nl
Aanmaning: hoe stelt u een goede incassobrief op?
Mijn klant betaalt niet en reageert ook niet op een vriendelijke betalingsherinnering, wat nu? Dan is de volgende stap die u zelf kunt ondernemen het sturen van een aanmaning. Maar hoe ziet een goede aanmaningsbrief eruit? Hoeveel aanmaningen verstuurt u? En wanneer schakelt u een incassobureau in? Op deze pagina leest u waar een aanmaning aan moet voldoen en hoe u uw aanmaningsprocedure het best in kunt richten.
Waarom een aanmaning?
- Eenvoudig op te stellen
- Gemakkelijk en snel verstuurd
- Klant betaalt vaak alsnog direct
- Beschadigt de klantrelatie niet
- Opstap naar een eventuele incassoprocedure
Download hier direct uw aanmaning voorbeeld
Interesse in een aanmaning voorbeeld? Of bent u opzoek naar een voorbeeld aanmaning Engels? Ons aanmaning voorbeeld is beschikbaar in zowel Nederlands als in het Engels. Ons diverse team van juristen met hun uitgebreide kennis van de wetgeving maakt het mogelijk om zowel in het Nederlands als het Engels juridisch solide voorbeeldbrieven voor aanmaningen te creëren.
We begrijpen dat het van groot belang is om helder en duidelijk te communiceren wanneer het aankomt op een aanmaningsbrief. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat ons aanmaning voorbeeld zorgvuldig is opgesteld in zowel het Nederlands als het Engels, met aandacht voor de taalkundige en juridische nuances van beide talen.
Onze focus u helpen een effectieve aanmaning op te stellen, ongeacht de taal die u verkiest. Of u nou in het Nederlands of in het Engels wilt communiceren, ons team staat voor u klaar om u te ondersteunen bij het opstellen van een juridisch correcte aanmaning.
Download Nederlandse aanmaning
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download Engelse aanmaning
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Eén aanmaning verstuurd? Start een incassoprocedure
Heeft u een aanmaning (incassobrief) verstuurd en betaalt uw klant nog steeds niet? Bij het uitblijven van betaling raden wij u aan om direct een incassoprocedure te beginnen. Uit de praktijk blijkt dat het zelf versturen van meerdere aanmaningsbrieven niet werkt. Dat uw klant ‘simpelweg vergeten’ is om te betalen, is na het versturen van de eerste aanmaning niet meer waarschijnlijk.
Als u tijd verspilt door een tweede en een derde aanmaning te versturen, neemt de kans toe dat uw debiteur zijn bezittingen wegsluist, zelf de benen neemt of dat andere schuldeisers u voor zijn. Hierdoor loopt u het risico dat er voor u niets meer te halen valt.
Schakel daarom zo snel mogelijk een incassobureau in als uw klant niet reageert op uw aanmaning. Vul ons incasso aanmeldformulier in om uw vordering in te dienen. Dit duurt nog geen 5 minuten.
Mijn klant betaalt niet. Onderneem direct actie!
Vul uw gegevens in en één van onze incassospecialisten neemt contact met u op.
Wat is een aanmaning?
Wat is een aanmaning? Een aanmaning is een officiële betalingsherinnering. In deze zogeheten aanmaningsbrieven vermeld u dat de betalingstermijn is verstreken en dat u de betaling nog niet heeft ontvangen. Daarbij geeft u uw debiteur in de gelegenheid om het openstaande bedrag alsnog te betalen.
Aanmaningsbrieven hebben een duidelijk praktisch doel: uw factuur zo snel mogelijk betaald krijgen. Daarnaast is een aanmaningsbrief soms verplicht. Dat is bijvoorbeeld het geval als u als ondernemer geld tegoed heeft van een particuliere klant (consument).
Particuliere klanten moeten altijd een laatste aanmaning hebben ontvangen, voordat er extra incassokosten in rekening gebracht mogen worden. Deze brief wordt ook wel de WIK-brief of 14-dagen brief genoemd. Op deze pagina staat dan ook een laatste aanmaning voorbeeld toegevoegd. Het laatste aanmaning voorbeeld kunt u geheel vrijblijvend downloaden.
Voordat u een incassoprocedure kunt starten, moet u dus eerst een laatste aanmaning sturen.
Soorten aanmaningen
- WIK-brief: een brief waarin u particuliere klanten nog 14 dagen de tijd geeft om een rekening te betalen voor u de zaak overdraagt aan een incassobureau. Pas na een WIK-brief mogen er incassokosten in rekening gebracht worden.
- Ingebrekestelling: een schriftelijke aanmaning van een schuldeiser aan een schuldenaar om binnen een redelijke termijn een overeengekomen prestatie te verrichten. Als een tijdige betaling uitblijft na het versturen van de ingebrekestelling, is uw debiteur officieel in verzuim. Dit kan belangrijk zijn tijdens een gerechtelijke procedure.
- Sommatie: een laatste aanmaning noemt men ook wel een sommatie. Hierin wijst u uw debiteur op financiële consequenties en eventuele juridische stappen als betaling uitblijft.
Is een aanmaning versturen verplicht?
Of aanmaningsbrieven verplicht zijn, hangt af van de hoedanigheid van uw debiteur. Is dat een zakelijke of een particuliere klant?
Particuliere klanten: een laatste aanmaning is verplicht. Als crediteur moet u uw klant nog 14 dagen de tijd geven om de factuur te betalen, voordat u incassokosten in rekening brengt en een incassobureau inschakelen kunt.
Zakelijke klanten: een laatste aanmaning is meestal niet noodzakelijk. Toch raden we u aan een aanmaning te sturen. De meeste debiteuren kiezen er namelijk alsnog voor om te betalen als zij lezen dat u anders een incassobureau inschakelt.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een aanmaning en een betalingsherinnering lijken op elkaar, maar verschillen qua toon. Ook hebben een herinnering en een aanmaning een andere functie.
Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat. Het kan zijn dat een klant vergeten is dat er nog een bedrag open stond. De herinnering is dus een ‘friendly reminder’. Het is wettelijk gezien niet verplicht een betalingsherinnering te sturen.
Een aanmaning, of incassobrief, is een dringend verzoek om uw debiteur de openstaande factuur te laten betalen. Bij particuliere klanten is het verplicht om een laatste aanmaning (WIK-brief) te sturen voordat u een incassobureau inschakelt.
Wanneer mag u een aanmaning sturen?
U kunt iemand aanmanen wanneer die persoon in gebreke is gebleven bij het nakomen van zijn of haar verplichtingen. Dit kan zich voordoen in verschillende situaties, zoals:
Wanbetaling: als een persoon niet op tijd betaalt voor producten of diensten die hij of zij heeft ontvangen, kunt u een aanmaning sturen om betaling te eisen.
Contractuele schending: wanneer een partij niet voldoet aan de voorwaarden die zijn vastgelegd in een contract, zoals het niet leveren van overeengekomen goederen of diensten, kunt u een aanmaning sturen om naleving te eisen.
Niet-nakoming van verplichtingen: als een persoon niet voldoet aan andere wettelijke of contractuele verplichtingen, zoals het herstellen van gebreken of het verstrekken van benodigde documenten, kunt u een aanmaning sturen om actie te eisen.
Verschil tussen particulieren en zakelijke klanten aanmanen?
Er zit wel degelijk verschil in het aanmanen van particuliere klanten en het aanmanen van zakelijke klanten. Deze verschillen hebben betrekking op de toepasselijke wetgeving, de tonaliteit en het taalgebruik, de communicatiekanalen en de betalingsvoorwaarden.
Particuliere klanten (consumenten) moet u altijd eerst een aanmaningsbrief sturen zonder extra incassokosten. Met deze brief geeft u uw klant nog 14 dagen de tijd om de factuur te betalen, zonder dat er extra incassokosten in rekening worden gebracht. Deze brief noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief.
Bij zakelijke klanten die te laat zijn met betalen, mag u in principe direct extra incassokosten rekenen.
U kunt onder andere een aanmaning sturen bij:
- openstaande facturen
- achterstallige huur
- onbetaalde schadevergoedingen
- andere openstaande vorderingen
Door rekening te houden met deze verschillen en de specifieke regels en procedures te volgen, kunt u ervoor zorgen dat het aanmanen van zowel particuliere klanten als zakelijke klanten op een effectieve manier plaatsvindt.
Tip: wij raden u aan eerst een betalingsherinnering te sturen. Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur de aanmaning dan ongeveer 2 tot 5 dagen na het vervallen van de betalingstermijn.
Waar moet een aanmaning aan voldoen?
Alhoewel er geen wettelijke eisen gelden voor een aanmaning, is het toch belangrijk om een aantal belangrijke punten te benoemen. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als u de zaak uit handen wilt geven aan een incassobureau.
Algemene punten:
- Het factuurnummer
- De verstreken factuurdatum (dit wordt ook wel de vervaldatum genoemd)
- Het bedrag dat betaald moet worden
- Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
- De uiterste betaaldatum
Naast de algemene punten moet u ook een aantal zaken benoemen die nodig zijn voor het starten van een incassotraject. Op deze manier is uw aanmaning direct een geldige WIK-brief, waardoor u meteen een incassotraject kunt starten als betaling uitblijft.
Juridische punten:
- Schrijf dat u de zaak uit handen zult geven aan een incassobureau zoals Invorderingsbedrijf, als de betaling niet binnen de gestelde termijn binnen is.
- Schrijf dat er incassokosten en wettelijke rente in rekening gebracht zullen worden als de betaling niet op tijd binnen is.
- Vermeld hoe hoog deze incassokosten en wettelijke rente zijn
Hoe moet u de aanmaning sturen?
Er zijn geen wettelijke vereisten voor het verzenden van de incassobrief. De meest gebruikelijke manier is een aanmaningsbrief die per post verstuurd wordt, maar een aanmaning per e-mail wordt ook steeds vaker gebruikt. Ook een aanmaning in een sms of WhatsApp-bericht is rechtsgeldig.
Om te voorkomen dat uw klant kan zeggen dat hij de schriftelijke waarschuwing nooit ontvangen heeft, raden we desondanks wel aan om het document in ieder geval aangetekend te versturen.
Voor particuliere klanten kan het niet ontvangen van de laatste aanmaning namelijk grote gevolgen hebben. Als de klant het schrijven niet ontvangen heeft, kunnen de gevorderde incassokosten namelijk afgewezen worden.
Tip: als u een betaallink aan de e-mail toevoegt, vergroot u de kans dat uw klant direct betaalt.
Uw aanmaningsprocedure inrichten
Als u een factuur verstuurd heeft die niet op tijd betaald is, kunt u zelf eerst enkele inspanningen verrichten om uw factuur betaald te krijgen. Misschien is er sprake van een misverstand.
Doorloop de volgende stappen om te zorgen dat uw debiteur de rekening betaalt:
Stap 1: Stuur een herinnering
Begin de procedure met het sturen van een vriendelijke betalingsherinnering. Doe dit één of twee dagen nadat de betaaltermijn op de factuur is verstreken. Misschien is de klant vergeten te betalen, heeft hij uw factuur niet ontvangen of is er een probleem met de factuur.
Stap 2: Bel uw klant
Telefonisch contact opnemen met uw klant is altijd de moeite waard. Zo hoort u het direct als uw klant uw factuur niet heeft ontvangen of dat hij bijvoorbeeld niet tevreden is met de geleverde goederen of diensten en de factuur daarom niet betaalt.
Stap 3: Stuur (eventueel) een tweede herinnering
Afhankelijk van de relatie met uw klant kunt u eventueel een tweede herinnering sturen. Dit kunt u bijvoorbeeld overwegen als het om een goede klant gaat die in het verleden altijd netjes heeft betaald.
Heeft u redenen om te vermoeden dat uw debiteur niet wil betalen? Dan kunt u beter direct een aanmaning (stap 4) sturen.
Noem uw tweede herinnering nooit expliciet een tweede herinnering. Hieruit zou uw debiteur af kunnen leiden dat er nog meer betalingsherinneringen gaan volgen.
Stap 4: Verstuur zelf een aanmaning
Als uw debiteur niet reageert op de herinneringen, stuurt u zelf een aanmaning. Zorg bij een particuliere klant dat de aanmaning voldoet aan de wettelijke vereisten voor een WIK-brief. Vermeld (ook bij zakelijke klanten) dat u de vordering uit handen zult geven aan een incassobureau als de betaling niet binnen de gestelde termijn binnen is.
Gebruik voor de aanmaning uw eigen briefpapier en onderteken de brief met uw eigen naam. Breng nog geen incassokosten in rekening.
Stap 5: Schakel een incassobureau in
Als uw aanmaning niet het gewenste effect heeft, kunt u de vordering aan ons overdragen. Dit doet u door het incasso aanmeldformulier in te vullen. Als u dat voor 16:00 uur doet, gaan we dezelfde dag nog voor u aan de slag.
Hoe ziet de incassoprocedure eruit?
Als u uw vordering aan ons overdraagt, hoeft u zelf geen herinneringen, aanmaningen of sommaties meer te versturen. Vanaf dit moment verloopt alle correspondentie met uw debiteur uit onze naam.
Er zijn in totaal zestien contactmomenten. Die zijn als volgt:
- Brief
- Bellen
- SMS
Indien de debiteur niet betaalt, herhaalt dit zich vier keer totdat we aan de zestien contactmomenten zitten. De brief en e-mail gaan er op hetzelfde moment uit.
De incassoprocedure ziet er zo uit:
Stap 1: Wij sturen als incassobureau een aanmaning
Als u de vordering aan ons overdraagt, sturen we nogmaals een incassobrief. Dit doen we ditmaal uit onze naam en op ons briefpapier. Ook worden er incassokosten in rekening gebracht. Uw debiteur zal beseffen dat het menens is en de factuur in de meeste gevallen alsnog betalen.
Stap 2: We nemen persoonlijk contact op
We nemen ook contact op met uw debiteur. Dat doen we door middel van telefonisch contact, per e-mail en sms of WhatsApp.
Onze incassospecialisten hebben de juridische kennis in huis om duidelijk aan uw debiteur uit te leggen waarom hij aan zijn financiële verplichtingen moet voldoen en wat er gebeurt als hij dat niet doet. Op deze manier voeren we de druk op.
Stap 3: We sturen een laatste aanmaning
Als onze inspanningen nog steeds niet leiden tot betaling van de factuur sturen we een laatste aanmaning. Hiermee sommeren we uw debiteur het bedrag te betalen. We laten direct weten dat we een gerechtelijke procedure zullen starten als het geld niet op de in de brief genoemde datum binnen is.
De meeste debiteuren zullen het niet zover willen laten komen en het openstaande bedrag alsnog voldoen.
Stap 4: er volgt een gerechtelijke procedure
Als uw debiteur ook na de sommatie niet betaalt, heeft u twee mogelijkheden:
- U kunt de incasso kosteloos stopzetten
- We beginnen een juridische procedure tegen uw debiteur
Tijdens een juridische procedure wordt uw debiteur gedagvaard. We kunnen eventueel conservatoir beslag laten leggen en uiteindelijk doet de rechter uitspraak. Met het vonnis van de rechter kunnen we beslag laten leggen.
7 tips voor het opstellen van een aanmaningsbrief
Het primaire doel van een incassobrief is ervoor te zorgen dat uw debiteur betaalt. Met deze tips is de kans op een snelle betaling het grootst.
Tip 1: Voeg (nog) geen extra kosten toe aan de aanmaningsbrief
Zorg dat u bij het versturen van uw eerste aanmaning nog geen extra kosten toevoegt. Dat kan in een later stadium.
U wilt namelijk dat uw klant vrijwillig betaalt zonder de klantrelatie te beschadigen.
Ook moet u een particuliere klant eerst een betalingstermijn geven van 14 dagen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. Pas na deze termijn kunt u de zaak uit handen geven aan een incassobureau en mogen er incassokosten gerekend worden.
Tip 2: Stuur eerst zelf een aanmaningsbrief
De klant betaalt vaak alsnog als u eerst zelf een aangetekende aanmaning verstuurt. Betaalt de klant na een eerste aanmaning nog steeds niet? Dan is het verstandig om de zaak uit handen te geven. Uw klant heeft immers genoeg kansen gekregen om te betalen.
Tip 3: Hanteer korte betaaltermijn
Hoe langer de betaaltermijnen, hoe groter de kans dat uw debiteur te laat betaalt. Als uw klant een factuur, herinnering of incassobrief ontvangt met een lange betaaltermijn, is de kans groot dat hij de brief aan de kant legt en denkt: dat komt later wel.
Houd daarom korte betaaltermijnen aan. Wettelijk gezien geldt er alleen voor een WIK-brief een vastgestelde minimale betaaltermijn. Het is van groot belang dat een WIK-brief volgens de wettelijke regels wordt opgesteld en een juiste betaaltermijn heeft.
- Betaaltermijn WIK-brief: 14 dagen na ontvangst van de brief
Voor andere aanmaningen gelden er geen specifieke regels, behalve dat de betaaltermijn “redelijk” moet zijn. Wat redelijk is, hangt onder andere af van het soort goederen of diensten dat u levert en de afspraken die u met uw klant heeft gemaakt.
Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:
- Is de betaaltermijn van uw factuur 0 tot 14 dagen? Houd op de aanmaning een betaaltermijn aan van 3 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur 15 tot 30 dagen? Houd op de aanmaning een betaaltermijn aan van 5 dagen.
- Is de betaaltermijn van uw factuur méér dan 31 dagen? Houd op de aanmaning een betaaltermijn aan van 7 dagen.
Tip 4: Stuur de aanmaningsbrief snel op
We hebben het al eerder benoemd: stuur de brief snel op. Het liefste binnen 2 tot 5 dagen nadat de betaaltermijn van uw factuur is verstreken. Zo weet uw klant dat u er bovenop zit en de factuur beslist niet vergeten bent. Zorg daarom dat u uw debiteurenbeheer op orde heeft, zodat u achterstallige betalingen snel ontdekt.
Tip 5: Maak gebruik van onze laatste sommatie service
Heeft u uw klant een aanmaningsbrief gestuurd en betaalt de klant nog steeds niet? Dan staat u voor een moeilijke keuze: moet u direct een incassoprocedure starten, waarbij er extra kosten in rekening gebracht worden bij uw debiteur?
Bij Invorderingsbedrijf hoeft dat niet.
Onze laatste sommatie service is een tussenstap waarbij wij uw klant een laatste aanmaning sturen, zonder direct extra incassokosten te rekenen. De laatste sommatie wordt uit onze naam verstuurd, waardoor er veel overredingskracht vanuit gaat. Uw debiteur begrijpt dat er een incassoprocedure volgt als hij niet betaalt.
Heeft de laatste sommatie niet het gewenste effect, dan wordt de vordering met één druk op de knop doorgeschoven naar onze incassojuristen.
Tip 6: Vertrouwt u het niet? Wacht dan niet langer af
Het kan zijn dat u facturen heeft die u niet vertrouwt. Bijvoorbeeld omdat uw debiteur niet reageert op uw herinneringen en aanmaningen en ook de telefoon niet meer opneemt. In dat geval is het raadzaam niet af te wachten, maar de zaak zo snel mogelijk uit handen te geven. De kans is in dergelijke gevallen namelijk klein dat de klant alsnog uit zichzelf zal betalen.
Tip: wacht niet lang na het verstreken van de betaaltermijn. Hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat er niets meer voor u te halen valt.
Tip 7: Automatiseer het versturen van aanmaningen
Het handmatig opstellen en verzenden van aanmaningen is tijdrovend. Het bijhouden van betalingen ook.
Met weinig debiteuren is het overzicht natuurlijk makkelijker te behouden. Maar u wilt groeien als bedrijf. Dat betekent meer klanten én dus meer werk. Hoe meer klanten u krijgt, hoe meer tijd u kwijt bent aan het handmatig bijhouden van aanmaningen.
Met de Credit Control module van het Risk Protector-pakket kunt u het verzenden van betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties automatiseren. U heeft dus meer tijd over om aan andere onderdelen van uw onderneming te besteden.
Ontvang advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veel gestelde vragen over aanmaning
FAQ: Hoeveel kost het laten opsturen van een aanmaning
Bij Invorderingsbedrijf is het opsturen van een aanmaning onderdeel van de buitengerechtelijke incassoprocedure. Die verloopt op basis van no cure, no pay. Dit betekent dat u niets hoeft te betalen als het ons niet lukt om de vordering te innen. Lukt het ons wel om uw geld te incasseren, dan ontvangen wij als vergoeding de wettelijke incassokosten. Deze zijn in rekening gebracht bij uw debiteur.
FAQ: Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatie?
Een laatste aanmaning wordt ook wel een sommatie genoemd. Een aanmaning kan omschreven worden als een streng en formeel betalingsverzoek. De sommatie is in principe ook een aanmaning. Meestal spreekt men alleen bij de laatste aanmaning van een sommatie. U geeft uw klant nog één kans om te betalen zonder bijkomende kosten. Hierna worden er incassokosten in rekening gebracht.
FAQ: Ik heb geen betalingstermijn vermeld op mijn factuur. Wanneer kan ik een aanmaning sturen?
Op uw facturen vermeldt u de betalingstermijn waarin de betaling moet plaatsvinden. Die termijn is gewoonlijk 30 dagen, waarna de vordering opeisbaar wordt als deze termijn verstreken is.
Maar wat als u geen betalingstermijn heeft vermeld op uw factuur? Als dat het geval is, dan geldt dat de vordering 30 dagen na ontvangst van de factuur opeisbaar is. Vanaf dat moment kunt u een aanmaning sturen.
FAQ: Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
U bepaalt als schuldeiser zelf hoeveel aanmaning u verstuurt. Wij raden u aan om niet meer dan één aanmaning te sturen. In de praktijk zien we namelijk dat het versturen van meerdere aanmaningen niet werkt. Het is niet waarschijnlijk dat uw klant de factuur vergeten is. De kans is dus groot dat hij bewust niet betaalt.
Het versturen van meer dan één waarschuwing is daardoor vaak zinloos en kost u onnodig veel tijd. Verstuur een betalingsherinnering, gevolgd door een aanmaning. Betaalt uw klant nog steeds niet? Geef uw dan vordering uit handen.
FAQ: Wanneer moet ik een tweede aanmaning versturen?
Wij raden u af een tweede aanmaning te versturen. Stuur uw klant een vriendelijke betalingsherinnering gevolgd door een aanmaning. Als dit niet tot betaling van de factuur leidt, schakel dan een incassobureau in.
Als uw debiteur een volgende brief van een incassobureau ontvangt, begrijpt hij dat het serieus is en dat hij niet zomaar weg kan komen met het onbetaald laten van de factuur.
FAQ: Kan ik voor oude facturen een aanmaning sturen?
Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Vaak is het mogelijk om alsnog een aanmaning te sturen.
Wel geldt er een verjaringstermijn voor vorderingen. Als de verjaringstermijn is verstreken, kunt u geen aanmaningsbrieven meer sturen. De verjaringstermijn is onder andere afhankelijk van of uw debiteur een particuliere of zakelijke klant is.
Zakelijke klanten
De verjaringstermijn voor zakelijke klanten ligt 5 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden. Een vordering is opeisbaar zodra de betalingstermijn is verstreken. Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan wordt de vordering 30 dagen na ontvangstdatum van de factuur opeisbaar. Vanaf dat moment heeft u dus nog 5 jaar om een aanmaning te sturen.
Particuliere klanten
Voor particuliere klanten geldt een kortere verjaringstermijn. Die ligt voor particuliere klanten namelijk op 2 jaar nadat de vordering opeisbaar is geworden.
FAQ: Wat als mijn klant de aanmaning niet ontvangen heeft?
Heeft uw klant uw aanmaning niet ontvangen? Of zegt hij dat hij de aanmaningsbrief nooit heeft gekregen?
Bij zakelijke klanten maakt het eigenlijk niet uit of de aanmaningsbrief goed is aangekomen of niet. Een aanmaning is namelijk geen verplichting bij zakelijke klanten. Ook zonder laatste aanmaning mag u incassokosten in rekening brengen bij uw klant.
Bij particulieren ligt dat anders. Zij moeten altijd een laatste aanmaning ontvangen waarin zij nog 14 dagen de kans krijgen om de rekening zonder bijkomende kosten te betalen. Als uw klant deze laatste aanmaning niet ontvangt, kunnen de incassokosten dus worden afgewezen.
Verstuur de aanmaning daarom (aangetekend) per post en e-mail. Op die manier kan uw debiteur niet beweren dat hij de brief nooit ontvangen heeft.
FAQ: Hoe lang moet een aanmaning zijn?
Een aanmaning heeft geen wettelijke vormvereisten. Dat betekent dat u in principe zelf bepaalt hoe lang de brief wordt. Wél moet de aanmaning alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn van 14 dagen, de gevolgen van niet tijdig betalen) om geldig te zijn als WIK-brief.
Wij raden u aan om een aanmaning niet langer dan 1 pagina te maken (zoals in de voorbeeld aanmaning bovenaan deze pagina). Zo blijft de brief overzichtelijk en makkelijk te lezen.
FAQ: Mag ik administratiekosten toevoegen aan mijn aanmaning?
Naast de wettelijke incassokosten en wettelijke rente mogen er geen extra kosten in rekening gebracht worden. De administratiekosten of aanmaningskosten vallen onder de incassokosten. Er mogen dus geen losse administratiekosten toegevoegd worden aan de aanmaning.
De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoogte van de vordering.
Deze kosten berekent u aan de hand van het onderstaande staffel. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40.
Hoofdsom Percentage incassokosten
| Hoofdsom | Percentage Incassokosten |
| €0 tot €2.500 | 15% |
| €2.500 tot €5.000 | 10% |
| €5.000 tot €10.000 | 5% |
| €10.000 tot €200.000 | 1% |
| €25.000 en hoger | 0,5% |
Verder is er een wettelijke rente van toepassing. De hoogte van dit percentage hangt af van of het gaat om een handelstransactie of een niet-handelstransactie. Sinds 1 januari 2023 is de wettelijke rente van niet-handelstransacties 4%. De wettelijke rente van handelstransacties is daarnaast sinds 1 januari 2023 10,5%.
FAQ: Is het versturen van een aanmaning wettelijk verplicht?
Dat verschilt; voor zakelijke klanten is het versturen van een aanmaning niet verplicht. Het versturen van een (laatste) aanmaning bij particuliere klanten is echter wél noodzakelijk. Als u particuliere klanten geen officiële laatste aanmaning stuurt, mogen er geen incassokosten in rekening gebracht worden.
FAQ: Wat moet je sturen als iemand niet reageert?
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning