Home PageIncasso Polen

Incasso Polen: onze geavanceerde incassostrategie

Polen is de zesde economie van Europa op basis van het BBP en er wordt dan ook veel handel gedreven tussen Nederland en Polen. Dat zorgt er onvermijdelijk ook voor dat er soms facturen aan Poolse klanten zijn die onbetaald blijven.

Als specialist in internationale incasso kunnen wij deze achterstallige betalingen van Poolse debiteuren voor u innen. Daarvoor werken we samen met lokale specialisten (juristen, advocaten en deurwaarders) die alles weten van de landelijk geldende regelgeving. Lees in dit artikel hoe wij in Polen uw vordering incasseren.

Hoe werkt incasso in Polen?

Een incassoprocedure in Polen bestaat net als die in Nederland uit drie opeenvolgende fasen: de minnelijke fase, de gerechtelijke fase en de executiefase.

In de minnelijke fase probeert de schuldeiser eerst om de vordering zonder tussenkomst van de rechter te innen.
Wanneer dit niet tot resultaat leidt, volgt de gerechtelijke fase. Hierbij eisen we betaling van de vordering bij de rechtbank.
Na een positief vonnis start de executiefase, waarin een Poolse deurwaarder, de komornik, de uitspraak ten uitvoer legt.

Voor 16:00 uur uw zaak ingediend, dezelfde werkdag actie!

Buitengerechtelijke incasso in Polen

Wanneer u uw Poolse vordering aan Invorderingsbedrijf overdraagt, starten wij de incassoprocedure met een buitengerechtelijke fase (minnelijke incasso).

We sturen een juridisch correcte aanmaning (wezwanie do zapłaty). Dit doen we in het Pools, zodat de debiteur zich niet kan beroepen op misverstanden. Tegelijkertijd nemen we persoonlijk contact op om te achterhalen waarom de betaling is uitgebleven en om, indien in uw belang, een betalingsregeling te treffen.

Reageert de debiteur niet, dan kunnen we de druk opvoeren door de schuld te registreren in een officieel Pools debiteurenregister (KRD, InfoMonitor of ERIF). Dit is toegestaan als:

de schuld minimaal 200 PLN bedraagt bij consumenten of 500 PLN bij bedrijven;
de schuld minstens 30 dagen openstaat;
en de debiteur minstens 30 dagen van tevoren schriftelijk is gewaarschuwd over de geplande registratie.

Omdat banken en kredietbeoordelaars deze registers raadplegen, kiezen veel debiteuren ervoor om direct te betalen zodra een registratie dreigt.

Gerechtelijke incasso in Polen

Wanneer betaling in de buitengerechtelijke fase uitblijft kunnen we er, met uw instemming, voor kiezen om over te gaan op gerechtelijke incasso. Vooraf bespreken we de slagingskans, verhaalsmogelijkheden en de mogelijke juridische routes met u.

Er zijn in Polen grofweg drie opties voor een gerechtelijke procedure:

E-court: een snelle digitale procedure
Klassiek betalingsbevel: voor duidelijk onderbouwde vorderingen
Gewone civiele procedure: bij betwiste of complexe vorderingen

E-court (EPU)

De E-court (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze, EPU) is een gecentraliseerde, digitale rechtbank in Lublin. Deze procedure (vastgelegd in art. 50528 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering) is bedoeld voor onbetwiste vorderingen en is de snelste en goedkoopste manier om een betalingsbevel te verkrijgen.

De griffiekosten bedragen slechts een kwart van het normale tarief (ongeveer 1,25% van de vordering) en de uitspraak volgt doorgaans binnen enkele weken.

Als de debiteur geen verweer indient, krijgt het vonnis direct een executoriale titel. Dit betekent dat een deurwaarder het vonnis ten uitvoer kan leggen. Wanneer de debiteur wél bezwaar maakt, wordt de zaak automatisch doorgestuurd naar de bevoegde rechtbank bij hem in de regio.

Wij beoordelen vooraf of uw zaak geschikt is voor de EPU, dienen de vordering digitaal in via het officiële portaal en verzorgen de Poolse vertalingen van de bewijsstukken.

**Klassiek betalingsbevel (*postępowanie nakazowe / upominawcze***)

Is de vordering duidelijk onderbouwd, maar niet geschikt voor EPU, bijvoorbeeld omdat de debiteur de vordering betwist, dan kunnen we ook een regulier betalingsbevel aanvragen in Polen.

De rechter kan op basis van schriftelijk bewijs, zoals facturen, leveringsbewijzen of een ondertekend contract, een betalingsbevel (nakaz zapłaty) uitvaardigen. Hier is geen zitting voor nodig.

De debiteur krijgt vervolgens 14 dagen om te betalen of verweer te voeren. Doet hij dat niet, dan kunnen we een deurwaarder inschakelen om het betalingsbevel ten uitvoer te leggen.

De griffiekosten bedragen in dit geval 5% van de vordering (met een maximum van PLN 200.000).

Wij bereiden het volledige dossier voor, inclusief beëdigde vertalingen van documenten, en volgen de procedure tot het moment dat het betalingsbevel uitvoerbaar is.

Civiele procedure

Als de debiteur het betalingsbevel betwist of als de zaak inhoudelijk te complex is voor een betalingsbevel, kunnen we ervoor kiezen om betaling af te dwingen via een gewone civiele procedure.

De rechtbank plant dan één of meerdere zittingen waarin beide partijen hun standpunten toelichten. Deze procedure is grondiger en neemt doorgaans 6 tot 18 maanden in beslag, afhankelijk van de regio en de complexiteit van het dossier.

Wij werken daarbij samen met zorgvuldig geselecteerde, ervaren Poolse advocaten (adwokaci en radcowie prawni) die ter zitting optreden namens onze cliënten en zorgen dat uw belangen professioneel worden vertegenwoordigd.

Tenuitvoerlegging en beslaglegging

Wanneer de rechter uitspraak heeft gedaan of we een (EPU-)betalingsbevel hebben bemachtigd, schakelen we een Poolse deurwaarder (komornik) in om de uitspraak ten uitvoer te leggen. Als de debiteur niet vrijwillig betaalt, kan de deurwaarder beslag leggen op:

Bankrekeningen (via het banksysteem)
Loon/inkomen (periodieke inhouding via werkgever of uitkeringsinstantie)
Roerende zaken (voertuigen, voorraden, machines, inventaris)
Onroerend goed (inschrijving en executoriale verkoop van vastgoed)

Uit de opbrengst van de beslaglegging worden de kosten vergoed en de hoofdsom van de vordering aan u uitbetaald.

Europese procedures

Binnen de Europese Unie bestaan verschillende procedures om grensoverschrijdende vorderingen te innen. Als uw debiteur in Polen gevestigd is en u in Nederland, dan kunt u gebruikmaken van deze versnelde procedures. Als uw zaak hiervoor in aanmerking komt adviseren we vaak het gebruik van deze Europese instrumenten.

Europees Betalingsbevel

Als uw debiteur de vordering (waarschijnlijk) niet betwist en uw debiteur zich in een ander EU-land bevindt, dan is het mogelijk om het Europees betalingsbevel (European Payment Order, EPO) aan te vragen. Hiervoor hoeven we slechts enkele standaardformulieren in te voeren. De rechter in Nederland (Rechtbank Den Haag) vaardigt vervolgens een betalingsbevel uit, dat rechtstreeks uitvoerbaar is in Polen.

Europese procedure voor geringe vorderingen

Heeft u een vordering waarbij het verschuldigde bedrag €5000 of minder is, dan kunnen we gebruikmaken van de Europese procedure voor geringe vorderingen, ook als de debiteur de vordering betwist. Dit is een versnelde procedure met minder zittingen en grotendeels digitaal. We kunnen deze procedure aanspannen bij de kantonrechter in Nederland. De rechter doet een uitspraak. Dit vonnis is direct uitvoerbaar in Polen.

Verschillen tussen incasso in Polen en Nederland

E-court (EPU): Polen kent een unieke elektronische betalingsbevelprocedure via het E-court (EPU) in Lublin.
Griffiekosten: In Polen bedraagt het griffierecht meestal 5% van de vordering, met een maximum van PLN 200.000. Nederland hanteert daarentegen vaste griffiestaffels op basis van het zaaktype en de hoogte van het bedrag.
Verjaringstermijnen: Voor handelsvorderingen geldt in Polen doorgaans een kortere verjaringstermijn van drie jaar. Bovendien bepaalt de wet dat termijnen van twee jaar of langer vervallen op 31 december van het betreffende jaar. In Nederland is de standaard verjaring voor contractuele vorderingen vijf jaar.

Wat kost een incasso in Polen?

De kosten van een incasso in Polen hangen af van de route (EPU, klassiek betalingsbevel of civiele procedure), de hoogte van de vordering en of de zaak betwist wordt door de tegenpartij. Het is mogelijk om diverse kosten voor de incassoprocedure te verhalen op de debiteur.

Buitengerechtelijke incassokosten

Voor de buitengerechtelijke incassokosten mag de schuldeiser bij handelstransacties tussen ondernemingen een vast bedrag aan incassokosten in rekening brengen. Dit is vastgelegd in de Poolse Wet tegen betalingsachterstanden (8 maart 2013, art. 10). Dit bedrag is afhankelijk van de hoogte van de vordering:

Onder PLN 5.000 – €40
Tussen PLN 5000 en 50.000 – €70
Boven PLN 50.000 – €100

Als de incassokosten hoger uitvallen, is het mogelijk om de extra incassokosten te vorderen, mits deze redelijk en goed onderbouwd zijn. Ook mogen bedrijven wettelijke handelsrente in rekening brengen bij andere bedrijven.

De vaste vergoeding geldt niet voor vorderingen op consumenten. Bij hen mag de schuldeiser de redelijke, werkelijke kosten claimen. Daarnaast mag de schuldeiser wettelijke rente in rekening brengen.

Gerechtelijke incassokosten

Als het nodig is om een gerechtelijke procedure te voeren tegen de debiteur, dan komen daar nog andere kosten bij kijken. Zo worden er kosten gemaakt voor griffierecht, juridische bijstand, vertaling van documenten en executie door een deurwaarder. Deze kosten worden in eerste instantie voorgeschoten door de schuldeiser.

Als de rechter de vordering toewijst, dan wordt de verliezende partij doorgaans veroordeeld tot het betalen van een proceskostenvergoeding.

Faillissement in Polen

Als een debiteur weigert te betalen, kan het aanvragen van faillissement een krachtige stap zijn. Invorderingsbedrijf kan, in overleg met u en als aan de wettelijke vereisten wordt voldaan, een faillissementsprocedure opstarten tegen een niet-betalende Poolse debiteur.

In Polen is het aanvragen van een faillissement mogelijk als:

De debiteur een onderneming of vennootschap is. Tegen consumenten kan een schuldeiser géén faillissementsaanvraag indienen.
De debiteur moet insolvent zijn. Dit is het geval als hij opeisbare schulden niet meer kan betalen. De wet gaat ervan uit dat een onderneming insolvent is bij meer dan 3 maanden betalingsachterstand. Ook is een bedrijf insolvent als de passiva de activa meer dan 24 maanden achtereen overstijgen.

Als de rechtbank het faillissement uitspreekt wordt er een curator (syndyk) aangesteld die het insolventieproces beheert. De curator verkoopt bezittingen, ontslaat personeel en heft de onderneming uiteindelijk op. Uit de opbrengsten hiervan worden zoveel mogelijk schulden afbetaald.

Waarom Invorderingsbedrijf?

Het innen van openstaande vorderingen in het buitenland vraagt om kennis van lokale wetgeving, taal en procedures. Invorderingsbedrijf is gespecialiseerd in internationale incasso en combineert internationale incassokennis met lokale aanwezigheid.

Waarom opdrachtgevers voor ons kiezen:

Eén aanspreekpunt: u houdt contact met een Nederlandstalig incassospecialist die uw dossier coördineert, terwijl wij lokaal samenwerken met Poolse advocaten en deurwaarders (komorniks).
Lokale expertise in Polen: We werken samen met betrouwbare partners ter plaatse. Zo voorkomen we vertraging door taal- of vormfouten.
Snelheid en resultaatgerichtheid: onze lokale vertegenwoordigers kunnen direct beslag leggen, schulden registreren in debiteurenregisters en juridische stappen ondernemen zodra dat nodig is.
Volledige juridische zekerheid: alle procedures verlopen volgens de Poolse en Europese wetgeving.
Landelijke dekking in heel Polen: we zijn actief in alle Poolse woiwodschappen (bestuurlijke regio’s) in Polen
24/7 online inzage in uw dossier: u kunt de voortgang van het traject volgen via onze digitale omgeving (Online Cockpit)

Een incassobureau in Polen inschakelen?

Heeft u een openstaande vordering in Polen? Dien uw vordering bij ons in en wij nemen uw zaak uit handen en zorgen dat u krijgt waar u recht op heeft. Dat proberen we altijd eerst op minnelijke wijze, maar als uw debiteur niet meewerkt hebben we de kennis in huis om een gerechtelijke procedure te starten.

Incasso aanmelden?

Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op!

Heeft u nog vragen over onze incassoprocedure? Of wilt u uw vordering bespreken met een van onze specialisten? Neem dan contact met ons op door onderstaand formulier in te vullen. We nemen zo snel mogelijk contact met u voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Direct starten met Incasso Polen

Heeft u wat te vorderen in Polen? Of een geschil met een Poolse debiteur? Dan is incasso Polen ook voor u geschikt. Neem vrijblijvend contact met ons op via telefoonnummer 070 – 762 0330 of stuur ons een e-mail. Incassospecialist mr. drs. Konings kan u in het bijzonder meer vertellen over de mogelijkheden van incasso Polen en (moeilijk) inbare vorderingen op in Polen gevestigde debiteuren.

Upload uw zaak online
Wij nemen uw zaak in behandeling
Wij starten de incassowerkzaamheden
Samen met u bepalen we de juiste strategie
Volg uw zaak 24/7 online
Vragen? Uw persoonlijke accountmanager is 24/7 bereikbaar
Uw openstaande factuur betaald

Veelgestelde vragen over incasso Polen

Wat heeft u nodig voor een Poolse incasso?

Het starten van een incasso in Polen is eenvoudig. Dien uw vordering in en onze incassospecialisten helpen u bij het samenstellen van het dossier.

We ontvangen graag de volgende documenten:

Documenten met betrekking tot de gemaakte afspraken, bijvoorbeeld een koopovereenkomst, e-mailverkeer, een faxbevestiging of simpelweg een samenvatting over wat er is afgesproken
(Kopieën van) uw facturen
(Kopieën van) uw aanmaningen
Uw algemene voorwaarden
Leveringsbewijs

Met deze stukken kunnen wij direct beoordelen welke incassostrategie in Polen het meest kansrijk is.

Heeft u dergelijke documenten niet? Dan neemt een van onze incassospecialisten contact op. Samen met u bepalen we wat de beste manier is om de vordering te onderbouwen.

Wat is de verjaringstermijn voor facturen in Polen?

De algemene verjaringstermijn in Polen bedraagt 6 jaar. Voor zakelijke vorderingen (tussen bedrijven) geldt meestal een kortere termijn van 3 jaar. Bepaalde vorderingen, zoals bij vervoer of verkoop van goederen, verjaren al na 1 à 2 jaar.

Termijnen van twee jaar of langer eindigen altijd op 31 december van het betreffende jaar.

De verjaring kan worden gestuit door een gerechtelijke stap te zetten, zoals het indienen van een dagvaarding of EPU-verzoek, of door erkenning van de schuld door de debiteur.

Moet ik stukken vertalen in het Pools?

Ja. Voor het starten van een E-courtprocedure (EPU), een klassiek betalingsbevel of een civiele procedure in Polen moeten alle processtukken en bewijsstukken in het Pools worden ingediend.

Laat u uw vordering incasseren door Invorderingsbedrijf, dan verzorgen wij de volledige vertaling. Wij werken samen met beëdigde vertalers en onze juristen in Polen stellen alle processtukken direct in het Pools op, zodat uw dossier voldoet aan de lokale vormvereisten.

Is een advocaat verplicht tijdens een gerechtelijke procedure in Polen?

Nee, een advocaat is bij de meeste gerechtelijke procedures in Polen niet verplicht. Bij civiele incassozaken in eerste aanleg is een adwokat of radca prawny bijvoorbeeld niet verplicht. Ook in hoger beroep is dit niet het geval. Pas bij een cassatie bij de Sąd Najwyższy (Poolse Hoge Raad) is professionele vertegenwoordiging door een advocaat verplicht.

Toch is het vaak wel verstandig om een advocaat in te schakelen, met name bij grensoverschrijdende zaken. Een advocaat is op de hoogte van de lokale procesregels en Poolse vormvereisten. Hierdoor voorkomt u dat een zaak door vormfouten wordt afgewezen door de rechter.

Wat is het verschil tussen adwokaci en radcowie prawni?

In Polen bestaan twee soorten advocaten met vergelijkbare bevoegdheden: de adwokat en de radca prawny.

Een adwokat is te vergelijken met een traditionele procesadvocaat. Hij mag cliënten vertegenwoordigen in strafzaken, civiele procedures en bestuursrechtelijke zaken.
Een radca prawny (juridisch raadsman) richt zich vooral op bedrijfs- en handelsrecht, het opstellen van contracten en het adviseren van ondernemingen. Sinds 2015 hebben radcowie prawni echter vrijwel dezelfde procesbevoegdheden als adwokaci, met uitzondering van enkele strafrechtelijke situaties.

In de praktijk is het verschil klein. Beide beroepsgroepen zijn volledig bevoegd om u te vertegenwoordigen bij een gerechtelijke incasso in Polen. Invorderingsbedrijf werkt met zowel adwokaci als radcowie prawni, afhankelijk van de aard van uw zaak.

Kan ik een Nederlandse uitspraak in Polen laten uitvoeren?

Ja, een Nederlandse rechterlijke uitspraak kan in Polen worden ten uitvoer gelegd. Binnen de Europese Unie is geen aparte erkenningsprocedure meer nodig dankzij de Brussel I-bis Verordening (EU 1215/2012).

Dat betekent dat een Nederlandse uitspraak of vonnis direct kan worden uitgevoerd door een Poolse deurwaarder (komornik), mits u beschikt over:

Een authentiek afschrift van het vonnis;
Een verklaring van uitvoerbaarheid (artikel 53-certificaat), afgegeven door de Nederlandse rechtbank;
En, indien nodig, een beëdigde vertaling in het Pools.

Heeft u al een Nederlands vonnis? Invorderingsbedrijf verzorgt deze vertalingen en schakelt onze lokale Poolse partners in om de uitspraak via een komornik te laten uitvoeren. Zo kunt u uw Nederlandse vonnis effectief innen in Polen, zonder opnieuw te hoeven procederen.

Wat doet een komornik precies?

Een komornik is vergelijkbaar met een gerechtsdeurwaarder in Nederland. Hij is verantwoordelijk voor de tenuitvoerlegging van rechterlijke uitspraken en mag beslag leggen op bankrekeningen, loon, voertuigen of andere bezittingen van de debiteur.

De komornik werkt onder toezicht van de rechtbank, maar handelt net als een Nederlandse deurwaarder als onafhankelijke ambtenaar.