Wat is een creditfactuur en hoe maak ik er een? (met voorbeeld)
Zodra u een factuur verstuurd heeft, mag u die niet meer wijzigen. U mag de factuur ook niet zomaar uit uw administratie verwijderen en een nieuwe factuur sturen. Als u een foutje heeft gemaakt op de factuur of als een klant iets retour stuurt of een bestelling annuleert, moet u in plaats daarvan een creditfactuur maken. Een creditfactuur is een correctie op de originele factuur, met een verlaging of kwijtschelding van het oorspronkelijke factuurbedrag.
In dit artikel leggen we uit wanneer u een creditfactuur moet maken, hoe deze eruitziet en hoe u deze opneemt in uw administratie.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, is een factuur waarmee een eerder verzonden factuur hersteld wordt. De factuur ziet er ongeveer hetzelfde uit als een normale factuur, met als grootste verschil dat er op de creditnota een negatief bedrag staat. Dit geld heeft uw debiteur dus van de verzender tegoed, in plaats van dat hij het hoeft te betalen.
Het negatieve bedrag kan vaak worden weggestreept tegen het te betalen bedrag op de oorspronkelijke verstuurde factuur.
Waarom moet ik een creditfactuur maken?
Als een factuur niet (meer) klopt, bijvoorbeeld omdat u een foutje gemaakt heeft, of omdat een bestelling toch niet doorgaat, is het niet toegestaan om deze zomaar aan te passen opnieuw te versturen. Het is ook niet toegestaan om de factuur uit uw administratie te verwijderen en uw klant te melden dat hij deze als niet verzonden kan beschouwen.
Als ondernemer bent u verplicht een eenmaal verzonden factuur te crediteren als dat nodig is. U stuurt daarom een nota waarmee u het oorspronkelijke factuurbedrag kwijtscheldt (of deels kwijtscheldt). Op deze manier kunt u de bestaande factuur terugdraaien, zonder dat u iets aan de oorspronkelijke factuur hoeft te wijzigen. Zo kan de Belastingdienst controleren wie wat betaald heeft.
Wanneer stuur ik een creditfactuur?
Er zijn verschillende situaties waarin u een creditfactuur dient te versturen. Een creditnota is eigenlijk altijd vereist als een factuur om de een of andere reden gecorrigeerd moet worden. U kunt daarbij denken aan de volgende situaties:
- U heeft een fout gemaakt op de factuur
- U heeft verkeerde goederen geleverd aan de klant
- U kunt een bestelling niet leveren
- U geeft een klant achteraf korting op een factuur
- Een klant annuleert een bestelling
- Een klant retourneert een bestelling
Wettelijke eisen: wat moet er op een creditnota staan?
Een creditfactuur moet aan dezelfde factuurregels als een gewone factuur voldoen. U vermeldt dus alle verplichte gegevens zoals u dat ook doet als u een normale factuur maakt. Het is wel gebruikelijk om duidelijk op de factuur te zetten dat het om een creditfactuur gaat. Ook moet u vermelden op welke factuur de correctie betrekking heeft.
De creditnota krijgt ook een factuurnummer. U kunt de creditnota gewoon mee nummeren met de reguliere facturen, maar u mag ook een aparte reeks hanteren voor uw creditfacturen.
Wat staat er op een creditfactuur:
Een creditnota ziet er in principe hetzelfde uit als een gewone factuur. Het belangrijkste verschil met een normale verkoopfactuur is dat de bedragen negatief zijn.
Wettelijke vereisten creditnota:
- Uw volledige naam en adres
- De naam en het volledige adres van uw klant
- Uw btw-identificatienummer
- Uw KvK-nummer als u staat ingeschreven bij de KvK
- De datum waarop u de factuur verstrekt
- Een factuurnummer
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Datum van levering en eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Een negatief factuurbedrag (exclusief btw)
- Het gebruikte btw-tarief en het btw-bedrag (negatief)
Voorbeeld: hoe ziet een creditfactuur eruit?
Wilt u weten hoe een goede creditfactuur eruitziet? Download ons voorbeeld om te zien hoe u een creditnota opmaakt en hoe u de negatieve bedragen vermeldt.
Download uw voorbeeld creditfactuur
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Hoe moet ik een factuur crediteren?
Bij het crediteren van een factuur moet u zowel de factuur die u wilt crediteren als de creditfactuur bewaren. De creditfactuur mag eventueel een andere nummering hebben, maar u mag de creditfactuur ook meenemen in de nummering van uw normale facturen. Het is handig om de creditfactuur in ieder geval een iets ander kenmerk te geven, bijvoorbeeld een C achter het factuurnummer, zodat het duidelijk is dat het om een creditfactuur gaat.
Gaat u een creditnota maken? Vermeld dan het factuurnummer van de originele factuur. Zo is het duidelijk welke factuur u wilt crediteren.
Het betalen van een creditfactuur kan op verschillende manieren:
- U betaalt het creditbedrag terug aan de debiteur. De debiteur betaalt de oorspronkelijke rekening.
- U verrekent de creditnota met de oude factuur: het bedrag op de creditfactuur wordt weggestreept tegen het bedrag op de factuur waar de creditnota betrekking op heeft.
- U verrekent het bedrag met een nieuwe factuur: als de debiteur de eerdere factuur al betaald heeft, kan hij het negatieve bedrag op de creditnota verrekenen met een nieuwe factuur.
Hoe verrekent u de btw?
Net als bij een normale factuur neemt u de creditfactuur op in de btw-aangifte in het tijdvak waarin u de factuur uitreikt. Als u btw heeft toegepast op de oorspronkelijke factuur en deze nog niet heeft opgenomen in uw btw-aangifte, dan verrekent u de btw op de creditfactuur. U vermeldt de oorspronkelijk berekende btw nu dus negatief op de creditnota. Beide bedragen vallen tegen elkaar weg tijdens de btw-aangifte.
Heeft u al btw-aangifte gedaan en btw over de oorspronkelijke factuur afgedragen? Dan kunt u in tijdvak waarin u de nieuwe creditfactuur stuurt, de negatieve btw terugvragen van de Belastingdienst.
Gedeeltelijke creditfactuur
U kunt een factuur volledig crediteren. In dat geval wordt het volledige bedrag op de oorspronkelijke factuur kwijtgescholden. Dit doet u bijvoorbeeld bij een annulering van een bestelling.
Het is ook mogelijk om een factuur gedeeltelijk te crediteren. Dit kunt u doen als u op de oorspronkelijke factuur een te hoog factuurbedrag heeft vermeld of als u achteraf korting wilt geven. Ook als u slechts een deel van de bestelling heeft kunnen leveren, kunt u de eerste factuur gedeeltelijk crediteren.
Ontvang advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over creditfacturen
FAQ: Wat is het verschil tussen een creditnota en een creditfactuur?
Een creditnota is een factuur waarmee u een eerder verstuurde verkoopfactuur kunt herstellen. Een creditnota wordt daarom ook wel een creditfactuur genoemd.
FAQ: Moet ik een creditfactuur bewaren?
Net als voor een gewone factuur geldt er voor een creditfactuur een bewaarplicht. Die bewaarplicht is voor bedrijven 7 tot 10 jaar. U zult uw facturen (ook uw creditfacturen) dus zolang moeten bewaren.
FAQ: Mag ik een factuur crediteren bij een niet betalende klant?
Het komt soms voor dat een factuur niet te innen is, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is. Dit noemen we een oninbare factuur.
Het is niet alleen vervelend dat u geen geld ontvangt voor de door u geleverde diensten of goederen, u heeft waarschijnlijk ook al btw afgedragen over dit bedrag. Bovendien valt uw inkomen administratief hoger uit.
Sommige ondernemers maken daarom ook voor oninbare facturen een creditfactuur, maar dit is niet juist.
Een vordering wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd als die een jaar na de uiterste betalingstermijn van de verstuurde factuur niet betaald is. In dat geval kunt u de eerder geboekte omzet nu als verlies rekenen.
Daarnaast kunt u de btw die u over deze factuur heeft afgedragen terugvragen van de Belastingdienst.
Overigens hoeft een factuur vaak helemaal niet oninbaar te zijn. Met een gedegen incassoprocedure weet Invorderingsbedrijf 95 procent van alle openstaande facturen te innen.
FAQ: Wat als ik te veel btw in rekening heb gebracht?
Het kan ook gebeuren dat u per ongeluk een te hoog btw-bedrag op de factuur zet, bijvoorbeeld doordat u een onjuist btw-tarief hanteert. In dat geval kunt u de factuur ook corrigeren met een creditnota.
Om in dit geval de btw terug te vragen moet u daarnaast ook nog enkele andere acties ondernemen. De kans bestaat anders immers dat uw afnemer de te veel betaalde btw ook terugvraagt.
Een factuur met een te hoog btw-bedrag kunt u corrigeren via de volgende stappen:
- Factuur crediteren: U kunt de hele factuur crediteren en een nieuwe factuur uitreiken. U kunt er ook voor kiezen om een creditfactuur met alleen een negatief btw-bedrag uit te reiken.
- Uitschakelen gevaar voor verlies belastinginkomsten: U moet als leverancier aantonen dat uw afnemer de ten onrechte gefactureerde btw niet in aftrek brengt. Als hij dat inmiddels al gedaan heeft, dan moet u als leverancier aantonen dat hij de verschuldigde btw opnieuw aangeeft en afdraagt. Dit doet u door de afnemer een verklaring te laten ondertekenen waarin hij verklaart de onjuist in rekening gebrachte btw niet in aftrek te brengen of, als hij dat al gedaan heeft, de btw aan te geven bij de fiscus. Btw-terugvragen: als u de onterecht in rekening gebrachte btw al heeft afgedragen aan de Belastingdienst, dan kunt u die per brief terugvragen. Dit moet binnen 5 jaar na het jaar waarin de btw onjuist in rekening is gebracht.
FAQ: Ik heb een creditfactuur ontvangen. Wat nu?
Als u een creditnota ontvangt, dan neemt u die op in de boekhouding bij uw inkoopfacturen. Met de creditfactuur wordt (een deel van) het bedrag dat u moet betalen kwijtgescholden. In de praktijk wordt de creditfactuur meestal verrekend met de openstaande factuur. Als het om een gedeeltelijke creditfactuur gaat, betaalt u dus alleen het verschil. Heeft u de originele factuur al betaald? Dan krijgt u het bedrag op de creditnota terug van uw leverancier.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning