst een betalingsherinnering te sturen.
FAQ: Wat is het verschil tussen een aanmaning, sommatie en ingebrekestelling?
Waarschijnlijk vraagt u zich af wat nu precies de verschillen zijn tussen een aanmaning, sommatie, en een ingebrekestelling. Hier heerst veel verwarring over.
Een aanmaning stuurt u na het versturen van een betalingsherinnering. U verzoekt de klant vriendelijk doch dringend om de openstaande factuur te betalen. In principe kunt u meerdere aanmaningen versturen, maar in de praktijk blijkt dat de kans dat u uw geld alsnog ontvangt, significant afneemt na de eerste aanmaning.
Wanneer men spreekt over een sommatie, wordt vaak de ‘laatste aanmaning’ bedoeld; het is de laatste brief die u de klant stuurt om te kunnen betalen zonder extra kosten.
Een ingebrekestelling bij onbetaalde facturen is hetzelfde als de sommatie en de laatste aanmaning; u geeft uw klant nog één mogelijkheid om de factuur te betalen zonder bijkomende incassokosten.
FAQ: Ik heb geen betalingstermijn vermeldt bij mijn factuur, wanneer kan ik een aanmaning sturen?
Bij uw facturen vermeldt u de betalingstermijn waarin de betaling moet plaatsvinden. Die termijn is gewoonlijk 30 dagen, waarna de vordering opeisbaar wordt als deze termijn verstreken is. Maar wat nu als u geen betalingstermijn heeft vermeldt bij uw factuur? Als dat het geval is, dan geldt de regel dat deze opeisbaar is 30 dagen na ontvangst van de factuur.
FAQ: Hoeveel aanmaningen moet ik versturen?
U bepaalt zelf hoeveel aanmaningen u verstuurt. Wel raden wij u aan niet meer dan één aanmaning te versturen. In de praktijk blijkt dat het versturen van meerdere aanmaningen niet werkt; de kans dat uw klant ‘simpelweg vergeten is’ om te betalen is dan niet waarschijnlijk meer.
Tip! Het versturen van meerdere aanmaning kost u onnodig veel tijd en is bijna nooit effectief. Verstuur een betalingsherinnering gevolgd door één aanmaning. Betaalt uw klant nog steeds niet? Geef dan uw vordering uit handen.
FAQ: Wanneer moet ik een tweede aanmaning versturen?
Betaald uw klant na de eerste aanmaning nog steeds niet? Dan raden wij u aan een incassobureau in te schakelen om een tweede aanmaning te versturen. U heeft de klant immers al genoeg tijd gegeven om te betalen. De kans is erg klein dat er nu nog vrijwillig betaald wordt.
Tip! Doordat wij extra incassokosten in rekening brengen is de kans dat uw klant de factuur snel betaald erg hoog, want vreemde ogen dwingen!
FAQ: Kan ik voor een oude factuur nog een aanmaning versturen?
Ja, u kunt ook voor oude facturen nog steeds aanmaningen sturen. Er geldt namelijk een wettelijke verjaringstermijn voor aanmaningen. U moet er dus goed op letten dat de factuur niet té oud is. Ook moet u erop letten of het gaat om een particuliere klant of een zakelijke klant.
Oude aanmaning sturen naar zakelijke klanten?
Dat kan bij facturen die niet ouder zijn dan 5 jaar. De verjaringstermijn voor aanmaningen bij zakelijke klanten is namelijk 5 jaar vanaf het moment dat de vordering ‘opeisbaar’ is.
De vordering is in de meeste gevallen opeisbaar 14 of 30 dagen na het vervallen van de betalingstermijn. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de vordering opeisbaar 30 dagen na de ontvangstdatum van de factuur.
Oude aanmaning sturen naar particulier klanten?
Voor particulieren klanten gelden er andere regels da
n voor zakelijke klanten; er geldt namelijk een verjaringstermijn van 2 jaar. Dat betekent dat u nog aanmaning kunt versturen van facturen die niet ouder zijn dan 2 jaar.
De verjaringstermijn voor aanmaningen bij particulieren klanten is 2 jaar vanaf het moment dat de vordering ‘opeisbaar’ is.
De vordering is in de meeste gevallen opeisbaar 14 of 30 dagen na het vervallen van de betalingstermijn. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de vordering opeisbaar 30 dagen na de ontvangstdatum van de factuur.
FAQ: Wat als mijn klant de aanmaning niet ontvangen heeft?
Het kan gebeuren dat de klant aangeeft de aanmaning niet te hebben ontvangen. Of dit gevolgen heeft hangt af van de soort klant met wie u te maken heeft; een zakelijke of particuliere klant.
Voor zakelijke klanten maakt het in principe niets uit voor het incassotraject wanneer uw klant de aanmaning niet ontvangen heeft, uw klant heeft immers gewoon de mogelijkheid om de factuur te betalen. Wél is het praktisch de aanmaning opnieuw te verzenden, maar niet verplicht
Voor particuliere klanten kan het niet ontvangen van de aanmaning wél gevolgen hebben, zeker als het gaat om de 14-dagenbrief (ook wel de laatste aanmaning of sommatie). Het is namelijk verplicht particulieren een betalingstermijn van 14 dagen te geven voordat er incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. Als uw klant de aanmaning niet ontvangen heeft kunnen de gevorderde incassokosten namelijk worden afgewezen.
Tip! Om te voorkomen dat uw klant de aanmaning niet ontvangt raden wij u aan de aanmaning zowel via post als e-mail te versturen.
FAQ: Hoe lang moet een aanmaning zijn?
Een aanmaning heeft geen wettelijke vormvereisten, wat betekent dat u in principe zelf bepaalt hoe lang de aanmaning moet zijn. Wél moet de aanmaning alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn van 14 dagen, de gevolgen van niet tijdig betalen).
De klant moet dus goed op de hoogte gesteld worden van de gevolgen wanneer de factuur niet binnen de gestelde termijn betaald wordt, zoals extra incassokosten en het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau.
Tip! Om het overzicht te bewaren raden wij u sterk aan de aanmaning niet langer dan 1 pagina te houden: zo blijft de informatie makkelijk te lezen. Bekijk nu de voorbeeldbrief incasso bovenaan de pagina.
FAQ: Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen?
Betaalt de klant na de laatste aanmaning (ofwel sommatie) nog steeds niet? Dan mogen er extra incassokosten in rekening worden gebracht. De hoeveelheid bijkomende incassokosten zijn afhankelijk van het factuurbedrag.
Het bedrag van de aanmaningskosten worden berekend aan de hand van het onderstaande staffel. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40.
Hoofdsom Percentage incassokosten
| Hoofdsom | Percentage Incassokosten |
| €0 tot €2.500 | 15% |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| €10.000 tot €200.000 | 1% |
| €25.000 en hoger | 0,5% |
FAQ: Mag ik administratiekosten toevoegen aan mijn aanmaning?
Nee, u mag geen administratiekosten toevoegen aan uw aanmaning. Administratiekosten behoren namelijk tot de incassokosten. Incassokosten mogen pas in rekening gebracht worden nadat de klant een laatste aanmaning heeft ontvangen met daarin een betalingstermijn van 14 dagen.
FAQ: Is het versturen van een aanmaning wettelijk verplicht?
Dat verschilt; voor zakelijke klanten is het versturen van een aanmaning niet verplicht. Het versturen van een (laatste) aanmaning bij particuliere klanten is echter wél verplicht. Een aanmaning versturen heeft vaak een belangrijk doel; namelijk uw klant te bewegen om tot betaling over te gaan.
Heeft u na het lezen van dit artikel nog een vraag over het versturen van aanmaningen? Geen probleem. Onze incassojuristen en advocaten staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden.