Vervaldatum factuur: hoe bepaalt u die?
Gaat u een factuur maken? Dan is het belangrijk om een vervaldatum te vermelden. De vervaldatum is de uiterste dag dat de factuur betaald moet zijn. Door een vervaldatum op de factuur te vermelden schept u duidelijkheid voor uw klant. Maar hoe bepaalt u de vervaldatum? En wat doet u als uw klant na het verstrijken van die dag nog niet betaald heeft?
Wat is de vervaldatum van een factuur?
De vervaldatum is de laatste dag van de betalingstermijn. Dit is de termijn waarbinnen uw debiteur de factuur moet betalen. Het is belangrijk om deze duidelijk op de factuur te vermelden, zodat uw klant in één oogopslag ziet op welke datum hij de factuur betaald moet hebben. Zo voorkomt u misverstanden en hoeft u niet onnodig lang op uw geld te wachten.
Hoe bepaal ik de vervaldatum?
De vervaldatum is de factuurdatum plus de betalingstermijn. De vermelde betalingstermijn begint wettelijk gezien op de dag dat uw debiteur de factuur ontvangt. Als u een betalingstermijn van 30 dagen hanteert, dan telt u dus 30 dagen op bij de factuurdatum.
Voorbeeld: de betalingstermijn is 30 dagen en uw debiteur ontvangt de factuur op 1 juli. De vervaldatum is 31 juli.
Hoe zet ik de vervaldatum op de factuur?
Het is niet verplicht om een vervaldatum op een factuur te vermelden en er zijn dus ook geen vereisten waaraan dit moet voldoen. Het is wel verstandig om in ieder geval een expliciete datum te noemen en niet uitsluitend de betalingstermijn. Zo kan er geen verwarring ontstaan over wanneer de factuur precies betaald moet zijn. Voor extra duidelijkheid kunt u de gehanteerde betalingstermijn wel vermelden als aanvulling op de vervaldatum. Bijvoorbeeld:
- Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 14 dagen en uiterlijk voor 15-07-2024 te betalen.
- Wij verzoeken u om de factuur uiterlijk voor 15-07-2024 te betalen.
Wat is de betalingstermijn van de factuur?
Wat voor betalingstermijn u kunt hanteren is afhankelijk van de overeenkomst met uw klant. Als u een betalingstermijn heeft afgesproken (of deze heeft vastgelegd in uw algemene voorwaarden). Dan is dat de geldende betalingstermijn. Heeft u niets afgesproken of vastgelegd? Dan geldt voor facturen aan zakelijke klanten de wettelijke betalingstermijn. Die geldt niet voor particuliere klanten.
Betalingstermijn factuur zakelijke klanten
Wettelijke betalingstermijnen gelden voor zakelijke klanten en als er in de overeenkomst geen andere betalingstermijn overeengekomen is. Voor zakelijke klanten is de wettelijke betaaltermijn 30 dagen.
Als ondernemers onderling een andere betaaltermijn dan de wettelijke betaaltermijnen willen gebruiken is dat mogelijk. In dat geval zijn beide partijen verplicht dit vooraf af te spreken.
Bovendien worden er door de wet wel grenzen gesteld aan langere betalingstermijnen. Een betalingstermijn mag eigenlijk nooit langer zijn dan 60 dagen. Een betalingstermijn langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als dit niet nadelig is voor één van de betrokken partijen en beide partijen hier uitdrukkelijk mee instemmen.
Voor overheden en grote bedrijven als afnemer gelden nog strengere regels: zij mogen in principe helemaal geen langere betalingstermijn bedingen. Dit is gedaan om te voorkomen dat grote bedrijven en organisaties mkb’ers lange betaaltermijnen op kunnen leggen.
Het is wel mogelijk om een kortere betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen vast te leggen.
- De maximale betalingstermijn voor bedrijven is 60 dagen, behalve als u kunt laten zien dat hieraan geen nadelen zitten voor de koper en verkoper.
- De maximale betalingstermijn voor grootbedrijven is 30 dagen.
- De maximale betaaltermijn voor overheden is 30 dagen.
- Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de betalingstermijn 30 dagen.
Particuliere klanten
De wettelijke betalingstermijn geldt niet voor particulieren. Als u levert aan particulieren bent u in zekere zin vrij om zelf een betalingstermijn te bepalen als die niet vooraf is afgesproken. De enige voorwaarde die geldt is dat u uw klant “een redelijke termijn” moet geven om te betalen. Wat als redelijk wordt gezien, hangt volledig af van de producten of diensten die u levert. 14 dagen wordt voor de meeste overeenkomsten gezien als een gebruikelijke betalingstermijn.
Wat als de vervaldatum is verlopen?
Is de vervaldatum van de factuur verstreken, maar heeft uw klant nog niet betaald? Dan is het belangrijk om direct actie te ondernemen. Als u direct een betalingsherinnering stuurt, weet uw debiteur dat u erbovenop zit.
Stap 1: bel uw klant
Als een betaling nog niet binnen is nadat de vervaldatum op een factuur nog niet is verstreken, kunt u uw klant proberen te bellen. Misschien is uw debiteur de factuur simpelweg vergeten of is de factuur niet goed aangekomen. Het kan ook zijn dat de debiteur nog vragen over de factuur heeft of ontevreden is over de geleverde werkzaamheden of spullen. Als u hier in een vroeg stadium achter komt, heeft u de mogelijkheid om het probleem op te lossen.
Stap 2: Verstuur een betalingsherinnering
Als een factuur na het verstrijken van de vervaldatum niet betaald is, dan is het belangrijk om direct een betalingsherinnering te sturen. Wacht hiermee twee dagen om te voorkomen dat de betaling en de herinnering elkaar kruizen. Verstuur de betalingsherinnering na twee dagen als u een betaaltermijn van 14 dagen hanteert en na drie of vier dagen bij een betalingstermijn van 30 dagen.
Verzoek uw debiteur in de herinnering vriendelijk om de factuur alsnog te betalen en stel een nieuwe vervaldatum. Gebruik een minimale betalingstermijn van 14 dagen voor particuliere klanten om aan de regels voor een WIK-brief te voldoen. De nieuwe betalingstermijn kan voor zakelijke debiteuren aanmerkelijk korter zijn. Geef uw debiteur, afhankelijk van de gehanteerde betaaltermijn, nog 3 tot 7 dagen om te betalen.
Stap 3: Schakel een incassobureau in
We raden u af om een tweede herinnering te sturen als uw debiteur nog steeds niet betaalt. U heeft immers al een herinnering gestuurd en telefonisch contact opgenomen. De ervaring leert dat een tweede herinnering in dat geval zelden tot betaling leidt. Daarom is het verstandig om direct een incassobureau in te schakelen.
Door een incassoprocedure te starten begrijpt uw debiteur dat het menens is. De kosten voor het incassobureau mogen wettelijk gezien direct worden doorberekend aan uw debiteur. Bij Invorderingsbedrijf werken we bovendien op basis van no cure, no pay.
4 tips om te zorgen dat klanten sneller betalen
De vervaldatum is de uiterste dag dat een factuur betaald moet zijn. U wilt als ondernemer dat uw geld op die dag binnen is en het liefst nog sneller. U kunt een aantal maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw klanten sneller betalen.
1. Leg de betalingstermijn vast in uw algemene voorwaarden
Als u levert aan zakelijke klanten is de standaard betalingstermijn 30 dagen. Het is toegestaan om daarvan af te wijken, door hier afspraken over te maken met uw klant. U kunt bijvoorbeeld in uw leveringsvoorwaarden opnemen dat u een betaaltermijn van 14 dagen hanteert. Door de betalingstermijnen kort te houden, verzekert u uzelf van snellere betalingen.
2. Stuur de factuur op tijd
Hoe sneller u uw factuur verstuurt, hoe sneller u uw geld binnen heeft. Dat klinkt logisch, maar toch wachten veel ondernemers lang met het versturen van hun facturen. Door uw factuur direct na de levering te verzenden, staat het geleverde werk nog fris in het geheugen bij uw klant. Hierdoor is de kans groter dat hij snel betaalt. Door lang te wachten met het versturen van de factuur, wekt u juist de indruk dat er geen haast geboden is met het betalen ervan.
3. Zorg dat de factuur aan de wettelijke eisen voldoet
Als u een rekening stuurt aan uw klant, is het belangrijk dat die aan de wettelijke factuureisen voldoet. Zo moet de factuur een factuurnummer hebben, moeten het btw-tarief en btw-bedrag vermeld worden en is het verplicht om de volledige naam en adresgegevens van uzelf en uw klant te vermelden. Ook moet u duidelijk beschrijven wat u geleverd heeft en wat voor prijs u daarvoor rekent.
Als een factuur niet aan de eisen voldoet, kan de klant weigeren deze te betalen. U moet dan een nieuwe factuur maken, waardoor u langer op uw geld moet wachten.
4.Voeg een betaallink toe
Hoe makkelijker u het uw klant maakt om te betalen, hoe groter de kans dat hij dit snel doet. Een beproefde methode om sneller betaald te krijgen is het toevoegen van een betaallink aan uw factuur. Hiermee kan uw klant binnen enkele drukken op de knop de betaling voltooien, zonder dat hij zelf alle gegevens in hoeft te vullen. Uit onderzoek blijkt dat facturen met een betaallink vaak binnen 2 dagen betaald worden.
Is de vervaldatum verstreken?
En heeft uw debiteur nog niet betaald? Laat uw gegevens achter en een van onze incassospecialisten neemt contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over vervaldatum factuur
FAQ: Wanneer begint de betalingstermijn?
De betalingstermijn van de factuur begint op de dag dat uw debiteur de factuur ontvangt, niet op de dag dat u die verzendt of op de dag van levering. Het is dus belangrijk om daar rekening mee te houden bij het opstellen van de factuur.
Als u de factuur per e-mail stuurt, betekent dit dat de verzenddatum en de factuurdatum hetzelfde zijn. Stuurt u de factuur per post, dan moet u rekening houden met de tijd dat de brief onderweg is.
FAQ: Is mijn debiteur wettelijke rente verschuldigd als de betalingstermijn is verstreken?
Of uw debiteur direct wettelijke rente verschuldigd is, als de betalingstermijn is verlopen, hangt af van of het een zakelijke of een particuliere klant is. Bij zakelijke klanten mag u in principe direct na het verstrijken van de vervaldatum de verschuldigde wettelijke handelsrente in rekening brengen.
Particuliere klanten moeten eerst een WIK-brief ontvangen. Dit is een betalingsherinnering waarmee zij nog 14 dagen de tijd krijgen om de openstaande rekening zonder bijkomende kosten te betalen. Pas na deze 14 dagen zijn zij de rente van rechtswege verschuldigd. Een WIK-brief moet aan verschillende wettelijke regels voldoen. Zo moet er onder andere in vermeld worden dat u een incassoprocedure start als de betaling niet op de uiterste betaaltermijn binnen is en dat daar kosten aan verbonden zijn. U moet ook specificeren hoe hoog die kosten zijn.
FAQ: Kan ik zodra de vervaldatum is verlopen direct een incassobureau inschakelen?
Voor zakelijke klanten is het toegestaan om direct na het verlopen van de vervaldatum van de factuur een incassobureau in te schakelen om de vordering te innen. Het is wel netjes om eerst een betalingsherinnering te sturen, maar dit is niet verplicht.
Particuliere klanten moeten eerst verplicht een WIK-brief ontvangen. Dit is een betalingsherinnering waarmee zij nog 14 dagen de tijd krijgen om de rekening te betalen zonder dat er extra kosten in rekening gebracht worden. Pas na het verstrijken van deze 14 dagen is uw klant invorderingskosten verschuldigd.
FAQ: Wie betaalt de incassokosten na het verstrijken van de vervaldatum?
De kosten voor een incassoprocedure mogen wettelijk gezien worden doorberekend aan de debiteur. Deze wettelijke regeling is vastgelegd in artikel 96 sub C van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.
De maximale hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten is ook wettelijk vastgesteld.
- 15% over de eerste € 2500 van de vordering;
- 10% over de volgende € 2500 van de vordering;
- 5% over de volgende € 5000 van de vordering;
- 1% over de volgende € 190.000 van de vordering;
- 0,5% over het meerdere met een maximum van € 6775.
Daarbij geldt een minimumbedrag van 40 euro, ongeacht de hoogte van de vordering.
FAQ: Is een vervaldatum op een factuur verplicht?
U bent niet verplicht een vervaldatum op een factuur te vermelden. Ook is het niet verplicht om de betalingstermijn te vermelden. Toch is het wel aan te raden om in ieder geval de vervaldatum duidelijk op de factuur te zetten. Zo voorkomt u verwarring en weet uw debiteur immers precies wanneer het verschuldigde bedrag betaald moet zijn.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning