WIK-brief: de wettelijk verplichte laatste betalingsherinnering

Het is geen harde eis om de brief aangetekend te versturen. Als het tot een juridische procedure komt, moet u echter wel kunnen aantonen dat uw klant de brief ontvangen heeft. Daarom is het vaak wel verstandig om de brief aangetekend te versturen.

Is uw debiteur een consument, dus een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf? Dan is hij in beginsel geen incassokosten verschuldigd zolang hij geen WIK-brief (WIK-aanmaning) heeft ontvangen die aan de wettelijke eisen voldoet (artikel 6:96 lid 6 BW en artikel 3:37 lid 3 BW). Een aanmaning heeft in beginsel pas werking als zij de consument heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW), en de termijn van 14 dagen gaat in op de dag nadat hij de brief heeft ontvangen. U heeft dan dus in beginsel geen recht op vergoeding van incassokosten. Dat verandert pas als de consument een geldige brief heeft ontvangen en de termijn van 14 dagen ongebruikt laat verstrijken. Een verkeerd vermelde termijn kunt u niet herstellen met een korte extra betaaltermijn (Hoge Raad 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704). Handelt uw debiteur in de uitoefening van een beroep of bedrijf? Dan geldt dit niet: zie de vraag “Is er ook een 14-dagenbrief voor bedrijven?”.

Heeft u een klant die een openstaande factuur niet betaalt en wilt u een incassobureau op de zaak zetten, maar heeft u nog geen 14-dagenbrief verstuurd? Dan kunt u dit alsnog doen. Het is niet verplicht om de brief direct na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur te versturen.

Als u uw vordering overdraagt aan Invorderingsbedrijf en nog geen WIK-brief heeft verstuurd, zullen wij dit doen.

Is uw debiteur een consument? Dan moet de WIK-brief de gevolgen van het uitblijven van betaling vermelden, waaronder de vergoeding die u volgens de wettelijke regels vordert (artikel 6:96 lid 6 BW). Het is dus niet voldoende om slechts te vermelden “dat er incassokosten in rekening gebracht zullen worden”. Voor een betalingsverplichting die uit een overeenkomst voortvloeit (artikel 1 van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten) zijn de wettelijke incassokosten, behalve in de gevallen van artikel 2a van het Besluit (zie hieronder), een staffel over de hoofdsom van de vordering (artikel 2 Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten): 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775. De vergoeding bedraagt ten minste € 40 (artikel 2 lid 2 van dat Besluit), behalve in de gevallen van artikel 2a van het Besluit (zie hieronder). Voor bepaalde termijnbetalingen gelden afwijkende regels (artikel 6:96 lid 8 BW en artikel 2a van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten).

Met de brief geeft u uw klant 14 dagen extra de tijd om de openstaande rekening te betalen, zonder dat er extra kosten in rekening gebracht worden. Het is belangrijk om daarbij goed rekening te houden met de verzendtijd. Uw klant moet daadwerkelijk 14 dagen de tijd hebben om te betalen. Is uw debiteur een consument? Dan gaat die termijn in op de dag nadat hij de brief heeft ontvangen (artikel 6:96 lid 6 BW). 

Houd daar rekening mee bij hoe u dit in de brief omschrijft. Is uw debiteur een consument en zet u in de brief dat hij “binnen 14 dagen na dagtekening” moet betalen? Dan begint de termijn te vroeg en voldoet de brief niet aan de wettelijke eisen (Hoge Raad 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704). 

Omschrijf de termijn van 14 dagen bijvoorbeeld op één van de volgende manieren: 

• Binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd
• Binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd
• Binnen drie weken nadat u deze brief heeft ontvangen

Het is in principe toegestaan om een 14-dagenbrief digitaal te versturen. U moet in dat geval wel zeker weten dat uw klant bereikbaar is op het e-mailadres en de brief ook daadwerkelijk ontvangt. Als u normaal gesproken altijd via e-mail met de klant communiceert, kunt u de WIK-brief dus per e-mail verzenden. Als al uw andere communicatie met de klant bijvoorbeeld via de post verloopt, dan is een e-mail geen regulier communicatiemiddel. In dat geval kunt u de WIK-brief ook niet per e-mail verzenden.

Sommige bedrijven brengen bovenop de incassokosten administratiekosten in rekening. Dit is niet toegestaan. Ook niet als het in uw algemene voorwaarden staat. De vergoeding voor de extra administratie valt namelijk ook onder de wettelijke incassokosten. Ook het in rekening brengen van een hoger bedrag aan dossierkosten of aanmaningskosten (bovenop de buitengerechtelijke incassokosten) is niet toegestaan. De vergoeding van de incassokosten gaat doorgaans naar het incassobureau dat de vordering voor u int. Zij voeren immers de werkzaamheden uit.

Een zakelijke klant is in principe direct incassokosten verschuldigd als hij een rekening te laat betaalt. Het is wel toegestaan om een 14-dagenbrief te versturen, dit is alleen geen verplichting. U mag in principe direct een incassobureau inschakelen als u een zakelijke klant heeft die te laat betaalt. Het incassobureau mag direct incassokosten in rekening brengen.

Bent u btw-plichtig en kunt u de btw verrekenen? Dan mag u de incassokosten niet verhogen met de btw. U krijgt van het incassobureau een btw-factuur. Die kunt u verrekenen via uw btw-aangifte. 

Bent u niet btw-plichtig en kunt u de btw niet verrekenen? Dan mag u de incassokosten verhogen met de btw. Dit moet u ook in de WIK-brief vermelden.

Invorderingsbedrijf behandelt geen vorderingen van particuliere opdrachtgevers. Bent u een particuliere opdrachtgever? Dan verwijzen wij u naar onze partner TodayIClaim. Heeft u zelf een WIK-brief ontvangen en vindt u het moeilijk om te betalen? Op onze pagina Hulp bij geldproblemen vindt u meer informatie.