Home PageVoorbeeld factuur zzp: zelf een factuur maken

Voorbeeld factuur zzp: zelf een factuur maken

Heeft u als zzp’er een (eerste) bestelling geleverd of een opdracht voltooid? Dan is het tijd om een factuur te sturen. Dat is goed nieuws want dat betekent dat u binnenkort betaald krijgt!

Maar hoe ziet een professionele factuur er precies uit? En wat moet er allemaal op staan? Het is belangrijk dat uw factuur voldoet aan de wettelijke vereisten, anders kan uw klant weigeren de rekening te betalen. Bovendien kunt u een flinke boete krijgen van de Belastingdienst als uw facturen niet aan de regels voldoen.

Op deze pagina leggen we uit waar u als zzp’er op moet letten bij het opstellen van een factuur. U kunt onze gratis voorbeeld factuur downloaden en gebruiken als template.

Is uw factuur niet betaald?

Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op!

Zzp factuur voorbeeld

Download onze voorbeeld factuur en gebruik deze als sjabloon. U kunt deze standaard factuur in Word of een andere tekstverwerker aanpassen aan uw eigen wensen. Vervolgens kunt u het bestand exporteren (opslaan in pdf-formaat) en versturen aan uw afnemer. Op deze manier kan de factuur niet meer aangepast worden door uw klant.

Download voorbeeld factuur zzp

Wanneer moet ik als zzp'er een factuur sturen?

Als zzp’er moet u een factuur opstellen en versturen als u goederen of diensten levert aan andere ondernemers of aan rechtspersonen (dit zijn bijvoorbeeld verenigingen en stichtingen). Deze facturen moeten aan de wettelijke vereisten voldoen. Ook moet u deze facturen bewaren.

Er zijn een aantal situaties waarin u als zzp’er geen factuur hoeft te sturen. Dat is bijvoorbeeld het geval als u gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR). De Kleine Ondernemersregeling is een btw-vrijstelling die u kunt gebruiken als u minder dan 20.000 euro omzet in een jaar heeft. Ondernemers die meedoen aan de KOR hoeven geen facturen te sturen (maar dit mag wel).

U hoeft als zzp’er geen facturen te sturen als u:

Actief bent in het openbaar of taxivervoer
Vrijgestelde goederen of diensten levert
Gebruikmaakt van de Kleine Ondernemersregeling (KOR)
Afgesproken heeft dat de afnemer de factuur maakt (bijvoorbeeld bij veilingen)

Wat moet er op een factuur staan?

Als u een factuur verstuurt, moet u daarbij voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Een factuur moet namelijk bepaalde gegevens bevatten.

Zo is de tenaamstelling van de factuur belangrijk. De factuur moet de juridische naam of handelsnaam van uw debiteur bevatten. Dit is de naam zoals de onderneming bij de Kamer van Koophandel geregistreerd staat.

Verder moet iedere factuur verplicht een uniek opvolgend factuurnummer hebben.

Verplichte vereisten factuur

Zorg dat uw factuur aan de wettelijke eisen voldoet. De volgende punten moet u verplicht vermelden:

Uw volledige naam (de naam waarmee u bij de KvK geregistreerd staat)
De juridische naam of handelsnaam van uw klant
Uw volledige adres
Het volledige vestigingsadres van de klant (het adres waar de onderneming feitelijk gevestigd is)
Uw btw-identificatienummer
Uw KvK-nummer
Factuurdatum
Factuurnummer (Gebruik opeenvolgende nummers voor uw facturen. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. U mag meerdere reeksen gebruiken.)
Duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten (wat u geleverd heeft of hoeveel uren u in rekening brengt.)
Leveringsdatum
Het bedrag exclusief btw (vermeld bedragen apart als u diensten of goederen levert met verschillende btw-tarieven)
Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
Het btw-bedrag

Een vereenvoudigde factuur sturen

Veel zzp’ers versturen met enige regelmaat kleine leveringen of verzorgen kleinere diensten. Als het factuurbedrag inclusief btw onder de 100 euro blijft, mag u een vereenvoudigde factuur maken. Op zo’n simpele factuur hoeft u slechts de volgende gegevens te vermelden:

Factuurdatum
Uw naam en adresgegevens
De geleverde diensten of goederen
Het btw-bedrag

Betalingstermijn factuur

Het is niet verplicht om een betalingstermijn of vervaldatum op uw factuur te vermelden, maar dit is wel belangrijk om ervoor te zorgen dat uw factuur op tijd betaald wordt.

Als u geen andere betalingstermijn heeft afgesproken met uw klant, geldt in principe de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Die begint op de dag dat uw debiteur de factuur ontvangt.

Vermeld op de factuur niet alleen de betalingstermijn, maar ook de vervaldatum. Dit is de uiterste datum dat de factuur betaald moet zijn.

Zelf een factuur maken als zzp'er

Het is heel goed mogelijk om zelf een factuur te maken en te versturen. Het belangrijkste is dat u zorgt voor een goede nummering van de facturen en dat uw factuur aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.

Daarnaast is het van belang dat de factuur een heldere lay-out heeft, zodat uw klant in één oogopslag ziet wat hij moet betalen en wanneer hij dat gedaan moet hebben. Om het uzelf makkelijk te maken kunt u gebruikmaken van een template.

Gebruik bijvoorbeeld ons gratis factuur voorbeeld als basis voor het maken van een factuur. U kunt de factuur gratis downloaden in Word-formaat. Vervolgens kunt u de juiste gegevens zelf invullen en de factuur eventueel aanpassen aan uw wensen. U kunt de factuur bijvoorbeeld voorzien van uw eigen huisstijl.

Als u klaar bent, kunt u het bestand opslaan als pdf en per e-mail verzenden aan uw klant. U kunt de factuur ook uitprinten en per post versturen, maar dit is niet verplicht.

Gaat u zelf een factuur opmaken? Dan is het belangrijk om naast de wettelijk verplichte gegevens altijd een vervaldatum en het totaalbedrag inclusief btw te vermelden. Zo ziet uw klant direct hoeveel hij moet overmaken en voor wanneer hij dit moet doen.

Factuur programma's voor zzp

Hoe meer klussen u als zzp’er heeft, hoe meer facturen u moet versturen. Soms is het daarom handig om gebruik te maken van facturatiesoftware. Hiermee kunt u uw facturen online of op de computer opmaken en versturen.

Door een factuurprogramma te gebruiken voor het maken van een digitale factuur bespaart u uzelf een hoop tijd en moeite.

De software geeft uw factuur bijvoorbeeld automatisch het juiste nummer en rekent de btw uit. U kunt uw eigen gegevens zoals het Kvk-nummer en btw-nummer standaard op de factuur vermelden en u kunt de klantgegevens opslaan, zodat u die niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.

Veel programma’s houden verder ook bij of de factuur al betaald is en geven u een waarschuwing als de vervaldatum is verstreken.

U kunt kiezen voor gratis factuursoftware of een betaald programma. Meestal kunt u met een gratis factuurprogramma maar een beperkt aantal facturen per maand versturen en zijn de mogelijkheden beperkt.

Tips voor snelle betaling

Als zzp’er is het ontzettend vervelend als u lang op uw geld moet wachten nadat u een opdracht heeft afgerond. U moet immers uw eigen rekeningen betalen en misschien heeft u uw inkomsten ook nodig voor de inkoop van goederen of diensten waarmee u uw onderneming verder kunt laten groeien. Er zijn verschillende manieren om ervoor te zorgen dat uw facturen sneller betaald worden.

Spreek een korte betaaltermijn af

Als u geen betalingstermijn afspreekt met uw klant, dan heeft uw debiteur wettelijk gezien 30 dagen om de rekening te betalen. Maar het is mogelijk om vast te leggen dat de factuur bijvoorbeeld binnen 14 dagen betaald moet zijn. Dit doet u door een verkorte betalingstermijn op te nemen in uw algemene voorwaarden.

Stuur uw factuur op tijd

Voor een snelle betaling is het belangrijk om zo snel mogelijk na de levering van de goederen of diensten te factureren. Hoe sneller u de factuur verstuurt, hoe beter uw klant zich uw diensten of leveringen nog kan herinneren. Als u lang wacht met factureren, dan kan dat bovendien de indruk wekken dat er ook geen haast is met de betaling.

Voeg een betaallink toe

Een van de beste manieren om facturen snel betaald te krijgen is het toevoegen van een betaallink. Als uw klanten op deze link klikken, dan kunnen zij met enkele drukken op de knop de betaling afronden, zonder dat zij zelf het bedrag en rekeningnummer in hoeven te vullen. Uit onderzoek blijkt dat facturen met een betaallink gemiddeld binnen 2 dagen betaald worden.

Stuur een betalingsherinnering

Blijft betaling achterwege? Stuur dan direct na het verstrijken van de vervaldatum een vriendelijke betalingsherinnering. Ook kunt u uw klant even proberen te bellen. Zo hoort u het meteen als er iets niet in orde is met de factuur (misschien is deze niet goed aangekomen) en weet uw klant dat u erbovenop zit.

Tip: heeft u regelmatig te maken met klanten die te laat betalen? Maak dan gebruik van onze Laatste Sommatie Service. Hiermee kunt u ons onbeperkt sommaties laten sturen aan uw te laat betalende klanten.

Wat doe ik als mijn klant een factuur niet betaalt?

Hoe goed uw factuur ook is opgesteld, vroeg of laat krijgt u te maken met een klant die niet betaalt. Wij adviseren om de zaak over te dragen aan een incassobureau als de betalingstermijn van de betalingsherinnering is verstreken. Onze ervaring leert namelijk dat het versturen van een tweede herinnering geen effect heeft.

Invorderingsbedrijf verzorgt incasso voor zzp’ers. Wat de reden van de wanbetaling ook is, wij zorgen dat u krijgt waar u recht op heeft. Draag de vordering aan ons over en wij beginnen direct met een efficiënte incassoprocedure (95% slagingskans). Dat doen wij in het buitengerechtelijke traject bovendien op basis van no cure, no pay.

Incassobureau inschakelen?

Vul uw gegevens in en een van onze incassospecialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.

FAQ: Veelgestelde vragen over facturen sturen als zzp'er

FAQ: Wat is het verschil tussen een aangetekende brief en een exploot?

U mag uw factuur op papier sturen, maar u kunt deze ook e-mailen of elektronisch versturen via een portaal. Zolang de factuur maar aan de wettelijke eisen voldoet is deze geldig. Doorgaans is het verstandig om te factureren zoals u ook met uw klant communiceert. Als de communicatie voornamelijk via de e-mail verloopt, kunt u het beste via de mail factureren. Stuurt u uw offertes en andere belangrijke documenten doorgaans per post op, dan is het verstandig om dat ook met de factuur te doen.

FAQ: Moet ik een administratie bijhouden als zzp'er?

In principe moet iedere ondernemer een administratie bijhouden. Met deze boekhouding geeft u inzicht in uw inkomsten en uitgaven. Als u btw-plichtig bent, moet de administratie aan bepaalde vereisten voldoen. Zo moet u in de btw-administratie in ieder geval duidelijk verwijzen naar de verstuurde factuur en het bedrag exclusief btw, plus het btw-bedrag registreren.

U gebruikt uw administratie onder andere voor uw btw-aangifte. U bent verplicht uw facturen 7 jaar te bewaren (ook uw inkoopfacturen). De Belastingdienst kan deze opvragen om te controleren of u uw aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting juist heeft ingevuld. U kunt hoge boetes krijgen als uw administratie niet compleet is of als de facturen niet correct zijn.

FAQ: Ik heb een fout gemaakt op de factuur. Hoe kan ik die herstellen?

Zodra u een factuur heeft verstuurd, mag u die niet meer aanpassen. Maar wat als er een fout op de factuur staat? Dan kunt u die corrigeren door een creditfactuur te sturen. U kunt de verstuurde factuur bijvoorbeeld helemaal ongedaan maken door de factuur volledig te crediteren. In dat geval valt de oorspronkelijke factuur weg tegen de creditnota en kunt u een nieuwe, juiste factuur sturen.

U kunt de factuur ook corrigeren door deze gedeeltelijk te crediteren. Dit doet u bijvoorbeeld als er een te hoog bedrag op de factuur staat. Het bedrag dat u teveel in rekening heeft gebracht, brengt u middels de creditnota in mindering, zodat het juiste bedrag blijft staan.

FAQ: Ik moet een e-factuur sturen. Hoe doe ik dat?

Een e-factuur of elektronische factuur is een digitaal bestand waarin alle vereiste factuurgegevens een speciale codering en een vaste plek hebben. Hierdoor kunnen deze elektronische facturen geautomatiseerd verwerkt worden.

Sommige afnemers verplichten u om zo’n e-factuur te sturen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u levert aan de Rijksoverheid. De Rijksoverheid accepteert alleen e-facturatie.

Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen. Veel boekhoudsoftware is aangesloten op Peppol. Dit is het systeem waarmee elektronische facturen uitgewisseld kunnen worden. Soms kunt u ook een extra softwaremodule aanschaffen of gebruikmaken van een e-factuurportal van de softwareleverancier. De Rijksoverheid heeft bovendien een eigen leveranciersportaal.