Inkoopvoorwaarden opstellen
Wanneer u als ondernemer regelmatig producten of diensten inkoopt, is het belangrijk om inkoopvoorwaarden te hanteren. Hiermee kunt u uw ondernemersrisico beperken en staat u sterk als er een conflict ontstaat met uw leverancier.
De juristen van Invorderingsbedrijf kunnen op maat gemaakte inkoopvoorwaarden voor u opstellen. Komt het tot een betalingsconflict met de leverancier? Dan kunnen we op basis van de voorwaarden bijvoorbeeld uw geld terugvorderen of een schadevergoeding eisen.
- Minder risico als ondernemer
- Eenvoudiger uw geld terugeisen
- Sterkere positie bij conflicten
- Opgesteld door juristen
Laat uw inkoopvoorwaarden vandaag nog opstellen
Met algemene inkoopvoorwaarden kunt u makkelijker uw geld terugkrijgen of een schadevergoeding claimen als een verkoper zijn afspraken niet nakomt.
Als u geen inkoopvoorwaarden heeft die van toepassing zijn op de overeenkomst, dan gelden automatisch de (algemene) voorwaarden van de verkoper. Die zijn vaak ongunstig voor u als inkoper.
Laat daarom op maat gemaakte inkoopvoorwaarden opstellen door onze juristen.
Inkoopvoorwaarden opstellen?
Laat uw gegevens achter en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
Wat zijn inkoopvoorwaarden?
Inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die u als inkoper opstelt en van toepassing verklaart op overeenkomsten die u aangaat met leveranciers en dienstverleners. In de inkoopvoorwaarden staan de rechten en plichten van de kopende en verkopende partij beschreven.
Wat staat er in de inkoopvoorwaarden?
Welke voorwaarden er precies worden opgenomen, is onder andere afhankelijk van uw bedrijfsvoering en wat u afneemt. Neemt u bijvoorbeeld verse producten, goederen of diensten af.
Vaak worden de volgende bepalingen opgenomen in de inkoopvoorwaarden:
- Verplichtingen van de leverancier/opdrachtnemer
- De gevolgen bij het niet nakomen van de verplichtingen
- Aansprakelijkheid van de leverancier/opdrachtnemer
- Verzekeringsverplichtingen leverancier/opdrachtnemer
- Leveringsafspraken
- Garantievoorwaarden
- Kwaliteitsafspraken
- Voorwaarden prijs- en tariefwijzigingen
- Geheimhoudingsafspraken
- Facturatiemoment
- Betalingstermijnen
- Het recht dat van toepassing is bij een conflict
- Bevoegde rechter en toepasselijk recht bij geschillen
- Arbitragebeding
Wanneer inkoopvoorwaarden opstellen?
Het laten opstellen van inkoopvoorwaarden is belangrijk als u veel goederen of diensten inkoopt en vooral als u veel verschillende leveranciers of opdrachtnemers heeft.
In dat geval kost het immers veel tijd om de voorwaarden van iedere verkoper door te nemen en eventueel aan te laten passen. Ook het per bestelling of opdracht vastleggen van specifieke afspraken is tijdrovend.
Inkoopvoorwaarden worden niet voor niets veel gehanteerd door grote bedrijven en de overheid.
Inkoopvoorwaarden zijn algemeen van toepassing op al uw inkopen. U weet dus zeker dat uw overeenkomsten altijd juridisch zijn dichtgetimmerd. Bovendien kunnen de voorwaarden u helpen met het tot stand brengen van een soepele bedrijfsvoering. Zo kunt u bijvoorbeeld zelf een redelijke betalingstermijn vastleggen.
Hoe maak ik de inkoopvoorwaarden van toepassing?
Uw inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de overeenkomst als uw leverancier op de hoogte is van uw voorwaarden en de kans heeft gehad om deze ook daadwerkelijk in te zien.
Battle of forms
Vaak hanteert uw leverancier zelf ook leveringsvoorwaarden of algemene voorwaarden. U heeft dus beiden voorwaarden opgesteld. Welke voorwaarden zijn dan van toepassing?
Als beide partijen voorwaarden hebben opgesteld noemt men dat een battle of forms. In dat geval gelden in principe de voorwaarden van degene die als eerste naar zijn voorwaarden verwijst, behalve als de andere partij deze van de hand wijst.
Verkoopvoorwaarden leverancier afwijzen
Als uw leverancier bij zijn offerte algemene voorwaarden toevoegt, moet u deze dus expliciet afwijzen en verwijzen naar uw inkoopvoorwaarden.
Dit doet u door de voorwaarden van de verkopende partij schriftelijk af te wijzen. Daarbij moet u de naam van de leverancier expliciet vermelden. In de brief kunt u direct verwijzen naar u eigen inkoopvoorwaarden.
Inkoopvoorwaarden laten ondertekenen
De beste manier om uw leverancier of opdrachtnemer in te laten stemmen met uw inkoopvoorwaarden is door deze te laten ondertekenen. Zo heeft u zwart op wit dat de andere partij akkoord is gegaan. U kunt de voorwaarden ook digitaal laten ondertekenen.
Aanvaarding door gedragingen
Ook als uw verkoper niet getekend heeft, kunnen de voorwaarden alsnog van kracht zijn. Ook uit gedragingen kan namelijk worden afgeleid dat de andere partij heeft ingestemd. U kunt bij gedragingen bijvoorbeeld denken aan een mondelinge bevestiging, het schudden van de hand of ja knikken. Het lastige is dat dit moeilijker te bewijzen is.
Geen reactie
Ook als uw leverancier of dienstverlener niet reageert kan dat soms worden beschouwd als een aanvaarding. Als u stelt dat de aankoop alleen doorgaat bij acceptatie van de inkoopvoorwaarden, u deze ter hand stelt en uw verkoper hier vervolgens niet op reageert, maar wel overgaat tot levering, dan kan daaruit worden afgeleid dat hij akkoord is gegaan met de voorwaarden.
Deponeren bij de Kamer van Koophandel
Het deponeren van van uw inkoopvoorwaarden is niet verplicht, maar wel verstandig. U kunt dan namelijk makkelijker bewijzen dat u heeft verwezen naar uw algemene inkoopvoorwaarden en wat daar precies in staat. Zo ontstaat er minder snel discussie over wat er precies is afgesproken en staat u sterker als het tot een juridisch conflict komt.
Wat is het verschil tussen algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden?
U kunt algemene voorwaarden opstellen. Dit zijn de voorwaarden die van toepassing zijn op uw verkooptransacties. Tegelijkertijd kunt u aparte inkoopvoorwaarden hanteren voor de inkopen die u doet.
Door algemene voorwaarden op te stellen beschermt u uzelf als verkopende partij tegen misverstanden en conflicten met uw klanten. Hierin zet u bijvoorbeeld op papier wanneer u de factuur verstuurt, wanneer uw klant de rekening moet betalen en of u garantie geeft of niet. U kunt bijvoorbeeld ook een eigendomsvoorbehoud opnemen in uw voorwaarden. Hiermee kunt u uw spullen terughalen als er niet betaald wordt.
De inkoopvoorwaarden zijn als het ware het spiegelbeeld van de algemene voorwaarden. Hierin legt u bijvoorbeeld vast wanneer uw leverancier of opdrachtgever de factuur mag versturen, wat voor betaaltermijnen hij mag hanteren en wat er gebeurt als hij de afspraken niet nakomt. Ook kunt u opnemen dat u recht heeft op een vergoeding bij indirecte schade en directe schade, bijvoorbeeld door een te late levering, gebrekkige diensten of niet werkende producten.
Zo is het voor beide partijen direct duidelijk wat voor rechten en plichten zij jegens elkaar hebben.
Algemene leveringsvoorwaarden zijn vergelijkbaar met algemene voorwaarden, maar hebben specifiek betrekking op de levering van fysieke goederen, niet op die van diensten.
Inkoopvoorwaarden laten opstellen
Ieder bedrijf is anders. Daarom is het opstellen van inkoopvoorwaarden maatwerk, waarbij u goed rekening moet houden met wat belangrijk is voor uw bedrijf. Daarvoor is de nodige juridische kennis vereist.
Daarom is het verstandig uw voorwaarden op te laten stellen door een jurist. De juristen van Invorderingsbedrijf kunnen algemene inkoopvoorwaarden opstellen die volledig zijn toegespitst op uw onderneming.
Heeft u al inkoopvoorwaarden, maar twijfelt u of deze rechtsgeldig zijn? Dan kan onze juridisch adviseur uw voorwaarden ook voor u controleren.
Meer informatie?
Vul uw gegevens in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over inkoopvoorwaarden
FAQ: Is het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden verplicht?
Het hanteren van inkoopvoorwaarden is niet verplicht, maar als u het niet doet moet u bij iedere overeenkomst opnieuw de afspraken op papier zetten. Zo niet, dan zit u vast aan de algemene voorwaarden die uw leverancier hanteert.
FAQ: Wat als ik geen inkoopvoorwaarden hanteer?
Als u geen inkoopvoorwaarden hanteert heeft u twee keuzes: of u stemt in met de voorwaarden die uw leverancier of opdrachtnemer hanteert of u maakt voor iedere levering opnieuw afspraken.
Vaak zijn de algemene voorwaarden van uw leverancier erop gericht het risico voor de verkoper zoveel mogelijk in te perken. Dit is in de regel ongunstig voor u als zakelijke klant. Het kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat u geen recht heeft op een schadevergoeding als u gedupeerd wordt door een te late levering of dat u geen garantie heeft op de producten die u koopt.
Het telkens opnieuw opstellen van voorwaarden is tijdrovend en bovendien is de kans groot dat er fouten gemaakt of onderdelen vergeten worden.
FAQ: Wat als mijn leverancier niet afweet van de inkoopvoorwaarden?
Net als wanneer u algemene voorwaarden opstelt, moet u ook bij het hanteren van inkoopvoorwaarden de andere partij op de juiste manier informeren.
Als uw leverancier niet op de juiste manier op de hoogte is gebracht van de voorwaarden, dan zijn ze niet rechtsgeldig.
Mede daarom is het zo belangrijk dat u bewijs heeft dat u de voorwaarden ter inzage heeft gegeven, bijvoorbeeld door middel van een handtekening of door de voorwaarden via aangetekende post of e-mail te versturen (wanneer de overeenkomst ook digitaal tot stand komt). Anders kan de andere partij altijd beweren dat hij uw voorwaarden niet gezien heeft.
FAQ: Hoe kan ik mijn leverancier op de hoogte stellen van mijn inkoopvoorwaarden?
U kunt verwijzen naar uw inkoopvoorwaarden door dit bijvoorbeeld in het contract op te nemen. Vervolgens moet uw leverancier ook daadwerkelijk de kans hebben om kennis te nemen van de voorwaarden.
Dit doet u door het document toe te sturen of fysiek te overhandigen, bijvoorbeeld bij het sluiten van de overeenkomst.
Als de overeenkomst via e-mail tot stand komt mag u de voorwaarden ook per e-mail toesturen. Het is ook toegestaan om via een link te verwijzen naar de voorwaarden. In dat geval moeten de voorwaarden wel daadwerkelijk gedownload en opgeslagen kunnen worden.
FAQ: Moet ik de inkoopvoorwaarden bij iedere bestelling opnieuw toesturen?
Als u op regelmatige basis zaken doet met dezelfde leverancier, is het niet nodig om uw inkoopvoorwaarden telkens opnieuw te overhandigen. Bij lopende handelsrelaties mag men er na de eerste keer vanuit gaan dat bij nieuwe transacties dezelfde voorwaarden van toepassing zijn.
Wanneer de voorwaarden gewijzigd worden tussen een eerdere aankoop en een nieuwe transactie, dan moet uw leverancier hier uiteraard wel van op de hoogte gesteld worden.
Waarom 40.000 klanten u voor gingen
- Dé #1 incassering in het binnen-en buitenland
- No Cure No Pay aanpak
- Altijd inzicht (24/7) in uw zaak via ons uniek Online Cockpit portaal
-
Één vast contactpersoon
(jurist of advocaat) - 100% uitkering van de hoofdsom
- Direct actie (dezelfde werkdag)
Invorderingsbedrijf kan bogen op een uitstekende staat van dienst als het gaat om het innen van schulden. Wilt u overleggen over uw zaak? Neem vrijblijvend contact met ons op via 070 – 762 0330 of klik op onderstaande knop!
Koninginnegracht 14 C
2514 AA Den Haag
070 – 762 0330
Fax: +3170 – 762 0335
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld ingebrekestelling
Direct aan de slag met het versturen van uw ingebrekestelling? Gebruik dan onze handig voorbeeldbrieven.