Aanmaning sturen: tips en advies
Betaalt een klant een factuur niet? En reageert hij ook niet op een vriendelijke betalingsherinnering? Dan is de volgende stap die u zelf kunt nemen het sturen van een aanmaning.
Maar hoe ziet een goede aanmaningsbrief eruit? Hoeveel aanmaningen verstuurt u? En wanneer schakelt u een incassobureau in? Op deze pagina leest u waar een aanmaning aan moet voldoen.
Gaat u zelf een aanmaning versturen en bent u op zoek naar een voorbeeld aanmaningsbrief? Gebruik dan een van onze gratis voorbeeldbrieven.
Wat is een aanmaning?
Een aanmaning is een brief waarin een schuldeiser een debiteur dringend verzoekt om een openstaande factuur te betalen.
U stuurt deze brief als de betalingstermijn van een factuur is verstreken. In de brief vermeldt u wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft, bijvoorbeeld het in rekening brengen van incassokosten of een juridische procedure.
Vaak is het verstandig om voor het versturen van een aanmaning een vriendelijke betalingsherinnering te sturen.
Als u na een betalingsherinnering direct een incassobureau inschakelt, dan verstuurt het incassobureau ook aanmaningen aan uw schuldenaar.
Is een aanmaning versturen verplicht?
In bepaalde gevallen is het verplicht om uw debiteur een officiële aanmaning te sturen, voordat u verdere stappen onderneemt. Of dit zo is, hangt af van uw klant: is dit een particuliere of een zakelijke klant?
Zakelijke klanten
Een aanmaning is bij een zakelijke klant meestal niet noodzakelijk als tijdige betaling uitblijft. Als de afgesproken betalingstermijn verstreken is, dan is de vordering direct opeisbaar.
Vanaf dat moment mogen er bijvoorbeeld incassokosten in rekening gebracht worden en kan de schuldeiser een gerechtelijke procedure starten om de vordering te innen.
Om een goede klantrelatie te behouden is het wel verstandig om eerst een herinnering te sturen, maar dit is niet verplicht.
Is er in de overeenkomst geen uiterste betaaldatum (of een andere fatale termijn) afgesproken? Dan moet de debiteur (na het verstrijken van de wettelijke betalingstermijn) eerst in gebreke worden gesteld. De ingebrekestelling is een formele aanmaning waarmee u de klant dringend verzoekt het verschuldigde bedrag binnen een redelijke termijn te betalen.
Particulieren
In tegenstelling tot zakelijke klanten, moeten particulieren altijd een aanmaning ontvangen. Hiermee moeten zij nog minimaal 14 dagen de tijd krijgen om het openstaande bedrag zonder bijkomende kosten te betalen. Deze particuliere aanmaning noemt men ook wel de WIK-brief of 14-dagenbrief.
In de WIK-brief vermeldt u direct dat er incassokosten gerekend zullen worden als betaling uitblijft. Pas na de WIK-brief mogen er incassokosten in rekening worden gebracht.
Tip: dient u een vordering bij ons in maar heeft u nog geen WIK-brief of ingebrekestelling gestuurd terwijl dit wel vereist is? Dan versturen wij deze brief voor u.
Wat staat er in een (eerste) aanmaning?
Met een aanmaning wijst u uw debiteur op zijn financiële verplichtingen. Verwijs in de brief naar een eventuele eerdere betalingsherinnering. Vermeld verder wat de gevolgen zijn als betaling uitblijft, bijvoorbeeld dat u een incassobureau inschakelt. Maak ook duidelijk dat hier kosten aan verbonden zijn.
Dient de brief als ingebrekestelling of WIK-brief? Zorg dan dat de brief aan de wettelijke regels voldoet die hiervoor gelden. Hierover leest u meer op de respectievelijke pagina’s: WIK-brief en ingebrekestelling.
Zet onder andere het volgende in uw brief:
- Factuurnummer
- De verstreken factuurdatum
- Het bedrag dat betaald moet worden
- De datum van de betalingsherinnering(en)
- Een nieuwe betalingstermijn
- Vermeld dat de incassokosten voor rekening van de klant zijn als betaling uitblijft
- Vermeld ook dat u wettelijke rente in rekening brengt.
- Specificeer hoe hoog de incassokosten en rente zullen zijn
- Vermeld duidelijk dat u de tegenpartij in gebreke stelt (bij een ingebrekestelling)
Schriftelijke aanmaning verplicht
U moet uw debiteur schriftelijk aanmanen. Zowel een WIK-brief als ingebrekestelling moeten wettelijk gezien schriftelijk verstuurd worden. Een mondelinge mededeling is niet rechtsgeldig.
Als de aanmaning niet aan de wettelijke eisen voldoet, dan kan de rechter de gevorderde incassokosten later afwijzen.
Overigens betekent schriftelijk niet dat de brief per se per post verstuurd moet zijn. U mag de aanmaning zowel per post als digitaal sturen.
- Als brief: een aanmaning wordt vaak als een brief aan de debiteur gestuurd. Om te voorkomen dat uw klant kan zeggen dat hij de brief niet ontvangen heeft, raden we aan om de brief in ieder geval per aangetekende post te versturen.
- Door deurwaarder: als de belangen groot zijn, kunt u ook kiezen voor een deurwaardersexploot. In dat geval betekent de deurwaarder de aanmaning in de vorm van een schriftelijke akte aan uw debiteur.
- E-mail: ook een aanmaning per e-mail is rechtsgeldig. Wel is het verstandig om te vragen om een leesbevestiging zodat u kunt bewijzen dat de debiteur de aanmaning ook daadwerkelijk ontvangen heeft.
- Per sms: uit jurisprudentie kan worden opgemaakt dat een aanmaning via sms of WhatsApp ook rechtsgeldig is. Aan de hand van bijvoorbeeld de twee blauwe vinkjes in WhatsApp kunt u aantonen dat de ontvanger het bericht heeft gezien. Het versturen van een sms of WhatsApp is alleen verstandig als u regelmatig op deze manier correspondeert met uw debiteur.
4 tips voor een goede aanmaningsbrief
Het primaire doel van een incassobrief is ervoor te zorgen dat uw debiteur betaalt. Met de volgende stappen is de kans op een snelle betaling het grootst.
Tip 1: Stuur eerst een herinnering
Voordat u een aanmaning stuurt is het verstandig om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. De klant betaalt vaak alsnog als hij herinnering ontvangt. Door eerst een herinnering te sturen zet u de relatie met uw klant niet direct op het spel.
Ook kunt u eventueel telefonisch contact opnemen met uw debiteur. Zo komt u er snel achter als uw debiteur de factuur bijvoorbeeld niet ontvangen heeft.
Tip 2: Breng nog geen extra incassokosten in rekening
Voeg bij het sturen van de eerste aanmaning nog geen extra kosten toe. Dat kan in een later stadium. U wilt namelijk dat uw klant vrijwillig betaalt zonder de klantrelatie te beschadigen.
Bovendien moet u een particuliere klant eerst een betalingstermijn geven van 14 dagen voordat u aanmaningskosten in rekening mag brengen.
Tip 3: Hanteer korte betaaltermijn
Hoe langer de betaaltermijnen, hoe groter de kans dat uw debiteur te laat betaalt. Als uw klant een factuur, herinnering of incassobrief ontvangt met een lange betaaltermijn, is de kans groot dat hij de brief aan de kant legt en denkt: dat komt later wel.
Tip 4: Stuur de aanmaningsbrief snel op
Stuur de aanmaning binnen 3 dagen tot 5 dagen nadat de betaaltermijn van uw factuur is verstreken. Zo weet uw klant dat u erbovenop zit en de factuur beslist niet vergeten bent. Zorg daarom dat u uw debiteurenbeheer op orde heeft, zodat u achterstallige betalingen snel ontdekt.
Openstaande factuur innen?
Betaalt uw klant een factuur niet? En reageert hij niet op uw betalingsherinneringen en aanmaningen? Dan kunt u een incassobureau inschakelen.
Wij starten een uitgebreide incassoprocedure, waarbij we de vordering eerst op minnelijke wijze proberen te innen. Blijft betaling uit? Dan kunnen we juridische stappen ondernemen. Zo zorgen we ervoor dat de factuur linksom of rechtsom betaald wordt.
Dien uw vordering direct in via ons incasso aanmeldformulier. Dit duurt nog geen 5 minuten.
Heeft u nog vragen? Vul dan onderstaand formulier in.
Ontvang advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over aanmaningsbrieven
FAQ: Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een aanmaning en een betalingsherinnering lijken op elkaar, maar verschillen qua toon.
Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw debiteur erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat. Het is volgens de wet niet verplicht een betalingsherinnering te sturen.
Een aanmaning, of incassobrief, is een dringend verzoek om uw debiteur de openstaande factuur te laten betalen. Bij particuliere klanten is het verplicht om een laatste aanmaning (WIK-brief) te sturen voordat u een incassobureau inschakelt. Hetzelfde geldt als er geen betalingstermijn is afgesproken (ingebrekestelling).
FAQ: Wat is het verschil tussen een aanmaning en een sommatie?
Een laatste aanmaning wordt ook wel een sommatie genoemd. Een aanmaning kan omschreven worden als een streng en formeel betalingsverzoek.
De sommatie is in principe ook een aanmaning. Meestal spreekt men alleen bij de laatste aanmaning van een sommatie. U geeft uw klant bijvoorbeeld nog één kans om de factuur te betalen zonder extra kosten. Hierna worden er incassokosten en wettelijke rente in rekening gebracht.
FAQ: Moet ik als verhuurder aanmaningen sturen?
Heeft u huurders die niet op tijd betalen? Als verhuurder mag u bij particuliere huurders pas incassokosten in rekening brengen als zij door middel van een WIK-brief nog 14 dagen de tijd hebben gekregen om de achterstallige huur zonder bijkomende kosten te betalen.
Bij zakelijke huurders is het wettelijk gezien niet verplicht om eerst een aanmaning te sturen. Het is wel gebruikelijk dat huurders eerst een betalingsherinnering of aanmaning ontvangen.
FAQ: Hoeveel aanmaningen moet ik sturen?
U mag zelf bepalen hoeveel aanmaningen u stuurt voordat u een incassobureau inschakelt. U kunt ervoor kiezen om alleen een betalingsherinnering te sturen, maar u kunt vervolgens ook nog zelf een eerste en een tweede aanmaning sturen.
Als u uw vordering aan ons overdraagt, sturen wij vervolgens ook aanmaningsbrieven (uit onze naam) aan uw debiteur. Hierbij worden buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht bij uw debiteur.
Als uw debiteur na meerdere aanmaningsbrieven niet betaalt, kunnen we in overleg met u als schuldeiser juridische stappen ondernemen om uw factuur betaald te krijgen.
FAQ: Hoeveel aanmaningskosten mag een incassobureau in rekening brengen?
Een incassobureau mag wettelijke incassokosten in rekening brengen bij uw debiteur. De hoogte van deze kosten is wettelijk bepaald en bedraagt een percentage van de hoofdsom van de vordering. Alle kosten voor de incasso, zoals administratiekosten, aanmaningskosten en herinneringskosten, vallen onder de wettelijke incassokosten. Deze mogen dus niet los berekend worden. De wettelijke rente wordt wel apart in rekening gebracht.
FAQ: Ik heb geen betalingstermijn vermeld op mijn factuur. Wanneer kan ik een aanmaning sturen?
Als u een factuur stuurt, maar geen betalingstermijn afspreekt, dan geldt er een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Hierna kunt u een betalingsherinnering of aanmaningsbrief sturen.
De wettelijke betalingstermijn is geen fatale datum. U moet de klant hierna in gebreke stellen met een aanmaning voordat u verdere stappen kunt ondernemen.
FAQ: Kan ik voor oude facturen aanmaningsbrieven sturen?
Bent u erachter gekomen dat u ooit een factuur heeft verstuurd, die uw klant nooit heeft betaald? Vaak is het mogelijk om alsnog een aanmaning te sturen.
Wel geldt er een verjaringstermijn voor vorderingen. Als de verjaringstermijn is verstreken, kunt u geen aanmaningsbrieven meer sturen. De verjaringstermijn is onder andere afhankelijk van of uw debiteur een particuliere of zakelijke klant is.
- Verjaringstermijn zakelijke klanten: 5 jaar
- Verjaringstermijn particuliere klanten: 2 jaar
Houd er rekening mee dat er voor specifieke vorderingen langere of kortere verjaringstermijnen kunnen gelden.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning