Retentierecht boekhouder en accountant
Als boekhouder, financieel adviseur of accountant komt het weleens voor dat u een klant heeft die zijn facturen niet betaalt. Als dat het geval is, dan is het mogelijk om een beroep te doen op het retentierecht en stukken van uw klant achter te houden totdat de openstaande facturen betaald zijn.
Met name accountants zijn gebonden aan strenge regels en mogen niet zomaar alle documenten achterhouden. Daarom is het belangrijk dat u weet voor welke stukken u het retentierecht kunt toepassen en welke documenten u altijd terug moet geven aan uw klant.
Even sparren?
Vul uw gegevens in en een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.
Wat is het retentierecht?
Retentierecht is het wettelijk recht om zaken van uw debiteur vast te houden totdat zij de rekening betaald hebben. Het retentierecht staat beschreven in Afdeling 4 van Burgerlijk Wetboek Boek 3.
In Artikel 290 Burgerlijk van Wetboek Boek 3 staat specifiek wat het retentierecht precies inhoudt:
“Retentierecht is de bevoegdheid die in de bij de wet aangegeven gevallen aan een schuldeiser toekomt, om de nakoming van een verplichting tot afgifte van een zaak aan zijn schuldenaar op te schorten totdat de vordering wordt voldaan.”
Het retentierecht kan worden ingeroepen als:
- de schuldeiser een opeisbare vordering heeft
- de schuldeiser feitelijke macht over de zaak uitoefent
- de vordering en de zaak voldoende samenhang vertonen
Het retentierecht wordt bijvoorbeeld in de bouw veel gebruikt. Als een opdrachtgever niet betaalt kan een aannemer wachten met de oplevering. Ook als mensen roerende goederen brengen om te repareren en vervolgens niet betalen, kan er een beroep gedaan worden op het retentierecht. Een garagehouder kan bijvoorbeeld het retentierecht inroepen en een auto onder zich houden.
Maar hoe zit dat met boekhouders en accountants? Kunnen zij stukken van hun debiteur vasthouden totdat hun klant de rekening betaald heeft?
Wanneer kan een accountant of boekhouder het retentierecht uitoefenen?
Ook een boekhouder of accountant kan het retentierecht inroepen. Een accountant moet daarbij wel aan strenge regels voldoen.
Accountants staan namelijk onder toezicht van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Als een debiteur het er niet mee eens is dat een accountant stukken achterhoudt, dan kan die een zaak aanspannen bij de tuchtrechter van de Accountantskamer en aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade.
Boekhouders staan niet onder toezicht van de NBA.
Accountant
Vooral voor accountants is het dus belangrijk om te weten wanneer het retentierecht toepasbaar is.
Bij de vraag of een accountant het retentierecht kan toepassen, is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen verschillende soorten documenten:
- Stukken van de klant die niet door de accountant zijn bewerkt
- Stukken die door de boekhouder of accountant zijn opgesteld of bewerkt
- Interne dossiers van de accountant
In beginsel zijn interne dossiers van de accountant niet bedoeld voor de klant. Deze mag de accountant dus altijd achterhouden, ook zonder retentierecht.
Stukken die de klant heeft aangeleverd en die niet door de accountant zijn bewerkt, moeten altijd worden teruggeven aan de klant, blijkt uit eerdere uitspraken van de tuchtrechter. Hier kan het retentierecht dus niet voor gebruikt worden.
Bij stukken die zijn opgesteld of bewerkt door de accountant, ligt dat anders. Deze documenten mag de boekhouder wel vasthouden als de klant een openstaande factuur weigert te betalen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om jaarrekeningen, controleverklaringen en door de accountant bewerkte administratieve bescheiden.
Boekhouders
Omdat boekhouders en financieel adviseurs niet onder toezicht staan van de Accountantskamer, gelden voor hen iets andere regels. Bij hen zal de rechter toetsen of de schuldeiser een rechtsgeldige opeisbare vordering heeft en de feitelijke macht uitoefent over de documenten die hij in zijn bezit heeft.
De civiele rechter zal daarbij ook afwegen of er bij het inroepen van het retentierecht voldoende redelijkheid in acht is genomen. Als een boekhouder stukken achterhoudt die hij niet zelf heeft opgesteld of bewerkt, maar die zijn aangeleverd door de klant, dan zal de rechter meestal oordelen dat dit naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.
Hoe kan een boekhouder een beroep doen op het retentierecht?
Om een beroep op het retentierecht te doen, moet een boekhouder of accountant de feitelijke macht over de documenten hebben. Dit betekent dat hij de stukken in zijn bezit moet hebben.
Daarnaast moet de boekhouder een opeisbare vordering hebben. Dit is bijvoorbeeld een factuur waarvan de betalingstermijn is verlopen. De stukken die de boekhouder in zijn bezit heeft, moeten betrekking hebben op de openstaande vordering.
Het moet bijvoorbeeld gaan om een jaarrekening die is opgesteld door de accountant en waarvoor de klant de rekening niet betaald heeft. Als dat het geval is, dan kan de accountant de afgifte van de jaarrekening uitstellen.
Als de boekhouder of accountant het retentierecht uitoefent, moet hij dit kenbaar maken aan de klant.
Voorbeeld
In 2021 oordeelde de rechtbank Overijssel dat een accountant het retentierecht rechtmatig had ingeroepen. De zaak was aangespannen door een klant, een financiële holding, die onder andere de jaarrekening had op laten stellen.
Na het opstellen van de jaarrekening weigerde de klant een deel van de openstaande facturen te betalen, omdat deze volgens haar te summier gemotiveerd waren en niet in verhouding stonden tot het geleverde werk. Bovendien had de accountant volgens de klant fouten gemaakt en had het bedrijf hierdoor schade geleden in de vorm van de tijd die het moest besteden om deze fouten te corrigeren.
Omdat de klant niet wilde betalen, besloot de accountant het retentierecht in te roepen en stukken die door hem waren opgesteld achter te houden.
In de rechtszaak eiste de klant afgifte van de door de accountant achtergehouden stukken en een vergoeding van de geleden schade.
De rechter wees deze eis af en bepaalde dat de vordering van de accountant wel degelijk rechtmatig was. De veronderstelde fouten in de boekhouding waren volgens de rechter niet bewezen. Daarom was het ingeroepen retentierecht volgens de rechter rechtmatig.
De rechter veroordeelde de klant tot het betalen van de openstaande vordering, de buitengerechtelijke incassokosten, de proceskosten en de wettelijke rente.
Wat als een boekhouder onterecht het retentierecht uitoefent?
Als een accountant of boekhouder het retentierecht onrechtmatig uitoefent en stukken achterhoudt, kan de debiteur afgifte daarvan eisen via een kort geding bij de civiele rechter of een procedure bij de tuchtrechter van de NBA.
Er zijn verschillende redenen waarom een beroep het retentierecht onrechtmatig kan zijn:
- de vordering is onterecht of twijfelachtig
- de stukken houden te weinig verband met de vordering
- een accountant houdt stukken achter die zijn aangeleverd door de klant
Als de rechter de uitoefening van het retentierecht onrechtmatig acht, dan kan de rechter de schuldeiser veroordelen tot teruggave van de documenten. Ook kan de boekhouder of accountant aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade die de klant of andere betrokkenen hebben opgelopen.
De tuchtrechter kan een accountant bovendien een berisping en boete opleggen. Bij grove schendingen kan de tuchtrechter de accountant zelfs schorsen of uit het register van Accountants schrappen.
Voorbeeld
In een zaak aangespannen door de klant van een boekhouder oordeelde de rechter dat de boekhouder onrechtmatig een beroep had gedaan op het retentierecht.
Het boekhoudkantoor verzorgde de boekhouding en belastingaangiften voor de klant. Toen de klant besloot deze overeenkomst te beëindigen, stond er nog een rekening van € 6.000 open. De klant wilde deze niet betalen omdat de daarvoor geleverde werkzaamheden vertraagd en van een slechte kwaliteit waren. De boekhouder stelde dat dit kwam doordat de door de klant aangeleverde stukken en cijfers niet in orde waren. Hierop weigerde de boekhouder de administratie terug te geven.
De rechter oordeelde dat de openstaande vordering van de boekhouder niet terecht was en veroordeelde het boekhoudkantoor tot teruggave van de volledige administratie (binnen 48 uur na betekening van het vonnis). Daar werd een dwangsom van € 1.000 per dag aan verbonden.
Betaalt uw klant niet?
Heeft u als accountant of boekhouder een klant die weigert te betalen? De juristen van Invorderingsbedrijf kunnen u helpen met het innen van uw vordering. Daarbij onderzoeken we zorgvuldig wat de beste en meest efficiënte incassoprocedure is om dit te doen. Onze juristen kunnen ook adviseren of het rechtsgeldig is om een beroep te doen op het retentierecht.
Meer informatie?
Vul uw gegevens in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over het retentierecht voor boekhouders?
FAQ: Wat zijn opeisbare vorderingen?
Een opeisbare vordering is bijvoorbeeld een factuur waarvan de afgesproken betalingstermijn is verlopen. Hoewel het in de regel verstandig is om eerst een vriendelijke betalingsherinnering te sturen, is de vordering na het verstrijken van de vervaltermijn van de factuur direct opeisbaar. Om een beroep te kunnen doen op het retentierecht, moet de vordering opeisbaar zijn.
FAQ: Wat als de klant failliet gaat?
In principe mag een boekhouder zich dus op het retentierecht beroepen voor stukken die door hemzelf zijn opgesteld of bewerkt. Per 1 juli 2017 is het door de Wet versterking positie curator alleen niet meer toegestaan om de administratie achter te houden als de klant failliet gaat. In dat geval moet een boekhouder of accountant de gevoerde administratie op aanvraag aan de curator verstrekken.
FAQ: Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Boekhouders en accountants voeren werkzaamheden uit die te maken hebben met de administratie van bedrijven en organisaties. Een belangrijk verschil tussen een boekhouder en een accountant is dat een accountant een beschermd beroep is en boekhouder niet.
Een accountant moet minimaal een relevant hbo-diploma hebben en beschikken over drie jaar relevante werkervaring. Daarbij staat een accountant onder toezicht van de NBA en kan hij voor de tuchtrechter worden gedaagd als hij zich niet aan de regels houdt.
Een accountant verzorgt doorgaans het controleren van de bedrijfsadministratie, het opstellen van jaarrekeningen en het opstellen van een accountantsverklaring. Een boekhouder verzorgt administratieve taken zoals het doen van belastingaangiften, het verzorgen van de facturatie en het bijhouden van de salarisadministratie.
Een boekhouder kan niet voor de tuchtrechter gedaagd worden (maar wel voor een civiele rechter).
FAQ: Moet ik stukken overdragen aan de nieuwe boekhouder?
Ook bij de vraag of de oude boekhouder verplicht is om de stukken over te dragen aan de nieuwe boekhouder, wordt gekeken naar wie de stukken heeft opgesteld of bewerkt en naar het kenbare belang van zowel de schuldeiser als de schuldenaar. De boekhouder moet in principe alle onbewerkte stukken die de klant zelf heeft aangedragen afstaan aan de nieuwe boekhouder, maar kan eventueel het retentierecht inroepen op stukken die hij zelf heeft opgesteld of bewerkt.
Daarbij moet de vordering in verhouding staan tot hetgeen de boekhouder achterhoudt. Een boekhouder mag bijvoorbeeld niet de gehele administratie of bepaalde belangrijke documenten onder zich houden omdat er nog een factuur van € 20 openstaat.
Waarom 40.000 klanten u voor gingen
- Dé #1 incassering in het binnen-en buitenland
- No Cure No Pay aanpak
- Altijd inzicht (24/7) in uw zaak via ons uniek Online Cockpit portaal
-
Één vast contactpersoon
(jurist of advocaat) - 100% uitkering van de hoofdsom
- Direct actie (dezelfde werkdag)
Ik was ten einde raad toen de verhuurder het restant van mijn borg onrechtmatig had verrekend. Op internet gaan zoeken naar een specialist en wat denk je? Binnen 10 dagen alles binnengehaald. Het heeft mij helemaal niets gekost en alleen maar opgeleverd. Mijn kopzorgen zijn weg! Goed contact en super klantvriendelijk.
Binnen gesteld termijn heeft de klant betaald, voor vriendelijkheid hoef je bij dit bedrijf eens niet te betalen.
Onze incassojuristen & specialisten
- mr. Wesley BoetersInterim-advocaat
- Bas ToetIncassospecialist
- Tim BetistIncassospecialist
- Luka TripicIncassospecialist