Aanmaning sturen: tips en advies
Het is erg frustrerend wanneer een klant een factuur niet betaalt, zelfs niet na een betalingsherinnering. Zet vandaag nog de volgende stap en stuur zelf een aanmaning. Maar hoe schrijft u een goede aanmaningsbrief, en wanneer schakelt u een incassobureau in?
Lees hier waar een aanmaning aan moet voldoen en maak gebruik van onze gratis voorbeeldbrieven.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een brief waarin een schuldeiser een debiteur dringend verzoekt om een openstaande factuur te betalen.
U stuurt deze brief als de betalingstermijn van een factuur is verstreken. In de brief vermeldt u wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft, bijvoorbeeld het in rekening brengen van incassokosten of een juridische procedure.
Om een goede klantrelatie te behouden, kunt u voor het versturen van een aanmaning een vriendelijke betalingsherinnering sturen.
Als u na een betalingsherinnering direct een incassobureau inschakelt, dan verstuurt het incassobureau ook aanmaningen aan uw schuldenaar.
Is een aanmaning versturen verplicht?
Afhankelijk van uw klant (particulier of zakelijk) kan het sturen van een officiële aanmaning verplicht zijn, voordat u verdere stappen onderneemt. Lees hier wat op u van toepassing is.
Zakelijke klanten
Heeft u een zakelijke klant bij wie een betaling uitblijft? Als u een goede klantrelatie wilt behouden, kunt u ervoor kiezen om eerst een herinnering te sturen, maar dit is niet verplicht. Wanneer de afgesproken betalingstermijn verstreken is, kunt u de vordering direct opeisen en mogen incassokosten in rekening gebracht worden. Ook kunt u een gerechtelijke procedure starten om de vordering te innen.
Heeft u geen uiterste betaaldatum afgesproken? Dan moet uw debiteur na het verstrijken van de wettelijke betalingstermijn in gebreke worden gesteld. U stuurt dan een formele aanmaning waarmee u uw klant dringend verzoekt het verschuldigde bedrag binnen een redelijke termijn te betalen.
Particulieren
Uw particuliere klant moet altijd een aanmaning van u ontvangen, ook wel de WIK-brief. Hiermee krijgt uw klant nog 14 dagen de tijd om het openstaande bedrag zonder bijkomende kosten te betalen. Vermeld in deze brief altijd dat er incassokosten in rekening worden gebracht als betaling uitblijft.
Als u een vordering bij ons indient en zelf nog geen ingebrekestelling of WIK-brief heeft verstuurd, maar dit wel vereist is, dan versturen wij deze brief voor u.
Wat staat er in een (eerste) aanmaning?
Met een aanmaning wijst u uw debiteur op zijn financiële verplichtingen. Verwijs in de brief naar een eventuele eerdere betalingsherinnering. Vermeld verder wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft, bijvoorbeeld dat u een incassobureau inschakelt. Maak ook duidelijk dat hier kosten aan verbonden zijn.
Dient de brief als ingebrekestelling of WIK-brief? Zorg dan dat het aan de wettelijke regels voldoet die hiervoor gelden. Hierover leest u meer op de respectievelijke pagina’s: WIK-brief en ingebrekestelling.
Zet onder andere het volgende in uw brief:
- Factuurnummer
- De verstreken factuurdatum
- Het bedrag dat betaald moet worden
- De datum van de betalingsherinnering(en)
- Een nieuwe betalingstermijn
- Vermeld dat de incassokosten voor rekening van de klant zijn als betaling uitblijft
- Vermeld ook dat u wettelijke rente in rekening brengt.
- Specificeer hoe hoog de incassokosten en rente zullen zijn
- Vermeld duidelijk dat u de tegenpartij in gebreke stelt (bij een ingebrekestelling)
Ontvang gratis advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
Schriftelijke aanmaning verplicht
Wist u dat een mondelinge mededeling niet rechtsgeldig is? U bent verplicht zowel een WIK-brief als een ingebrekestelling schriftelijk (per post of digitaal) te versturen. Zorg ervoor dat de aanmaning aan de wettelijke eisen voldoet, of laat Invorderingsbedrijf u daarbij helpen. Als dit niet het geval is, kan de rechter de gevorderde incassokosten later afwijzen. Kies één van onderstaande opties om uw debiteur aan te manen:
- Een brief: wij raden u aan om de brief per aangetekende post te versturen. Zo kan uw debiteur niet zeggen dat de brief niet is ontvangen.
- Een deurwaarder: bij een gerechtelijke procedure kan een deurwaarder de aanmaning betekenen in de vorm van een schriftelijke akte (deurwaardersexploot) aan uw debiteur.
- Een e-mail: vraag altijd om een leesbevestiging als u een e-mail stuurt, zodat u kunt bewijzen dat de debiteur de aanmaning ook daadwerkelijk ontvangen heeft.
Een sms: wij raden aan alleen voor deze optie te kiezen als u regelmatig op deze manier correspondeert met uw debiteur. Aan de hand van de twee blauwe vinkjes in WhatsApp kunt u aantonen dat de ontvanger het bericht heeft gezien.
4 tips voor een goede aanmaningsbrief
Het primaire doel van een incassobrief is ervoor te zorgen dat uw debiteur betaalt. Met de volgende stappen is de kans op een snelle betaling het grootst.
Tip 1: Stuur eerst een herinnering
Voordat u een aanmaning stuurt, is het verstandig om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. De klant betaalt vaak alsnog als hij herinnering ontvangt. Door eerst een herinnering te sturen zet u de relatie met uw klant niet direct op het spel.
Ook kunt u eventueel telefonisch contact opnemen met uw debiteur. Zo komt u er snel achter als uw debiteur de factuur bijvoorbeeld niet ontvangen heeft.
Tip 2: Breng nog geen extra incassokosten in rekening
Voeg bij het sturen van de eerste aanmaning nog geen extra kosten toe. Dat kan in een later stadium. U wilt namelijk dat uw klant vrijwillig betaalt zonder de klantrelatie te beschadigen.
Bovendien moet u een particuliere klant eerst een betalingstermijn geven van 14 dagen voordat u aanmaningskosten in rekening mag brengen.
Tip 3: Hanteer korte betaaltermijn
Hoe langer de betaaltermijnen, hoe groter de kans dat uw debiteur te laat betaalt. Als uw klant een factuur, herinnering of incassobrief ontvangt met een lange betaaltermijn, is de kans groot dat hij de brief aan de kant legt en denkt: dat komt later wel.
Tip 4: Stuur de aanmaningsbrief snel op
Stuur de aanmaning binnen 3 dagen tot 5 dagen nadat de betaaltermijn van uw factuur is verstreken. Zo weet uw klant dat u erbovenop zit en de factuur beslist niet vergeten bent. Zorg daarom dat u uw debiteurenbeheer op orde heeft, zodat u achterstallige betalingen snel ontdekt.
Openstaande factuur innen?
Dien uw vordering nu binnen 5 minuten in via ons incasso aanmeldformulier en zet ons aan het werk uw klant te laten betalen.
Wij starten een uitgebreide incassoprocedure waarbij we eerst trachten de vordering op minnelijke wijze te innen. Blijft betaling uit? Dan kunnen we juridische stappen ondernemen. Zo zorgen we ervoor dat uw factuur hoe dan ook betaald wordt.
Heeft u nog vragen? Vul dan onderstaand formulier in.
Plan een vrijblijvend gesprek met een van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over aanmaningsbrieven
FAQ: Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit in de toon, waar een betalingsherinnering vriendlijk van aard is. Met een aanmaning of incassobrief verzoekt u uw debiteur dringent de openstaande factuur te laten betalen, een stap die bij particuliere klanten verplicht is voordat u een incassobureau inschakelt.
FAQ: Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatie?
U stuurt uw debiteur een sommatie als laatste kans om de factuur te betalen zonder extra kosten; dit is een laatste aanmaning.
FAQ: Moet ik als verhuurder aanmaningen sturen?
Heeft u een particuliere huurder? Dan bent u wettelijk verplicht eerst een WIK-brief te sturen waarmee uw huurder nog 14 dagen de tijd krijgt om de achterstallige huur zonder bijkomende kosten te betalen. Bij zakelijke huurders is dit niet verplicht, maar wel gebruikelijk.
FAQ: Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
Bepaal zelf hoeveel aanmaningen u stuurt voordat u een incassobureau inschakelt. Draagt u de vordering aan ons over, dan zullen wij uit onze naam ook aanmaningsbrieven sturen en worden buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht bij uw debiteur. Als betaling uitblijft, overleggen we met u om juridische stappen te ondernemen.
FAQ: Hoeveel aanmaningskosten mag een incassobureau in rekening brengen?
Een incassobureau mag wettelijke incassokosten in rekening brengen bij uw debiteur, alsmede de wettelijke rente.
FAQ: Ik heb geen betalingstermijn vermeld op mijn factuur. Wanneer kan ik een aanmaning sturen?
Er geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen als uw factuur geen betalingstermijn heeft. Daarna kunt u een betalingsherinnering of aanmaningsbrief sturen.
FAQ: Kan ik voor oude facturen aanmaningsbrieven sturen?
Er geldt een verjaringstermijn voor vorderingen. Voor zakelijke klanten is dit 5 jaar, voor particuliere klanten 2 jaar. Wij kunnen uw helpen met het innen van oude facturen en de verjaringstermijn voor uw specifieke vordering vaststellen.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning