Een goede factuur maken: met gratis voorbeeld
Biedt u goederen of diensten aan? Dan betalen klanten vaak sneller en kunt u de btw aftrekken als u een professionele factuur opmaakt. Hoe u dat kunt doen, leggen we u hier uit.
Betaalt uw klant niet, ondanks uw goede factuur? Schakel dan een incassobureau in.
- Zorg dat uw factuur aan de wettelijke eisen voldoet
- Laat klanten sneller betalen
- Sta sterk als uw klant niet betaald heeft
Download gratis een professioneel factuur voorbeeld
Maak gebruik van de gratis voorbeeldfactuur die Invorderingsbedrijf voor u beschikbaar stelt. Pas het sjabloon aan uw behoeften aan en stuur uw klanten direct een e-mail met een professionele factuur in de bijlage.
Download uw voorbeeld factuur (pdf)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw voorbeeld factuur (word)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Wanneer is een factuur maken verplicht?
Ondernemers zijn verplicht om alle diensten en goederen die geleverd worden aan andere ondernemers, te factureren. Kleine of middelgrote ondernemingen ontkomen hier ook niet aan. Ondernemers zijn ook verplicht om facturen te versturen naar stichtingen en verenigingen.
Heeft u als ondernemer alleen particuliere klanten? Dan is een factuur versturen in de meeste gevallen niet verplicht. Wij raden u aan dit wel te doen als het om grote bedragen gaat. Let op: er zijn specifieke gevallen waar u ook aan particulieren moet factureren. Dit is verplicht als:
- Minstens 80% van uw klanten ondernemers is en u een groothandel heeft in eten, tabak, tandheelkundige spullen of tandtechnische werken heeft.
- U een (nagenoeg) nieuw vervoermiddel levert aan een afnemer in een ander EU-land.
Soms zijn deze situaties niet van toepassing en hoeft u alsnog geen factuur te versturen. Hierna leest u welke uitzonderingen van toepassing zijn.
Wanneer hoeft u geen factuur te sturen?
Er zijn een aantal uitzonderingen op de facturatieplicht. Als dit van toepassing is op uw onderneming, hoeft u geen factuur te sturen.
Dat is onder andere het geval als u:
- Als ondernemer actief bent in het openbaar of taxivervoer
- Horecaondernemer bent
- Vrijgestelde goederen of diensten levert
- Gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling
- Afgesproken heeft dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)
Invorderingsbedrijf biedt maatwerk en kan voor uw bedrijfstak vaststellen of u een factuur moet sturen. Lees verder aan welke eisen een factuur moet voldoen.
Eisen factuur
Om rechtsgeldig te zijn moet een factuur aan diverse vereisten voldoen. Zo moet u onder andere een btw-nummer op de factuur zetten, beschrijven wat voor goederen of diensten u geleverd heeft en de (juridische) naam en adresgegevens van zowel uzelf als uw klant op de factuur verwerken.
Als uw factuur niet aan de eisen voldoet, dan kunnen zowel u als uw klant geen gebruikmaken van btw-aftrek. Hierdoor loopt u het risico dat uw klant de factuur niet betaalt. Zorg daarom altijd dat u een correcte factuur stuurt die aan de eisen voldoet.
Wat moet er op een factuur staan?
Er moet een aantal verplichte gegevens op de factuur staan. Dit zijn de eisen die de Belastingdienst stelt:
- Uw volledige naam
- De naam van uw klant
(Gebruik de juridische naam. De handelsnaam of bedrijfsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden gebruikt u de naam van het bedrijfsonderdeel dat de prestatie levert.) - Uw volledige adres
- Het volledige adres van de klant
(Gebruik het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende om alleen een postbusnummer te vermelden.) - Uw btw-nummer
- Uw KvK-nummer als u staat ingeschreven bij de KvK
- De datum waarop u de factuur verstrekt
- Factuurnummer
(Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. U mag wel meerdere reeksen gebruiken.) - Wat voor goederen of diensten u geleverd heeft
(Beschrijf duidelijk wat u geleverd heeft en hoeveel goederen of gewerkte uren u in rekening brengt.)
- De datum van levering en eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief btw
(Als u goederen of diensten levert met verschillende btw-tarieven, vermeldt u deze bedragen apart. Vermeld ook een eenheidsprijs als dit relevant is.) - Het juiste btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
- Het btw-bedrag
Een eenvoudige factuur
Is de hoogte van uw factuurbedrag inclusief btw onder de 100 euro? Dan mag u een eenvoudige factuur opstellen. Dit zijn de vereisten voor een vereenvoudigde factuur:
- Factuurdatum
- Uw naam en adresgegevens
- Welke goederen of diensten u heeft geleverd
- Het btw-bedrag
Een (eenvoudige) factuur kan voorzien worden van een begeleidende tekst. Hoe u die tekst het beste kunt schrijven, leest u hierna.
Factuur tekst
Het is niet verplicht om extra informatie op uw factuur te verwerken, maar het bijvoegen van een begeleidende tekst oogt netjes en professioneel. Wij raden u aan een tekst toe te voegen als u een factuur per post of per e-mail stuurt.
Tekst op factuur
De begeleidende tekst op uw factuur heeft doorgaans een inleiding, betalingsinstructies en een afsluiting. Op papier een professionele factuur maken doet u op de volgende manier:
Inleiding voorbeeld
Bij deze ontvangt u de factuur voor de geleverde goederen/verrichte werkzaamheden. Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur? Neem dan gerust contact met ons op.
Voorbeeld betalingsinstructies
Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 30 dagen te betalen (voor dd-mm-jjjj) op rekeningnummer [rekeningnummer] t.n.v. [rekeninghouder] onder vermelding van klantnummer [klantnummer] en factuurnummer [factuurnummer]. Op alle goederen/diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u downloaden van onze website.
Afsluiting voorbeeld
Bedankt voor de prettige samenwerking/bestelling. Wij zijn u graag weer van dienst!
Een begeleidende tekst voor een factuur die u per e-mail verstuurd, kan er zo uitzien:
Begeleidende e-mail voorbeeld
Geachte heer/mevrouw,
In de bijlage treft u de factuur voor de geleverde diensten/goederen op [datum]. Het gaat om [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.
Heeft u nog vragen over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op.
Bij voorbaat dank.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Hoe ziet een goede factuur eruit?
Naast de eisen die de Belastingdienst stelt, adviseren wij dat u uw eigen huisstijl gebruikt bij het opstellen van een factuur. Een goede factuur is netjes opgemaakt en is voorzien van uw logo. Zo weet uw klant direct van welk bedrijf de factuur afkomstig is.
Binnen welke termijn moet u de factuur sturen?
Het is verstandig om uw factuur direct na het verrichten van de werkzaamheden of het leveren van de goederen te versturen. Hoe sneller u de factuur verstuurt, hoe beter uw klant zich de diensten of levering nog herinnert.
U mag van de Belastingdienst bovendien niet eindeloos wachten met de factuur verzenden. U moet uw factuur namelijk voor de uiterste uitreikingsdatum versturen. De uitreikingsdatum ligt altijd vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin u het product of de dienst heeft geleverd.
Voorbeeld: U heeft op 12 juli een opdracht afgerond. U verstuurt de factuur voor 15 augustus.
Welke betalingstermijn zet u op de factuur?
De betalingstermijn die u op de factuur mag zetten is afhankelijk van aan wie u de factuur verstuurt. Er gelden namelijk afwijkende regels voor bedrijven, grote bedrijven, de overheid en particulieren.
Betalingstermijn particulieren
Er bestaat geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. Als u een factuur verstuurt aan een particulier mag u de betalingstermijn dus zelf bepalen. De enige voorwaarde is dat de betalingstermijn “redelijk” moet zijn. Wat voor betalingstermijn als redelijk beschouwd mag worden is niet wettelijk vastgesteld en afhankelijk van de situatie. In veel gevallen wordt een betalingstermijn van 14 dagen als redelijk gezien.
Betalingstermijn ondernemers
Als u geen betalingstermijn afspreekt als u goederen of diensten levert aan bedrijven, dan geldt een wettelijke betalingstermijn. Hier mag u in principe van afwijken door een andere betalingstermijn af te spreken. Die kunt u bijvoorbeeld opnemen in uw algemene voorwaarden.
- Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.
- Als u een andere betalingstermijn afspreekt, dan mag die maximaal 60 dagen zijn, behalve als u als mkb’er levert aan grootbedrijven.
- Een langere betalingstermijn dan 60 dagen is alleen toegestaan als u kunt aantonen dat hier geen nadelen aan zitten voor de koper en verkoper.
Er bestaan dus alleen beperkingen met betrekking tot de maximale betalingstermijn. U mag dus een kortere betalingstermijn overeenkomen met uw klant. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een betalingstermijn in uw algemene voorwaarden, leveringsvoorwaarden of koopcontract op te nemen.
Betalingstermijn overheden
Als u goederen of diensten levert aan overheidsinstanties dan geldt er een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Hier mag alleen in uitzonderlijke situaties van afgeweken worden.
Vervaldatum factuur
Om te zorgen dat uw klant zich aan de betalingstermijn houdt, moet u de vervaldatum op de factuur vermelden. De vervaldatum van de factuur is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. U kunt deze op twee manieren op uw factuur vermelden:
- Het aantal dagen (wij verzoeken u het vermelde bedrag binnen 14 dagen te betalen)
- De daadwerkelijke vervaldatum noemen (wij verzoeken u de factuur uiterlijk 15 maart 2024 te betalen)
BTW verlegd op factuur
In sommige gevallen moet u als ondernemer de btw verleggen naar de afnemer. Dit is onder andere het geval als u diensten levert aan afnemers in andere EU-landen
In dat geval zet u “btw verlegd” op uw factuur. Ook vermeldt u het btw-identificatienummer van uw afnemer. U brengt dus geen btw meer in rekening en hoeft deze ook niet af te dragen.
Factuur niet betaald? Ontvang vrijblijvend advies!
Heeft u een correcte factuur verstuurd, maar betaalt uw klant die maar niet? Blijf niet wachten op uw geld, maar draag uw vordering over aan Invorderingsbedrijf.
Hoe maakt u een herinnering voor uw factuur?
Is de vervaldatum van de factuur verstreken? Dan is het verstandig om zo snel mogelijk een betalingsherinnering te sturen. Houd daarom goed uw openstaande facturen in de gaten.
Met een herinnering attendeert u uw klant op de openstaande factuur.
Een betalingsherinnering is overigens niet precies hetzelfde als een aanmaning. U stuurt een aanmaning doorgaans pas na de herinnering. Een aanmaning is strenger van toon en bedoeld om uw debiteur een laatste mogelijkheid te bieden om te betalen. Doet uw debiteur dat niet, dan kunt u een incassobureau inschakelen.
Debiteurenbeheer
Heeft u regelmatig last van onbetaalde facturen? Dan kunt u uw debiteurenbeheer aan ons uitbesteden.
Met behulp van onze speciale software zorgen onze specialisten dat uw facturen betaald worden. We zorgen voor rechtsgeldige overeenkomsten, versturen uw facturen op tijd, herinneren uw klant aan openstaande facturen en zorgen voor het innen van openstaande vorderingen
- Facturen maken
- Facturen versturen
- Verlopen facturen bijhouden
- Debiteuren bellen
- Een laatste aanmaning versturen
- Overgaan tot incasso
Vraag een offerte aan voor debiteurenbeheer
Vul uw gegevens in en ontvang uw vrijblijvende offerte.
FAQ: Veelgestelde vragen over een factuur maken
FAQ: Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een elektronische factuur. Het voordeel van een e-factuur is dat deze automatisch verwerkt wordt en het dus niet nodig is om deze handmatig in uw administratie op te nemen. Let op: een digitaal verstuurde pdf is geen e-factuur.
FAQ: Wanneer is e-facturatie verplicht?
In de voorwaarden van uw contract kan vermeld staan dat e-facturatie verplicht is, als u bijvoorbeeld zaken doet met de Rijksoverheid, decentrale overheden, onderwijsinstellingen of musea.
FAQ: Hoe kunt u een e-factuur versturen?
Stuur uw e-factuur op één van de volgende manieren:
- Via het beveiligde netwerk Peppol.
- Via e-mail met XML-bijlage. Een XML-bestand is te maken met een boekhoudprogramma.
- Door de factuur handmatig te versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener.
- Via een softwarepakket.
- Via het e-factuurportaal van de Rijksoverheid.
FAQ: Moet ik een factuur maken als ik gebruik maak van de Kleine Ondernemersregeling?
Hoewel het niet verplicht is om een factuur te maken als u gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR), is het verstandig dit toch te doen. Zo heeft u bewijs dat u heeft verzocht om betaling, mocht u ooit te maken krijgen met een debiteur.
FAQ: Hoe kan ik eenvoudig facturen versturen?
U kunt u facturatie zelf doen, een boekhouder inhuren, of een facturatieprogramma gebruiken. Gebruik online facturatie software om gemakkelijk facturen op te maken. Deze kunt u dan direct delen met uw klant.
FAQ: Hoe maak ik een creditfactuur?
Een creditfactuur is een nieuwe factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het oorspronkelijke factuurbedrag. Het vermelde bedrag op deze factuur is negatief en soms wordt erop vermeld dat het om een creditfactuur gaat.
FAQ: Mag ik een factuur op een andere naam zetten?
Bij de tenaamstelling van de factuur bent u verplicht om de juridische of handelsnaam van degene met wie u een overeenkomst hebt gesloten te gebruiken. Uit onze ervaring blijkt dat klanten die vragen een andere naam te gebruiken dit vaak doen om onder de betaling uit te komen.
FAQ: Wat als ik per ongeluk een factuur dubbel betaald heb?
Als u per ongeluk een factuur dubbel betaald heeft, dan kunt u het teveel betaalde bedrag tot 5 jaar na dato terugvorderen. De ontvanger is verplicht dit bedrag terug te betalen. Wij kunnen u hierbij ondersteunen.
FAQ: Mag ik als particulier een factuur maken?
Als particulier beschikt u niet over een KvK-nummer en btw-nummer, waardoor u geen factuur kunt maken. U kunt wel een kwitantie sturen, waarop vermeld wordt welke goederen en diensten er geleverd zijn en welk bedrag hiervoor is gerekend.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Mijn ervaring met dit bedrijf is zeer positief. Heel attente, vriendelijke en kundige medewerkers. Zeer klantvriendelijk. Je krijgt het gevoel dat je zaak, hoe klein relatief ook, ertoe doet. En dat er echt op wordt ingezet het op te lossen. Dat is ook gelukt. Ik raad iedereen die problemen heeft met bedrijven of webwinkels aan contact op te nemen met dit Invorderingsbedrijf.
Waarom 40.000 klanten u voor gingen
- Dé #1 incassering in het binnen-en buitenland
- No Cure No Pay aanpak
- Altijd inzicht (24/7) in uw zaak via ons uniek Online Cockpit portaal
-
Één vast contactpersoon
(jurist of advocaat) - 100% uitkering van de hoofdsom
- Direct actie (dezelfde werkdag)
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld ingebrekestelling
Direct aan de slag met het versturen van uw ingebrekestelling? Gebruik dan onze handig voorbeeldbrieven.