Een goede factuur maken: hoe doet u dat?
Heeft u succesvol goederen of diensten aan een klant geleverd? Dan is het de hoogste tijd om een factuur te maken. Met een goede factuur kunt u zorgen dat uw klanten sneller betalen. Bovendien moet een factuur aan de nodige eisen voldoen, anders kunt u bijvoorbeeld de btw niet aftrekken en kan uw klant de vordering betwisten. Op deze pagina leggen we uit hoe u een goede factuur maakt.
Heeft u een goede factuur gemaakt en opgestuurd, maar betaalt uw klant niet? Schakel dan zo snel mogelijk een incassobureau in!
- Zorg dat uw factuur aan de wettelijke eisen voldoet
- Laat klanten sneller betalen
- Sta sterk als uw klant niet betaald heeft
Factuur niet betaald?
Laat uw gegevens achter en we gaan direct voor u aan de slag.
Wanneer is een factuur verplicht?
U moet facturen versturen als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers of aan rechtspersonen (dit zijn bijvoorbeeld stichtingen of verenigingen).
Als u goederen of diensten aan particulieren levert, bent u in principe niet verplicht om een factuur te sturen. Alleen als u een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten of tandheelkundige producten bent en meer dan 80 procent van uw afnemers ondernemer is, moet u ook voor particuliere klanten een factuur opmaken. Hetzelfde geldt als u nieuwe of bijna nieuwe voertuigen levert in andere EU-landen.
Wanneer hoeft u geen factuur te sturen?
Er zijn een aantal uitzonderingen op de facturatieplicht. Als dit van toepassing is op uw onderneming hoeft u geen factuur te sturen.
Dat is onder andere het geval als u:
- Als ondernemer actief bent in het openbaar of taxivervoer
- Horecaondernemer bent
- Vrijgestelde goederen of diensten levert
- Gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling
- Afgesproken heeft dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)
Eisen factuur
Om rechtsgeldig te zijn moet een factuur aan diverse vereisten voldoen. Zo moet u onder andere een btw-identificatienummer vermelden, beschrijven wat voor goederen of diensten u geleverd heeft en de (juridische) naam en adresgegevens van zowel uzelf als uw klant op de factuur verwerken.
Als uw factuur niet aan de eisen voldoet, dan kunnen zowel u als uw klant geen gebruikmaken van btw-aftrek. Hierdoor loopt u het risico dat uw klant de factuur niet betaalt. Zorg daarom altijd dat uw factuur aan de eisen voldoet.
Wat moet er op een factuur staan?
Dit zijn de eisen die de Belastingdienst stelt aan een factuur:
- Uw volledige naam
- De naam van uw klant
(Gebruik de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden gebruikt u de naam van het bedrijfsonderdeel dat de prestatie levert.) - Uw volledige adres
- Het volledige adres van de klant
(Gebruik het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende om alleen een postbusnummer te vermelden.) - Uw btw-nummer
- Uw KvK-nummer als u staat ingeschreven bij de KvK
- De datum waarop u de factuur verstrekt
- Factuurnummer
(Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. U mag wel meerdere reeksen gebruiken.) - Wat voor goederen of diensten u geleverd heeft
(Beschrijf duidelijk wat u geleverd heeft en hoeveel goederen of uren u in rekening brengt.)
- De datum van levering en eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief btw
(Als u goederen of diensten levert met verschillende btw-tarieven, vermeldt u deze bedragen apart. Vermeld ook een eenheidsprijs als dit relevant is.) - Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
- Het btw-bedrag
Een eenvoudige factuur
In sommige gevallen mag u vereenvoudigde facturen maken. Dit is het geval als het factuurbedrag inclusief btw onder de 100 euro blijft.
Een eenvoudige factuur opmaken doet u door de volgende zaken te vermelden:
- Factuurdatum
- Uw naam en adresgegevens
- Welke goederen of diensten u heeft geleverd
- Het btw-bedrag
Factuur tekst voorbeeld
Gaat u een factuur opstellen? Dan oogt het netjes om deze te voorzien van een begeleidende tekst. Het is niet verplicht om, naast de eisen die de Belastingdienst stelt, extra informatie op de factuur te verwerken, maar dit oogt wel professioneel.
De extra tekst op de factuur bestaat bijvoorbeeld uit een inleiding, betalingsinstructies en afsluiting. Ook is het verstandig om een begeleidende tekst te schrijven als u een factuur per e-mail stuurt.
Tekst op factuur
Een professionele factuur maken doet u op de volgende manier:
Inleiding voorbeeld
Bij deze ontvangt u de factuur voor de geleverde goederen/verrichte werkzaamheden. Heeft u nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze factuur? Neem dan gerust contact met ons op.
Voorbeeld betalingsinstructies
Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 30 dagen te betalen (voor dd-mm-jjjj) op rekeningnummer [rekeningnummer] t.n.v. [rekeninghouder] onder vermelding van klantnummer [klantnummer] en factuurnummer [factuurnummer]. Op alle goederen/diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u downloaden van onze website.
Afsluiting voorbeeld
Bedankt voor de prettige samenwerking/bestelling. Wij zijn u graag weer van dienst!
Begeleidende e-mail voorbeeld
Geachte heer/mevrouw,
In de bijlage treft u de factuur voor de geleverde diensten/goederen op [datum]. Het gaat om [korte omschrijving van de geleverde diensten]. Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen de gestelde factuurtermijn over te maken.
Heeft u nog vragen over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op.
Bij voorbaat dank.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Hoe ziet een goede factuur eruit?
Behalve dat een factuur moet voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt, gelden er geen specifieke regels voor hoe een factuur eruit moet zien. Maak en verstuur professionele facturen het liefst in een eigen huisstijl. Door bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de factuur te zetten, ziet uw klant in een oogopslag van wie de factuur afkomstig is, zelfs als het de eerste factuur is die hij van u ontvangt.
Er zijn tegenwoordig verschillende manier om online facturen te maken.
Binnen welke termijn moet u de factuur sturen?
Het is verstandig om uw factuur direct na het verrichten van de werkzaamheden of het leveren van de goederen te versturen. Hoe sneller u de factuur verstuurt, hoe beter uw klant zich de diensten of levering nog herinnert.
U mag van de Belastingdienst bovendien niet eindeloos wachten met de factuur verzenden. U moet uw factuur namelijk voor de uiterste uitreikingsdatum versturen. De uitreikingsdatum ligt altijd vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin u het product of de dienst heeft geleverd.
Voorbeeld: U heeft op 12 juli een opdracht afgerond. U verstuurt de factuur voor 15 augustus.
Welke betalingstermijn zet u op de factuur?
De betalingstermijn die u op de factuur mag zetten is afhankelijk van aan wie u de factuur verstuurt. Er gelden namelijk afwijkende regels voor bedrijven, grote bedrijven, de overheid en particulieren.
Betalingstermijn particulieren
Er bestaat geen wettelijke betalingstermijn voor particulieren. Als u een factuur verstuurt aan een particulier mag u de betalingstermijn dus zelf bepalen. De enige voorwaarde is dat de betalingstermijn “redelijk” moet zijn. Wat voor betalingstermijn als redelijk beschouwd mag worden is niet wettelijk vastgesteld en afhankelijk van de situatie. In veel gevallen wordt een betalingstermijn van 14 dagen als redelijk gezien.
Betalingstermijn ondernemers
Als u geen betalingstermijn afspreekt als u goederen of diensten levert aan bedrijven, dan geldt een wettelijke betalingstermijn. Hier mag u in principe van afwijken door een andere betalingstermijn af te spreken. Die kunt u bijvoorbeeld opnemen in uw algemene voorwaarden.
- Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.
- Als u een andere betalingstermijn afspreekt, dan mag die maximaal 60 dagen zijn, behalve als u als mkb’er levert aan grootbedrijven.
- Een langere betalingstermijn dan 60 dagen is alleen toegestaan als u kunt aantonen dat hier geen nadelen aan zitten voor de koper en verkoper.
Er bestaan dus alleen beperkingen met betrekking tot de maximale betalingstermijn. U mag dus een kortere betalingstermijn overeenkomen met uw klant. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een betalingstermijn in uw algemene voorwaarden, leveringsvoorwaarden of koopcontract op te nemen.
Betalingstermijn overheden
Als u goederen of diensten levert aan overheidsinstanties dan geldt er een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Hier mag alleen in uitzonderlijke situaties van afgeweken worden.
Vervaldatum factuur
Om te zorgen dat uw klant zich aan de betalingstermijn houdt, moet u de vervaldatum op de factuur vermelden. De vervaldatum van de factuur is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. U kunt deze op twee manieren op uw factuur vermelden:
- Het aantal dagen (wij verzoeken u het vermelde bedrag binnen 14 dagen te betalen)
- De daadwerkelijke vervaldatum noemen (wij verzoeken u de factuur uiterlijk 15 maart 2022 te betalen)
BTW verlegd op factuur
In sommige gevallen moet u als ondernemer de btw verleggen naar de afnemer. Dit is onder andere het geval als u diensten levert aan afnemers in andere EU-landen.
In dat geval zet u “btw verlegd” op uw factuur. Ook vermeldt u het btw-identificatienummer van uw afnemer. U brengt dus geen btw meer in rekening en hoeft deze ook niet af te dragen.
Factuur niet betaald?
Heeft u een correcte factuur verstuurd, maar betaalt uw klant die maar niet? Blijf niet wachten op uw geld, maar draag uw vordering over aan Invorderingsbedrijf.
Hoe maakt u een herinnering voor uw factuur?
Is de vervaldatum van de factuur verstreken? Dan is het verstandig om zo snel mogelijk een betalingsherinnering te sturen. Houd daarom goed uw openstaande facturen in de gaten.
Met een herinnering attendeert u uw klant op de openstaande factuur.
U maakt een betalingsherinnering van uw factuur door te vermelden dat uit uw administratie is gebleken dat u nog geen betaling heeft ontvangen voor de openstaande factuur.
Vermeld het betreffende factuurnummer en de datum waarop de factuur betaald had moeten zijn. Verzoek uw debiteur in de brief om de openstaande rekening alsnog (binnen 5 tot 10 dagen) te betalen.
Voorbeeld herinneringsfactuur tekst
Geachte heer/mevrouw [naam],
Uit onze administratie is gebleken dat we nog geen betaling hebben ontvangen van de onderstaande factu(u)r(en). We hebben een kopie van de betreffende factu(u)r(en) toegevoegd in de bijlage(n).
[specificatie facturen]
De vervaldatum voor deze factu(u)r(en) is op [dd/mm/jjjj] verstreken.
Vriendelijk verzoek ik u binnen [5-10] dagen na dagtekening van deze brief alsnog zorg te dragen voor betaling van de vermelde factu(u)r(en).
Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[uw (bedrijfs)naam]
Een betalingsherinnering is overigens niet precies hetzelfde als een aanmaning. U stuurt een aanmaning doorgaans pas na de herinnering. Een aanmaning is strenger van toon en bedoeld om uw debiteur een laatste mogelijkheid te bieden om te betalen voordat u de vordering uit handen geeft aan een incassobureau.
Debiteurenbeheer
Heeft u regelmatig last van onbetaalde facturen? Dan kunt u uw debiteurenbeheer aan ons uitbesteden.
Met behulp van onze speciale software zorgen onze specialisten dat uw facturen betaald worden. We zorgen voor rechtsgeldige overeenkomsten, versturen uw facturen op tijd, herinneren uw klant aan openstaande facturen en zorgen voor het innen van openstaande vorderingen.
- Facturen maken
- Facturen versturen
- Verlopen facturen bijhouden
- Debiteuren bellen
- Een laatste aanmaning versturen
- Overgaan tot incasso
Vraag een offerte aan voor debiteurenbeheer
Vul uw gegevens in en ontvang uw vrijblijvende offerte.
FAQ: Veelgestelde vragen over een factuur maken
FAQ: Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een elektronische factuur. Het gaat om een gestructureerd digitaal bestand waar alle vereiste gegevens een plek en een speciale codering hebben. Hierdoor kunnen e-facturen automatisch verwerkt worden. Het is met een e-factuur niet nodig om deze handmatig in de administratie op te nemen.
Een pdf die digitaal wordt verstuurd is geen e-factuur. Hierbij is handmatige verwerking namelijk wel vereist.
FAQ: Wanneer is e-facturatie verplicht?
Een e-factuur is verplicht als dit in de voorwaarden van het contract staat. De Rijksoverheid accepteer bijvoorbeeld alleen maar e-facturen. Ook kunnen decentrale overheden zoals gemeenten, provincies en waterschappen van u eisen om aan e-facturatie te doen. Dit geldt ook voor organisaties die moeten aanbesteden zoals onderwijsinstellingen en musea.
FAQ: Hoe kunt u een e-factuur versturen?
Er zijn verschillende manieren om e-facturen te versturen. Dit kan onder andere op de volgende manieren:
- Via het beveiligde netwerk Peppol.
- Via e-mail met XML-bijlage. U kunt een XML-bestand maken met een boekhoudprogramma.
- Door de factuur handmatig te versturen via een online portaal van een ICT-dienstverlener.
- Via een softwarepakket.
- Via het e-factuurportaal van de Rijksoverheid. U moet zich hiervoor aanmelden.
FAQ: Wat is een creditfactuur?
Zodra u een factuur heeft verstuurd, mag u die niet meer wijzigen, ook niet in overleg met uw klant. Maar wat als u een fout heeft gemaakt op uw factuur en uw klant bijvoorbeeld teveel in rekening heeft gebracht? In dat geval kunt u uw factuur corrigeren door een creditfactuur (ook wel een creditnota) te sturen.
Een creditfactuur is een factuur, waarmee u een deel van het eerder verstuurde factuurbedrag kwijtscheldt. Heeft uw klant de oorspronkelijke factuur al betaald? Dan dient u het bedrag op de creditfactuur terug te betalen.
FAQ: Hoe ziet een creditfactuur eruit?
Een creditfactuur lijkt erg op een gewone factuur. Een belangrijk verschil is dat het bedrag op een creditfactuur negatief is. Er staat dus een min voor het bedrag.
Het is niet verplicht, maar om verwarring te voorkomen is het verstandig om duidelijk te vermelden dat het om een creditfactuur gaat. Op de factuur staat verder een verwijzing naar de originele factuur.
FAQ: Moet ik een factuur maken als ik gebruikmaak van de Kleine Ondernemersregeling?
Als u gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR) dan is het versturen van een factuur niet verplicht, maar het mag wel. Het is verstandig om nog steeds een factuur te versturen, omdat u dan bewijs heeft dat u heeft verzocht om betaling.
Als u gebruikmaakt van de KOR dan mag u geen btw in rekening brengen. U kunt op de factuur vermelden dat u bent vrijgesteld van btw-afdrage. Overigens kunnen ondernemers die gebruikmaken van de oude KOR-regeling (van voor 1 januari 2020) ervoor kiezen nog wel BTW-plichtig te zijn, maar zij hoeven geen uitgebreide administratie bij te houden en zijn ook niet verplicht facturen te versturen.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Mijn ervaring met dit bedrijf is zeer positief. Heel attente, vriendelijke en kundige medewerkers. Zeer klantvriendelijk. Je krijgt het gevoel dat je zaak, hoe klein relatief ook, ertoe doet. En dat er echt op wordt ingezet het op te lossen. Dat is ook gelukt. Ik raad iedereen die problemen heeft met bedrijven of webwinkels aan contact op te nemen met dit Invorderingsbedrijf.
Waarom 40.000 klanten u voor gingen
- Dé #1 incassering in het binnen-en buitenland
- No Cure No Pay aanpak
- Altijd inzicht (24/7) in uw zaak via ons uniek Online Cockpit portaal
-
Één vast contactpersoon
(jurist of advocaat) - 100% uitkering van de hoofdsom
- Direct actie (dezelfde werkdag)
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld ingebrekestelling
Direct aan de slag met het versturen van uw ingebrekestelling? Gebruik dan onze handig voorbeeldbrieven.
Download nu uw ingebrekestelling voorbeeldbrief
Invorderingsbedrijf kan bogen op een uitstekende staat van dienst als het gaat om het innen van schulden. Wilt u overleggen over uw zaak? Neem vrijblijvend contact met ons op via 070 – 762 0330 of klik op onderstaande knop!
Koninginnegracht 14 C
2514 AA Den Haag
070 – 762 0330
Fax: +3170 – 762 0335