Inkoopfactuur: wat is dat en wat doet u ermee?

Als ondernemer bent u in principe verplicht een administratie bij te houden. In dat geval moet u dus ook uw inkoopfacturen administreren en bewaren. 

In sommige gevallen zijn ondernemers uitgezonderd van de administratieplicht. Dat is bijvoorbeeld het geval voor:

• ondernemers die uitsluitend vrijgestelde goederen of diensten leveren (ook ondernemers die gebruikmaken van de Kleine Ondernemersregeling vallen hieronder)
• rechtspersonen die geen ondernemer zijn maar wel een btw-nummer hebben

Als u goederen of diensten levert aan een zakelijke klant, moet u een factuur maken. Dit noemt men een verkoopfactuur. Hierop staat het bedrag dat uw klant aan u moet betalen.

Een inkoopfactuur is een factuur die u ontvangt van een leverancier voor de producten of diensten die u heeft afgenomen. 

Daarnaast bestaat er ook nog een creditfactuur. Die ontvangt u bijvoorbeeld van uw leverancier als die een fout heeft gemaakt op de oorspronkelijke factuur. De creditfactuur vermeldt een negatief bedrag. Dit is het bedrag dat uw leverancier u in mindering brengt of kwijtscheldt.

Niet voor al uw inkopen ontvangt u een aankoopfactuur. Als u in de winkel artikelen koopt en direct afrekent krijgt u bijvoorbeeld een bonnetje. Als u iets van een particulier koopt, kunt u om een kwitantie vragen. Dit is een ondertekende verklaring dat u heeft betaald.

Het verschil tussen een bonnetje of kwitantie en een factuur is dat een factuur aan wettelijke vereisten moet voldoen. Die verplichte gegevens ontbreken op een bonnetje of een kwitantie. Een bonnetje heeft bijvoorbeeld geen factuurnummer en vermeldt vaak niet de complete gegevens van de leverancier. 

Toch moet u als ondernemer deze bonnetjes wel bewaren en verwerken in de administratie. Ze maken immers deel uit van uw inkoopkosten en u kunt de betaalde btw terugvragen.

Een leverancier is verplicht te factureren als hij goederen of diensten levert aan andere ondernemers (of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn zoals verenigingen en stichtingen). 

De volgende ondernemers hoeven geen facturen uit te reiken:

• ondernemers in taxivervoer en openbaar vervoer
• ondernemers in de horeca
• ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren
• ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)

Ontvangt u geen factuur? Bijvoorbeeld omdat u iets koopt van een particulier? Dan kunt u vragen om een bonnetje of een kwitantie.

Het is mogelijk om als ondernemer de administratie van uw inkoopfacturen te automatiseren. Dat kunt u bijvoorbeeld doen door te werken met e-facturen. Dit zijn elektronische facturen waarbij alle verplichte onderdelen een vaste plek en speciale codering hebben. Hierdoor kunnen deze facturen automatisch verwerkt worden door administratiesoftware. Om uw leverancier te verplichten een elektronische factuur op te stellen, moet u een bepaling die dit regelt opnemen in uw inkoopvoorwaarden.