nl
Herinneringsmail achterstallige betalingen
Als uw klant een factuur niet op tijd betaalt, kunt u een betalingsherinnering sturen. Dit kunt u schriftelijk doen, maar ook door middel van een e-mail. Met name als u doorgaans via de e-mail met uw klant communiceert, is een herinneringsmail een geschikte optie. Het voordeel van een herinneringsmail is dat uw debiteur die direct ontvangt. Bovendien is het verzenden van een mail gratis.
Gebruik één van onze gratis voorbeeld herinneringsmails en ontdek wat bij het schrijven van een herinneringsmail belangrijk is.
Vrijblijvend adviesgesprek
Laat uw gegevens achter en één van onze specialisten neemt direct contact met u op.
Voorbeeld herinneringsmail
Als u een herinneringsmail wilt sturen, kunt u gebruikmaken van onze gratis voorbeelden. Download een gratis proefversie en pas die zelf aan door de juiste gegevens in te vullen. Kopieer de onderwerpregel en de hoofdtekst vervolgens en plak deze in de e-mail.
Voorbeeld herinneringsmail zakelijk
Deze formele herinneringsmail is geschikt als u de klant niet kent of puur zakelijk contact heeft met uw debiteur. De toon van de mail is professioneel en netjes.
Download uw formele herinneringsmail
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Voorbeeld herinneringsmail informeel
Als u regelmatig contact heeft met uw klant, dan kan een formele herinnering wel erg kil overkomen. In dat geval kunt u beter gebruikmaken van deze vriendelijke herinneringsmail. De toon van deze vriendelijke herinnering is wat losser en maakt gebruik van de jij-vorm.
Download uw voorbeeld herinneringsmail informeel
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Voorbeeld herinneringsmail Engels
Als u normaal gesproken in het Engels communiceert met uw klant, dan kunt u het best een Engelse herinneringsmail sturen voor uw onbetaalde facturen. Gebruik daarvoor een van onderstaande voorbeeld reminders.
Download uw voorbeeld herinneringsmail Engels (formeel)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Download uw voorbeeld herinneringsmail Engels (informeel)
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Hoe schrijft u een herinneringsmail?
Bij het schrijven van een herinneringsmail is het belangrijk dat de ontvanger zo snel mogelijk ziet waar het bericht over gaat en dat u alle relevante details vermeldt.
Vertel op welke facturen de herinnering betrekking heeft en hoe hoog het openstaande bedrag is. Ook is het belangrijk om uit te leggen hoe de klant kan betalen. Daarom kunt u het beste de volgende opbouw aanhouden bij het schrijven van een herinneringsmail.
- Onderwerpregel: vertel in een paar woorden waar het bericht over gaat. Gebruik daarbij het woord betalingsherinnering. Ook kunt u direct het factuurnummer en uw eigen bedrijfsnaam vermelden, zodat de ontvanger weet waar het over gaat.
- Inleiding: in de inleiding vertelt u dat uit de administratie blijkt dat er nog een factuur openstaat en dat de betalingstermijn daarvan is verstreken. Vermeld het factuurnummer en wanneer de betaaldatum is verstreken.
- Specificatie: maak onder de inleidende zinnen direct een lijstje met de openstaande facturen, de factuurnummers en de openstaande bedragen. Vermeld ook het bedrag dat u in totaal nog tegoed heeft.
- Betaalmethode: maak vervolgens duidelijk wat de nieuwe uiterste betaaldatum is en leg uit hoe de klant kan betalen. Vermeld nog eens het openstaande bedrag en naar welk rekeningnummer dit overgemaakt kan worden. Verwijs direct naar een eventuele betaallink.
Contactgegevens: vermeld dat de ontvanger de mail als niet verzonden kan beschouwen als die de betaling heeft gekruist. Vertel hoe de klant contact met u op kan nemen bij eventuele vragen of opmerkingen. Sluit de brief af met een ‘met vriendelijke groet’.
Wanneer verstuurt u een herinnering?
Verstuur de e-mail reminder enkele dagen na het verstrijken van de betalingstermijn. Door snel na de vervaldatum van de factuur een herinnering te sturen, heeft uw klant door dat u uw administratie perfect op orde heeft. Bovendien liggen de geleverde goederen of diensten nog vers in het geheugen bij uw debiteur.
Verstuur de herinneringsmail alleen nog niet op de vervaldatum zelf of de dag erna. De kans is dan namelijk groot dat de betaling en de herinnering elkaar net kruisen.
Betalingsherinneringen versturen: hoe doet u dat?
Er zijn verschillende manieren om een betalingsherinnering te versturen:
- Per e-mail: een betalingsherinnering kan worden verzonden per e-mail. Dit is een snelle en goedkope manier om de debiteur te bereiken. De meeste betalingsherinneringen worden tegenwoordig per e-mail verstuurd.
- Per aangetekende post: een betalingsherinnering kan door middel van een brief per post worden verzonden, waarbij een papieren brief wordt verstuurd naar het adres van de debiteur.
Naast het verzenden van de herinnering kunt u ook telefonisch contact opnemen met uw debiteur. Zo heeft u direct antwoord als de klant bijvoorbeeld ontevreden is of uw post niet ontvangt. U kunt eventueel ook een sms of WhatsApp-bericht sturen om opheldering te vragen.
Essentiële tips voor het schrijven van een herinneringsmail
Als u een herinneringsmail schrijft is het belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden. Maak gebruik van onderstaande tips om de kans te vergroten dat uw openstaande factuur betaald wordt.
Tip 1: Hou het vriendelijk en netjes
Met de herinneringsmail wilt u uw debiteur er op een vriendelijke manier aan herinneren dat hij nog niet heeft betaald. Het is de eerste keer dat u de klant op de achterstallige betaling attendeert, dus het is belangrijk om de toon netjes en hartelijk te houden.
Deze vriendelijke toon bereikt u bijvoorbeeld door gebruik te maken van zinsneden als ‘hartelijk dank voor uw aandacht’, ‘wij willen u graag herinneren’ en ‘uw medewerking wordt op prijs gesteld’. Sluit de brief af met ‘met vriendelijke groeten’.
Hoewel het vervelend is om uw geld niet te ontvangen, heeft het geen zin om direct boos te worden en te dreigen met aanmaningskosten of deurwaarders. Hiermee zet u alleen maar de klantrelatie op het spel.
Tip 2: Kies voor een toon die past bij de ontvanger
Als u een herinneringsmail schrijft is het belangrijk om te zorgen dat de toon past bij de relatie die u met de klant onderhoudt. Als het om een vaste klant gaat, die u regelmatig spreekt, dan kunt u vaak een wat vriendschappelijkere toon hanteren. Kent u de klant niet of heeft u een puur zakelijke relatie, dan is het meestal gepast om een formele en zakelijke herinnering te sturen.
Tip 3: Maak de mail persoonlijk
Als u de naam van uw klant heeft, is het altijd beter om die te gebruiken in de aanhef. Begin de mail dus met ‘Beste [naam ontvanger]’. Een mail die begint met ‘Geachte heer of mevrouw’ is namelijk niet erg persoonlijk en hoe onpersoonlijker het bericht, des te groter de kans dat de mail ongeopend in de prullenbak eindigt.
Tip 4: Schrijf een duidelijke onderwerpregel
Kies een onderwerpregel die de aandacht trekt van de ontvanger. Zo voorkomt u dat de debiteur de mail ongeopend weggooit. Vermeld in de onderwerpregel bijvoorbeeld direct dat het om een betalingsherinnering of betalingsachterstand gaat.
Tip 5: Voeg een betaallink toe
Zorg dat de ontvanger gemakkelijk kan betalen. Dit doet u door direct een betaallink aan de e-mail toe te voegen. De klant kan eenvoudig op de onderstaande link klikken en direct het verschuldigde bedrag betalen. Uit onderzoek blijkt dat 40 procent van de facturen met een betaallink nog dezelfde dag betaald wordt. Bij facturen zonder betaallink ligt dit percentage rond de 5 procent.
Tip 6: Verzend als e-mail met hoge urgentie
In sommige e-mailprogramma’s kunt u aangeven dat een bericht urgent is (Outlook) of hoge prioriteit heeft (Apple Mail). De mail krijgt dan een rood uitroepteken achter de onderwerpregel waarmee u de aandacht van de ontvanger trekt. Hiermee is de kans groter dat uw debiteur de mail opent en betaalt.
Ook kunt u in sommige e-mailprogramma’s vragen om een leesbevestiging. Zo heeft u direct bewijs dat de geadresseerde de e-mail ontvangen en gelezen heeft.
Tip 7: Vergeet uw contactgegevens niet
Zorg dat u alle relevante informatie vermeldt in de mail. Vergeet niet om ook uw contactgegevens te delen met uw debiteur. Het is belangrijk dat uw klant contact met u op kan nemen als hij vragen heeft over de factuur of als er iets niet in orde is met de geleverde diensten of producten.
Wanneer is het beter om een schriftelijke betalingsherinnering te versturen?
Als eerdere communicatie niet via de e-mail heeft plaatsgevonden, dan is het vaak verstandig om een fysieke betalingsherinnering te sturen. Verstuur deze brief per aangetekende post, zodat u bewijs heeft dat de debiteur het schrijven ontvangen heeft. Ook als het gaat om grote betalingsachterstanden is het beter om (ook) een schriftelijke betalingsherinnering te sturen.
Wat als uw debiteur nog steeds niet betaalt?
Blijft betaling ook na een herinneringsmail achterwege? Dan is het verstandig om direct een aanmaning te sturen. De ervaring leert namelijk dat het weinig zin heeft om meerdere herinneringen te sturen.
Een aanmaning is strenger en dwingender van toon dan een betalingsherinnering. Ook maakt u in de aanmaning direct duidelijk dat u een incassobureau inschakelt als betaling uitblijft en dat hier incassokosten aan verbonden zijn.
Een incassobureau inschakelen
Betaalt uw debiteur niet nadat u zelf een herinnering en eventueel een aanmaning heeft gestuurd? Of vertelt uw klant u direct dat hij niet wil betalen? Dan kunt u meteen een incassobureau inschakelen.
Invorderingsbedrijf neemt als incassobureau contact op met uw debiteur. Ook sturen wij een aanmaning uit onze naam en als dat nog steeds niet tot betaling leidt, dan kunnen we een juridische procedure starten en beslag leggen.
Openstaande facturen?
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact met u op voor een advies op maat.
FAQ: Veelgestelde vragen over herinneringsmails
FAQ: Wat voor betalingstermijn gebruik ik voor een herinnering?
Het is belangrijk om in de betalingsherinneringen direct een nieuwe betalingstermijn te vermelden. Dit kan een kortere betaaltermijn zijn. Een betalingsherinnering is niet verplicht en u mag dus ook zelf bepalen wat voor nieuwe betalingstermijn u hanteert.
Als richtlijn kunt u de volgende betalingstermijnen hanteren:
Betaaltermijn factuur | Richtlijn termijn betalingsherinnering / aanmaning |
0 – 14 dagen | 3 dagen |
15 – 30 dagen | 5 dagen |
> 30 dagen | 7 dagen |
FAQ: Mag ik ook direct een aanmaning sturen?
Het is niet verplicht om een betalingsherinnering te sturen. U kunt dus direct een aanmaning sturen.
Toch is het in veel gevallen de moeite waard om eerst een vriendelijke herinnering te versturen. Dit komt vriendelijker over op uw debiteur en in veel gevallen krijgt u alsnog betaald zonder dat dit de relatie met uw klant verstoort. Als u direct op hoge poten een aanmaning stuurt, bent u deze klant vermoedelijk kwijt.
FAQ: Kan ik incassokosten in rekening brengen?
Als uw debiteur een particuliere klant is, mag u niet gelijk incassokosten in rekening brengen. Consumenten moeten namelijk altijd eerst de kans krijgen om de rekening alsnog zonder bijkomende kosten te betalen.
Zij moeten daarom altijd een laatste herinnering ontvangen, waarmee zij nog minimaal 14 dagen de tijd krijgen om de rekening te betalen. In de brief moet direct vermeld worden dat er incassokosten in rekening gebracht zullen worden als de betaling niet op tijd binnen is en hoe hoog die kosten zijn. Deze laatste herinnering noemt men ook wel een WIK-brief.
Bij zakelijke klanten is het wel toegestaan om direct incassokosten in rekening te brengen (tenzij in de voorwaarden anders is afgesproken). Toch is het meestal wel zo netjes om eerst een betalingsherinnering te sturen en daarbij niet direct incassokosten in rekening te brengen.
De hoogte van de incassokosten is overigens wettelijk vastgelegd.
FAQ: Hoeveel herinneringsmails moet ik sturen?
Hou het zelf bij één herinneringsmail. Als u meerdere e-mails stuurt om uw debiteur te herinneren aan de openstaande rekening, kan dit de indruk wekken dat uw debiteur nog wel even kan wachten met betalen. Stuur na de eerste betalingsherinnering een aanmaning. Vervolgens kunt u het best een incassobureau inschakelen. Hierdoor begrijpt uw schuldenaar direct dat het menens is en dat hij niet zomaar wegkomt met wanbetaling.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning