Kan ik een creditnota verrekenen met een factuur?
Heeft u een creditnota ontvangen van uw leverancier? Als u de factuur waar die creditnota betrekking op heeft nog niet betaald heeft, dan kunt u de facturen meestal met elkaar verrekenen. Ook is het soms mogelijk om een creditfactuur te verrekenen met andere facturen die u nog moet betalen aan dezelfde leverancier. Wanneer en hoe u facturen met elkaar kunt verrekenen leggen we uit in dit artikel.
Wat is een creditnota?
Een creditnota (ook wel creditfactuur genoemd) is een factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het oorspronkelijke factuurbedrag. Als een leverancier een fout heeft gemaakt op een factuur, mag hij die namelijk niet meer aanpassen. Daarom moet hij een nieuwe factuur sturen, met daarop een negatief bedrag. Deze factuur noemt men een creditnota of creditfactuur.
Als u een creditnota ontvangt, betekent dit dus dat u de negatieve bedragen die hierop vermeld staan tegoed heeft van uw leverancier. Daartegenover staat de oorspronkelijke factuur die u moet betalen.
Als een factuur volledig gecrediteerd wordt, zijn de bedragen gelijk en kunt u die dus tegen elkaar wegstrepen. Dit is makkelijker dan dat u het factuurbedrag betaalt aan uw leverancier en uw leverancier andersom de creditfactuur aan u betaalt.
Soms wordt een factuur ook gedeeltelijk gecrediteerd, bijvoorbeeld als uw leverancier op de oorspronkelijke factuur een te hoog bedrag heeft vermeld. In dat geval kunt u het bedrag op de creditnota aftrekken van het openstaande bedrag op de originele factuur en deze zo met elkaar verrekenen.
Waarom ontvang ik een creditnota?
Een creditnota is een factuur waarmee een andere factuur gecorrigeerd wordt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er een fout op de originele factuur staat. Een factuur mag van de Belastingdienst namelijk niet meer aangepast worden als deze eenmaal is verzonden.
Redenen om een factuur te corrigeren met een creditnota zijn bijvoorbeeld:
- Er staat een onjuist bedrag op de gestuurde verkoopfactuur
- Uw leverancier heeft een andere fout gemaakt op de factuur
- U heeft verkeerde goederen ontvangen van uw leverancier
- Uw bestelling is niet leverbaar
- U krijgt achteraf korting
- U heeft een bestelling geannuleerd
- U heeft een bestelling geretourneerd
- Er staat een verkeerd btw-bedrag op de factuur
Mag ik een creditnota met een factuur verrekenen?
Volgens het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:127) is het toegestaan om een schuld met een vordering te verrekenen. Als u zowel een onbetaalde factuur als een creditfactuur heeft ontvangen is daar sprake van. U mag de factuur (schuld) dus verrekenen met de creditnota (vordering).
De enige voorwaarde waar u aan moet voldoen is dat u het moet mededelen aan de andere partij (in dit geval uw leverancier). Dit kan zowel mondeling als schriftelijk gedaan worden.
Overigens zijn er uitzonderingen denkbaar waarbij het verrekenen van de creditnota met de factuur niet mag. Dit is bijvoorbeeld het geval als uw crediteur dit specifiek in zijn algemene voorwaarden heeft opgenomen.
Mag ik de creditnota verrekenen met meerdere openstaande facturen?
Als het gecrediteerde bedrag op de creditnota hoger is dan het bedrag van een enkele openstaande factuur die u nog heeft, dan is het mogelijk om de creditfactuur te verrekenen met andere openstaande facturen die u nog moet betalen aan de leverancier.
Verrekenen biedt zekerheid
Als het mogelijk is, is het raadzaam om een creditnota te verrekenen met een inkoopfactuur die u nog moet betalen aan uw leverancier. Dit biedt immers zekerheid. Als u de inkoopfactuur eerst betaalt, bestaat er altijd een kans dat uw leverancier het gecrediteerde bedrag niet betaalt. Als u het bedrag verrekend heeft, weet u zeker dat u niets misloopt.
Hoe verreken ik facturen met elkaar?
Er zijn verschillende manieren om creditfacturen met inkoopfacturen te verrekenen. Als de negatieve bedragen op de creditfactuur gelijk zijn aan de oorspronkelijk factuur, dan is het vaak het handigst om deze tegen elkaar weg te laten vallen. Zo hoeft geen van beide partijen iets aan elkaar te betalen.
Als u de rekening al betaald heeft, kunt u de creditnota ook verrekenen met een nieuwe openstaande factuur. Heeft u geld van de creditnota tegoed van uw leverancier maar geen openstaande facturen meer? Dan moet uw leverancier het gecrediteerde bedrag gewoon aan u uitbetalen.
In uw administratie of inkoopboek neemt u uw creditnota op als een gewone factuur. In plaats van dat u de bedragen positief vermeldt, zet u een min voor het bedrag om het negatief te maken. Zo wordt het bedrag afgetrokken van uw inkoop.
Het is verstandig om de creditfactuur een duidelijk kenmerk te geven, zodat het meteen duidelijk is dat het om een creditfactuur gaat en op welke factuur deze betrekking heeft.
De meeste facturatiesoftware heeft een functie om facturen te verrekenen en dit direct in de boekhouding te verwerken.
Verrekenen bij faillissementen
In de meeste gevallen zal het verrekenen van facturen niet zoveel problemen opleveren. U heeft nog geld van elkaar tegoed en kunt dat tegen elkaar wegstrepen. Er zijn alleen bepaalde situaties waarin het verrekenen van een creditnota minder eenvoudig is. Dat is bijvoorbeeld het geval bij het faillissement van uw leverancier.
In principe mag u facturen ook bij een faillissement met elkaar verrekenen. De enige voorwaarde is dat de schuld en de vordering zijn ontstaan voor het faillissement (of voortvloeien uit handelingen die hebben plaatsgevonden voor het faillissement). Als u de creditfactuur heeft ontvangen vóór het faillissement van uw leverancier, kunt u die dus verrekenen met een nog openstaande factuur.
Ontvang advies van onze specialisten
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over creditnota verrekenen met factuur
FAQ: Het bedrag op de creditnota is lager dan het te betalen bedrag. Hoe verreken ik dit?
Als het bedrag op de creditfactuur lager is dan het bedrag op de factuur die u moet betalen, dan trekt u het gecrediteerde bedrag af van het te betalen bedrag en betaalt u het restant. U moet uw leverancier wel laten weten dat u gebruikmaakt van een verrekening en het openstaande saldo aan hem overmaakt.
FAQ: Wat moet er op een creditnota staan?
Op creditnota’s staat in principe hetzelfde als op gewone facturen. Het belangrijkste verschil is dat de bedragen op de creditnota negatief zijn. Daarnaast moet duidelijk vermeld zijn dat het om een creditnota of creditfactuur gaat. Voor de duidelijkheid wordt vaak in de omschrijving vermeld op welke factuur de creditnota betrekking heeft en waarom de factuur gecrediteerd wordt.
De volgende zaken moeten wettelijk verplicht op de creditnota staan:
- Uw volledige naam en adres
- De naam en het volledige adres van uw klant
- Uw btw-identificatienummer
- Uw KvK-nummer als u staat ingeschreven bij de KvK
- De datum waarop u de factuur verstrekt
- Een factuurnummer (factuurnummers moeten elkaar opvolgen)
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Datum van levering en eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Een negatief factuurbedrag (exclusief btw)
- Het gebruikte btw-tarief en het btw-bedrag (negatief)
FAQ: Moet ik de creditnota bewaren?
Wanneer u als ondernemer een boekhouding bij moet houden, dan geldt ook voor creditfacturen een bewaarplicht. Die bewaarplicht ligt tussen de 7 en 10 jaar.
Als u als particulier een creditnota ontvangt, of als u als ondernemer niet verplicht bent om een administratie bij te houden, hoeft u de creditnota niet te bewaren.
FAQ: Wanneer kan ik vorderingen niet verrekenen?
Het verrekenen van facturen is alleen mogelijk als het gaat om twee gelijke vorderingen, bijvoorbeeld als u nog geld van elkaar krijgt. Als u aan de ene kant nog geld van iemand krijgt, maar aan de andere kant nog goederen aan diegene moet leveren, dan is het niet mogelijk om deze vorderingen met elkaar te verrekenen. De vorderingen “beantwoorden” elkaar namelijk niet.
Het is bijvoorbeeld ook niet mogelijk om een vordering te verrekenen met een schadeclaim waarvan het bedrag nog niet is vastgesteld.
FAQ: Ik heb zelf een factuur gestuurd en een fout gemaakt. Wat nu?
Als u zelf een fout op uw factuur maakt en deze al verstuurd heeft, dan mag u die niet meer wijzigen. U moet dus een creditnota maken. Zoals gezegd moet een creditnota aan dezelfde voorwaarden als een gewone factuur voldoen, alleen zijn de bedragen nu negatief. U brengt deze bedragen dus in mindering op het bedrag dat u tegoed heeft. Zo kunt u de volledige factuur in de praktijk ongedaan maken of een fout met de bedragen herstellen. Geef ook duidelijk aan dat het om een creditnota gaat.
Uw debiteur mag de creditfactuur verrekenen met de factuur die u gestuurd heeft. Betaal het bedrag op de creditfactuur dus niet direct uit.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning