Een factuur: wat is dat en
wanneer verstuurt u er een?

Wilt u een factuur niet betalen? Als de vordering terecht is, bent u in gebreke als u de rekening niet op tijd betaalt. 

Als u ondernemer bent, kunnen er in dat geval direct extra incassokosten bij u in rekening gebracht worden. Als u een particulier bent, is de crediteur wettelijk verplicht om eerst een herinnering te sturen en u nog 14 dagen de tijd te geven om de openstaande factuur te betalen. Als u dat vervolgens niet doet, mogen er buitengerechtelijke incassokosten in rekening gebracht worden.

In de meeste gevallen zal de schuldeiser een incassobureau inschakelen. Het incassobureau stuurt een aanmaning. Als u die niet betaalt kan er een gerechtelijke procedure tegen u gestart worden. Als de rechter bepaald dat de vordering gegrond is, kan de debiteur een deurwaarder inschakelen en beslag bij u laten leggen.

Facturen die u zelf ontvangt voor leveringen of diensten die u heeft afgenomen noemt men inkoopfacturen. Het is als ontvanger belangrijk om deze facturen goed te controleren voordat u ze betaalt.

De nota moet u inboeken in uw administratie. Vervolgens kunt u bijvoorbeeld de betaalde btw verrekenen tijdens de aangifte omzetbelasting en om uw zakelijke kosten af te trekken bij de aangifte inkomstenbelasting. Voor ondernemers geldt een bewaarplicht van 7 tot 10 jaar voor hun bonnetjes en inkoopfacturen.

Als uw klant niet betaalt, is het belangrijk om zo snel mogelijk een betalingsherinnering te sturen. Als uw klant vervolgens nog steeds de factuur niet betaalt, kunt u uw vordering overdragen aan een incassobureau. Invorderingsbedrijf werkt in de buitengerechtelijke fase op basis van no cure, no pay. Dit betekent dat u niets hoeft te betalen als het ons niet lukt om de vordering te innen.

Als u een factuur verstuurt, mag u deze naderhand van de Belastingdienst niet meer wijzigen, ook niet als uw klant daarmee instemt. Als u een fout gemaakt heeft bij het opstellen van de factuur, moet u daarom een creditfactuur (creditnota) sturen. Dit is een factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het oorspronkelijke factuurbedrag.

U mag een creditnota verrekenen met een openstaande factuur. De meeste boekhoudprogramma’s bieden een mogelijkheid om de verrekening op te nemen in de administratie. Dit noemt men verdichten.

Voor het verrekenen van facturen gelden de volgende regels:

• U bent schuldenaar en schuldeiser van elkaar
• Een van de partijen verklaart dat hij een beroep doet op de verrekening
• De vordering op de handelspartner moet opeisbaar zijn

Als crediteur bent u verplicht een factuur op naam te zetten van degene met wie u de overeenkomst bent aangegaan. Dit moet de juridische naam of handelsnaam zijn. Als uw klant vraagt de tenaamstelling van de factuur te veranderen is dat dus niet toegestaan.

Als u per ongeluk een factuur dubbel betaald heeft, betekent dat niet dat u definitief uw geld kwijt bent. U kunt het teveel betaalde bedrag tot 5 jaar na de dubbele betaling terugvorderen. De ontvanger van het dubbel betaalde bedrag is verplicht dit terug te storten.

Heeft u een openstaande factuur die maar niet betaald wordt? Sommige schuldeisers kiezen er dan voor om hun factuur te verkopen. Het verkopen van een vordering is in de meeste gevallen een ongunstige oplossing. Partijen die onbetaalde facturen kopen, betalen namelijk maar een fractie van de waarde van het openstaande bedrag.

Dit terwijl u – vaak kosteloos – een incassoprocedure kunt starten. Incassobureaus als Invorderingsbedrijf werken in de buitengerechtelijke fase namelijk op basis van no cure, no pay. De incassospecialisten van Invorderingsbedrijf gaan achter uw geld aan en voeren de druk op tot uw factuur betaald is. De incassokosten worden direct doorberekend aan de debiteur en ook als het niet lukt om de vordering te innen, wordt u niets in rekening gebracht.

Een factuur is een officieel document en moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen. Zo moet u KvK-nummer en btw-identificatienummer op de factuur zetten. Als particulier heeft u deze nummers niet. Verstuur dus geen eigen factuur als particulier.

Als u als particulier van iemand geld tegoed heeft, doet u daarom een betaalverzoek. Vervolgens kunt u een kwitantie sturen. Dit is een betalingsbewijs. Op de kwitantie staat wat voor goederen of diensten er zijn geleverd, hoeveel dit er waren en wat voor bedrag daarvoor is gerekend. Vermeld ook duidelijk aan wie de kwitantie gericht is.

Een factuur sturen zonder KvK-nummer is in principe niet mogelijk. Daar is één uitzondering op: ondernemers die niet kunnen worden ingeschreven bij de KvK. Deze ondernemingen, bijvoorbeeld stille maatschappen, moeten zich bij de Belastingdienst aanmelden, en mogen wél een factuur sturen zonder KvK-nummer.

De termen offerte en factuur worden nog weleens met elkaar verwisseld, terwijl ze flink van elkaar verschillen. 

Een offerte wordt gestuurd vóór het aangaan van een overeenkomst. Een offerte is een formeel aanbod om tegen een bepaalde prijs een opdracht uit te voeren of goederen te leveren. 

Een factuur wordt gestuurd na het sluiten van de overeenkomst en dient als een officieel verzoek tot betaling van de afgesproken diensten of leveringen.

Een factuur is een document met een verzoek tot betaling dat een ondernemer moet versturen als hij goederen of diensten levert aan andere ondernemers. Een factuur moet aan verschillende wettelijke vereisten voldoen. Alleen ondernemers kunnen een factuur verstrekken. Een factuur wordt in principe verstrekt vóór de betaling gedaan wordt.

Een kwitantie is een bewijs van betaling. Hiermee kunt u aantonen dat u een betaling hebt gedaan. Een kwitantie wordt doorgaans dus verstrekt ná de betaling. Als een verkopende partij geen factuur kan leveren, dan kunt u vragen om een kwitantie.

Of er een wettelijke betalingstermijn geldt, is afhankelijk van de hoedanigheid van uw klant. 

Voor particulieren bestaat er geen minimale betalingstermijn. De enige voorwaarde is dat de betalingstermijn “redelijk” moet zijn. Wat onder redelijk wordt verstaan, hangt onder andere af van de geleverde goederen of diensten en de overeengekomen prijs. Vaak wordt een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd

Voor zakelijke overeenkomsten bestaan er wel wettelijke betalingstermijnen. Als u niets afspreekt met uw klant is de betalingstermijn 30 dagen. Hier mag u, als u dit vooraf afspreekt met de klant, eventueel van afwijken. Hoe kort de betalingstermijn mag zijn is niet wettelijk vastgelegd, behalve dat u de klant een redelijke termijn moet geven om te betalen.

Een kredietbeperkingstoeslag is een toeslag die u toe mag voegen aan een factuur als een klant te laat betaalt. U vermeldt de toeslag op de factuur, maar als de klant de rekening op tijd voldoet, hoeft hij deze toeslag niet te betalen. Omdat vooraf niet duidelijk is of de klant de toeslag moet betalen of niet, berekent u nog geen btw over deze toeslag.

Het is ‘de factuur’. Factuur is een vrouwelijk woord en krijgt dus het lidwoord ‘de’.