Home PageDebiteurenbeheer

Debiteurenbeheer: nooit meer onbetaalde facturen

Heeft u regelmatig facturen die onbetaald blijven? Of wilt u dit juist voorkomen? Goed debiteurenbeheer is een cruciaal onderdeel van iedere bedrijfsvoering. 

Op deze pagina leggen we uit hoe u zorgt voor goed debiteurenbeheer. Ook geven we handige tips die u ervoor helpen zorgen dat uw rekeningen op tijd betaald worden.

Wilt u uw debiteurenbeheer liever direct uitbesteden aan een professionele partner? Invorderingsbedrijf heeft een uitstekend track-record als het gaat om debiteurenbeheer. 

Van het opstellen van waterdichte overeenkomsten en het op tijd versturen van facturen en herinneringen tot het innen van openstaande vorderingen, met behulp van onze specialisten en handige software zorgen wij ervoor dat uw harde werk nooit onbeloond blijft.

Vraag direct een vrijblijvende offerte aan

Vul hieronder uw gegevens in en ontvang uw offerte



    Bent u een particulier of een onderneming?




    Door dit formulier in te vullen ga je akkoord met de privacyvoorwaarden.

    Incassobureau inschakelen

    Wat is debiteurenbeheer?

    Debiteuren zijn klanten die nog niet betaald hebben. Onder debiteurenbeheer vallen alle activiteiten die een bedrijf onderneemt om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen (op tijd) betalen. Dat begint al voor u de overeenkomst met uw klant sluit, bijvoorbeeld door goede algemene voorwaarden op te stellen, en eindigt als uw geld daadwerkelijk binnen is. 

    Belangrijke onderdelen van debiteurenbeheer zijn:

    Door voldoende aandacht te besteden aan uw debiteurenbeheer zorgt u voor snelle betaling van uw facturen. U kunt de debiteurenadministratie en het debiteurenbeheer zelf doen, maar u kunt de werkzaamheden die hierbij komen kijken ook uitbesteden. 

    In 10 jaar tijd zijn wij uitgegroeid tot wereldwijde marktleider op het gebied van creditmanagement en debiteurenbeheer. Met ons innovatieve ‘Riskprotector’ platform en haar modules, waaronder Kredietrapporten en de Riskmanager, bieden wij u als bedrijf de bescherming die u nodig heeft. 

    Bent u benieuwd naar onze mogelijkheden op het gebied van debiteurenbeheer?  Onze specialisten staan u direct te woord. 

    Laurens Lemmens

    Creditmanagement
    specialist

    Jim Molenkamp

    Creditmanagement
    specialist

    Bas Toet

    Creditmanagement
    specialist

    Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk voor ondernemers?

    Iedere ondernemer krijgt er helaas mee te maken: klanten die niet betalen. Met goed debiteurenbeheer vergroot u de kans dat uw facturen snel betaald worden.

    En dat is van groot belang. Zolang facturen onbetaald zijn, zit dit geld immers vast in uw debiteuren. U kunt het niet uitgeven om uw groeiambities te realiseren, bijvoorbeeld door te investeren. 

    Als u teveel openstaande vorderingen heeft, loopt u zelfs het risico dat u zelf niet meer aan uw betalingsverplichtingen kunt voldoen. Als u niet genoeg geld op uw bedrijfsrekening heeft staan, kunt u bijvoorbeeld uw leveranciers of de huur voor uw pand niet meer betalen. Dat dient u te allen tijde te voorkomen.

    Goed debiteurenbeheer: hoe doet u dat?

    Slecht debiteurenbeheer kan ervoor zorgen dat u zelf het overzicht kwijtraakt, lang wacht met het versturen van facturen en het niet doorhebt als klanten niet op tijd betalen. Dit vergroot de kans dat uw debiteur de factuur (al dan niet bewust) onbetaald laat liggen.

    Maar hoe zorgt u ervoor dat debiteuren hun facturen op tijd betalen? Dat begint met het opstellen van een duidelijk overeenkomst en het maken van goede afspraken met uw klant. 

    Vervolgens is het belangrijk dat u uw facturen op tijd verstuurt. Hoe langer u wacht met het versturen van uw facturen, hoe langer het automatisch duurt voor u uw geld binnen heeft.

    Een duidelijk workflow

    Na het versturen van de factuur is het belangrijk dat u een strikt schema hanteert voor het versturen van herinneringen en aanmaningen. Dit stappenplan noemen we ook wel een workflow. Die ziet er (bij een betalingstermijn van 14 dagen) bijvoorbeeld zo uit.

    Op deze manier vergroot u de kans dat de factuur relatief snel betaald wordt. Heeft u te maken met een bewuste wanbetaler? Dan kunt u snel overschakelen op een incassotraject om uw geld alsnog te innen.

    Waarom betalen mijn debiteuren niet?

    Tevreden klanten zijn (meestal) betalende klanten. Betaalt uw klant niet op tijd? Probeer dan zo snel mogelijk te achterhalen wat daarvoor de reden is.

    Invorderingsbedrijf heeft ruime ervaring met debiteurenbeheer. Die ervaring leert ons dat er meestal geen sprake is van bewuste wanbetaling. 

    Goed debiteurenbeheer bestaat daarom ook uit communicatie met uw klant. Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?

    Controleer bij een betaaltermijn van 14 dagen niet pas na een maand of de factuur daadwerkelijk betaald is. Stuur een dag na de vervaldatum direct een herinnering. Of (nog beter) stuur twee dagen voor de vervaldatum een aankondiging van het vervallen van de factuur.

    Op die manier ontdekt u het op tijd als er iets is misgegaan en u te maken heeft met een ontevreden klant. Het mes snijdt aan twee kanten: u vergroot de kans dat uw rekeningen op tijd betaald worden en u kunt uw klanten tevreden houden.

    Het best houdt u een vaste timing aan in dit proces.

    10 tips voor succesvol debiteurenbeheer

    Tip 1: Zorg voor een duidelijk overeenkomst

    Zorg als verkopende partij voor duidelijke schriftelijke afspraken. Zo voorkomt u misverstanden. Neem in de overeenkomst onder andere de naam, functie en adresgegevens van beide partijen op. 

    Omschrijf verder de diensten of te leveren goederen. Benoem de kosten en stel een duidelijke betalingstermijn. Stel een levertermijn en benoem de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de deal.

    Tip 2: Duidelijke algemene en leveringsvoorwaarden

    Met duidelijke algemene- en leveringsvoorwaarden voorkomt u misverstanden. Bovendien staat u juridisch sterker als het tot een betalingsconflict komt.

    Tip 3: Neem een eigendomsvoorbehoud op in de voorwaarden

    Als u goederen op rekening levert aan klanten is het belangrijk om een eigendomsvoorbehoud op te nemen in uw algemene voorwaarden. Betaalt uw klant niet? Dan kunt u de geleverde producten met het eigendomsvoorbehoud terughalen. Heeft u geen eigendomsvoorbehoud? Dan kunt u de producten niet zomaar opeisen, zelfs als uw klant u niet betaalt.

    Tip 4: Controleer de kredietwaardigheid van uw klant

    Door de financiële positie van uw klant te onderzoeken, komt u erachter of uw klant wel aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. Zo voorkomt u dat u goederen of diensten levert die de klant helemaal niet kan betalen.

    Tip 5: Maak debiteurenbeheer een vaste taak

    Debiteurenbeheer is een tijdrovende en vervelende klus voor veel ondernemers. Toch is het noodzakelijk. Maak daarom op een vaste dag per week voldoende tijd vrij voor uw debiteurenadministratie. Zo bent u in de gelegenheid om facturen op tijd te versturen en uw debiteur te herinneren aan openstaande facturen. Hoe meer achterstand u oploopt, hoe groter de kans dat facturen lange tijd onbetaald blijven zonder dat u het doorheeft. 

    Als alternatief kunt u uw debiteurenbeheer uitbesteden.

    Tip 6: Verstuur uw factuur zo snel mogelijk

    Heeft u de afgesproken diensten of producten geleverd? Stuur de factuur direct op. Hoe langer u hiermee wacht, hoe groter de kans dat uw debiteur het betalen uitstelt. Vermeld op de factuur duidelijk een betalingstermijn en het totaalbedrag. Zorg dat de factuur aan de wettelijke regels voldoet.

    Tip 7: Deel een betaallink

    Door een betaallink aan uw factuur toe te voegen, maakt u het uw klant makkelijker te betalen. Met één druk op de knop kan uw klant het openstaande bedrag overmaken. Hierdoor vergroot u de kans dat uw klant (snel) betaalt. Met de module betaallinks uit ons softwarepakket kunt u eenvoudig betaallinks aan uw facturen, herinneringen en sommaties toevoegen.

    Tip 8: Stuur de betalingsherinnering

    Is de betalingstermijn verstreken? Wacht niet met het versturen van de betalingsherinnering, maar stuur deze direct de volgende dag. Zo weet uw debiteur dat u er bovenop zit. 

    Gebruik geen term als ‘eerste herinnering’. Dit suggereert dat er meerdere gaan volgen.

    Download voorbeeld formele betalingsherinnering (NL)
    Download voorbeeld informele betalingsherinnering (NL)

    Tip 9: Bel uw debiteur

    Blijft betaling zelfs na het versturen van een herinnering uit? Schroom niet de telefoon te pakken. Vertel dat de factuur nog openstaat en probeer erachter te komen wat de reden daarvoor is. 

    Zodra u uw debiteur aan de telefoon heeft, kan deze niet meer beweren niet op de hoogte te zijn van de openstaande rekening. Als uw klant ontevreden is, kunt u proberen tot een oplossing te komen.

    Tip 10: Stuur een laatste aanmaning

    Vermeld duidelijk dat dit de laatste kans is om de factuur te betalen. Hierna schakelt u een incassobureau in. De incassokosten mag u doorberekenen aan uw debiteur. Meld duidelijk hoe hoog de incassokosten zijn als er niet betaald wordt.

    Debiteurenbeheer zelf doen of uitbesteden?

    Goed debiteurenbeheer kost een hoop tijd. Het is bovendien niet de favoriete bezigheid van de meeste ondernemers. Als dat ook voor u geldt, kunt u overwegen het debiteurenbeheer uit te besteden

    Wij nemen het debiteurenbeheer van u over en zorgen voor snellere betalingen van uw facturen. Zo heeft u zelf nergens omkijken naar en houdt u tijd over om u te focussen op andere onderdelen binnen uw onderneming.

    Een belangrijk voordeel van het uitbesteden van uw debiteurenbeheer is dat u zelf geen strenge brieven hoeft te versturen en vervelende telefoontjes hoeft te plegen. Veel ondernemers voelen zich nu er nu eenmaal niet prettig bij hun debiteuren op de huid te zitten. Ze willen immers hun klantrelatie niet op het spel zetten.

    Dit werk uitbesteden is een uitstekende manier om een strikt maar rechtvaardig debiteurenbeheer te voeren, zonder dat u hier zelf mee hoeft te worstelen.

    Vreemde ogen dwingen; van een brief van Invorderingsbedrijf gaat een enorme overredingskracht uit. Uw debiteur weet immers dat hij een deurwaarder op bezoek kan krijgen of voor de rechter gedaagd kan worden als hij de rekening niet netjes betaalt. De meeste debiteuren zullen dit willen voorkomen en de factuur dus op tijd betalen.

    Hoe verzorgt Invorderingsbedrijf uw debiteurenbeheer?

    Invorderingsbedrijf kan het debiteurenbeheer voor u uit handen nemen. Wij zorgen er door middel van zorgvuldig debiteurenbeheer voor dat de facturen van onze klanten sneller betaald worden. 

    Betaalt de klant niet? Dan kunnen we direct overstappen op een succesvol incassotraject. Zo maken we het mogelijk dat u uw tijd kunt besteden aan waar u goed in bent: ondernemen!

    Maatwerk

    Iedere onderneming heeft andere behoeften als het gaat om debiteurenbeheer. Daarom stellen wij de werkwijze volledig af op uw bedrijfsvoering. Bespreek met onze specialisten welke werkzaamheden u zelf uit wilt voeren en welke u aan ons over wilt laten. We kunnen onder andere herinneringen en aanmaningen voor u versturen, persoonlijk contact opnemen met uw debiteur, een gedegen incassotraject verzorgen, de kredietwaardigheid van nieuwe klanten onderzoeken en verdwenen debiteuren opsporen.

    Debiteurenbeheer software

    Als u uw debiteurenbeheer uitbesteedt aan Invorderingsbedrijf krijgt u de beschikking over een handig softwareprogramma, namelijk Riskprotector. Dit wordt gekoppeld aan uw boekhoudpakket. In het programma kunt u een gewenste workflow instellen. 

    U logt eenvoudig in op het online dashboard. In één oogopslag ziet u een overzicht van uw openstaande facturen. Is een betaaltermijn van een factuur is verstreken? Dan zorgen wij ervoor dat de gewenste acties worden uitgevoerd. 

    Zo weet u het direct als er nog onbetaalde facturen zijn en worden meteen de juiste maatregelen genomen. Het resultaat: uw facturen worden vlot betaald!

    Demo software debiteurenbeheer aanvragen

    Vul hieronder uw gegevens in en ontvang gratis een demo van onze debiteurenbeheer software.



      Bent u een particulier of een onderneming?




      Door dit formulier in te vullen ga je akkoord met de privacyvoorwaarden.

      Incassobureau inschakelen

      Uw debiteurenrisico verkleinen

      Een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer is het beperken van uw debiteurenrisico. Met de module Riskmanager uit het Riskprotector pakket krijgt u in één oogopslag een duidelijk overzicht van het betaalgedrag en de kredietwaardigheid van uw zakelijke partners. Op die manier weet u precies hoe groot de kans is dat uw klant niet aan zijn verplichtingen wil of kan voldoen.

      Nooit meer onbetaalde facturen?

      Wilt u dat uw facturen structureel op tijd betaald worden? Besteed uw debiteurenbeheer uit aan onze specialisten en wij zorgen dat u zelf nergens omkijken naar heeft. Vraag een vrijblijvende offerte aan door onderstaand uw contactgegevens achter te laten. We nemen binnen één dag contact met u op om de mogelijkheden te bespreken.

      Offerte aanvragen!

      Vul hieronder uw gegevens in en ontvang een vrijblijvende offerte.



        Bent u een particulier of een onderneming?




        Door dit formulier in te vullen ga je akkoord met de privacyvoorwaarden.

        Incassobureau inschakelen

        FAQ: Veelgestelde vragen over debiteurenbeheer

        Debiteuren zijn kortgezegd klanten die u nog moeten betalen. In juridisch jargon wordt een debiteur ook wel een schuldenaar genoemd.

        Crediteuren zijn eigenlijk het tegenovergestelde van debiteuren. Dit zijn partijen die nog geld van u tegoed hebben. Een leverancier die u een factuur stuurt, is bijvoorbeeld een crediteur.

        Een belangrijk onderdeel van goed debiteurenbeheer is het versturen van aanmaningen. Allereerst moet een aanmaning (bij particuliere klanten) voldoen aan wettelijke eisen, voordat u een incassobureau in kunt schakelen. Daarnaast kan een goede aanmaning uw debiteur sneller laten betalen. 

        Als u een incassotraject wilt starten moet u particuliere klanten altijd een laatste aanmaning sturen. Met deze zogenaamde 14-dagenbrief of WIK-brief geeft u uw debiteur nog 14 dagen de tijd om het openstaande bedrag te betalen (zonder bijkomende incassokosten). In deze aanmaning moet in ieder geval het volgende staan:

        • Dat de uiterste betalingstermijn is verstreken
        • Dat de klant nog 14 dagen heeft om het bedrag te voldoen 
        • Dat u de zaak anders uit handen geeft aan een incassobureau als Invorderingsbedrijf
        • Hoe hoog de incassokosten in dat geval zijn

        Er gelden verder geen wettelijke vereisten aan een aanmaning. Toch zijn er nog een aantal punten die belangrijk zijn te vermelden in de brief:

        • Het factuurnummer
        • De vervaldatum
        • Het verschuldigde bedrag 
        • Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)

        Wanneer uw debiteur failliet gaat, zult u zich moeten wenden tot de curator. Dit is degene die het faillissement afhandelt en de schuldeisers uit de failliete boedel probeert uit te betalen. Partijen als de Belastingdienst hebben hierbij echter voorrang.

        Om het risico dat u in zee gaat met een bedrijf dat op de fles gaat te verminderen, kunt u de financiële situatie van uw debiteur laten onderzoeken. Zo weet u voordat u een overeenkomst sluit hoe de afnemer van uw diensten of goederen er financieel voorstaat.

        Een eigendomsvoorbehoud is een beding in de verkoopvoorwaarden. Het betekent dat de eigendom van een product dat u op rekening levert, pas op de nieuwe eigenaar overgaat als het aankoopbedrag is voldaan. 

        Zonder eigendomsvoorbehoud is dat niet het geval. Zodra de spullen geleverd zijn, is uw klant wettelijk gezien de eigenaar van deze goederen. Als uw afnemer failliet gaat voordat hij betaald heeft, kunt u uw spullen daardoor niet meer zomaar terughalen. 

        Met een eigendomsvoorbehoud kunt u niet betaald goederen die u geleverd heeft, wel weer opeisen als uw klant niet betaalt of failliet gaat.

        No Cure No Pay Incasso

        Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!

        • Géén succes = géén kosten
        • 100% uitkering van de hoofdsom
        • 95% slagingspercentage

          Door dit formulier in te vullen ga je akkoord met de privacyvoorwaarden.

          Neem telefonisch of per mail contact op

          Patrick vijverberg
          Patrick Vijverberg
          Zakelijk
          Zeer tevreden over de Credit Control Module. Al mijn betalingsherinneringen heb ik inmiddels geautomatiseerd en aangepast op mijn klanten. Bespaart mij veel tijd en ik hoef minder lang te wachten op mijn geld.
          Lees meer