Print deze pagina

 

Debiteurenbeheer

Veel bedrijven zijn op zoek naar organisaties die het debiteurenbeheer volledig overnemen. Terwijl anderen het debiteurenbeheer liever zelf in de hand houden. Debiteurenbeheer is een heel belangrijk onderdeel van het order to cash proces. Slecht debiteurenbeheer veroorzaakt problemen met de Cash Flow. Dat is iets wat u als financieel manager moet voorkomen.

Zonder goed debiteuren ontstaan in elk bedrijf Cash Flow problemen

De BTW over verstuurde facturen is reeds afgedragen. De producten zijn geleverd en de inkoopfacturen zijn betaald. Vaak is debiteurenbeheer een taak waar te weinig aandacht voor is. De prioriteiten in uw bedrijf liggen vaak op groei het leveren van uw producten of diensten.  Hierdoor blijf het debiteurenbeheer liggen.

Het resultaat? Openstaande vorderingen. Maar ook in het ergste geval het faillissement van uw bedrijf. Zover wilt u het natuurlijk niet laten komen! Daarom is het belangrijk dat u uw debiteurenbeheer goed aanpakt. Of u zelf het debiteurenbeheer strak wilt organiseren of het debiteurenbeheer wilt uitbesteden. Op deze pagina leest u alles wat u moet weten.

Wat is Debiteurenbeheer? 

Hoe zorgt u voor een goed debiteurenbeheer?

Zorg voor goede communicatie bij het debiteurenbeheer

Consistentie: Een vast moment per week debiteuren beheren

Waarom u uw debiteuren het best opdeelt in in groepen 

Welke hulpmiddelen zijn er beschikbaar voor debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer Software koppelen aan uw boekhoudpakket

Wanneer kiest u voor het uitbesteden van het debiteurenbeheer? 

Wat is Debiteurenbeheer?

Alle stappen die ondernomen moeten worden om een factuur betaald te krijgen, vallen onder debiteurenbeheer. Dit begint al voordat u een overeenkomst aangaat met een klant en eindigt pas op het moment dat de betaling daadwerkelijk binnen is. Kort gezegd komen we dan tot de volgende definitie:

Debiteurenbeheer definitie: ‘alle activiteiten die een onderneming uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen.’

Hoe zorgt u voor een goed debiteurenbeheer?

Een up to date administratie is van groot belang voor een bedrijf. Dit is de basis voor goed debiteurenbeheer. Het doel van debiteurenbeheer is helder: ‘Facturen zo snel mogelijk betaald krijgen én een tevreden klant’.

Vragen die u zich moet stellen zijn:

  • Hoe voorkomt u dat u zaken doet met klanten die niet kunnen betalen?
  • Hoe ziet uw facturatieproces eruit?
  • Hoe ziet uw factuur eruit?

 

Hoe zorgt u voor goede communicatie bij het debiteurenbeheer?

Wij geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.

Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?

Bij debiteurenbeheer is het heel belangrijk om goed te communiceren. Goede communicatie zorgt voor een tevreden klanten. Alles draait dan ook om communicatie. Ga bij een betaaltermijn van 14 dagen niet pas na een maand controleren of een factuur daadwerkelijk betaald is. Stuur precies op de vervaldatum een herinnering. Beter nog is 2 dagen voor vervaldatum een aankondiging van het vervallen van de factuur te versturen.

Het best houdt u een vaste timing aan in dit proces.

Consistentie: Een vast moment per week debiteuren beheren

Debiteuren opvolgen doet u het best gestructureerd. Organiseer binnen uw bedrijf een moment per dag of per week waarop al de herinneringen worden uitgestuurd.

Het is goed om binnen uw bedrijf een aantal procedures op te stellen. Voor dat u dat doet is het belangrijk dat u zich volgende vragen stelt:

  • Wanneer doet u een telefonische aanmaning?
  • Wanneer volgt een schriftelijke aanmaning?
  • Hoe ziet de aanmaning eruit?
  • Wanneer schakelt u een incassobureau in?
  • Wanneer gaat u procederen?
  • En wat is daarin de rol van uw medewerkers? Kiest u voor outsourcing of eigen beheer?

Nadat u dit bepaald heeft kunt u een stappenplan (ook wel workflow genoemd) opstellen voor  de benadering van de debiteuren.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een “workflow” op basis van een betaaltermijn van 14 dagen.

  • Betaalherinnering: 15 dagen na factuurdatum
  • Telefonische herinnering: 21 dagen na factuurdatum
  • Aanmaning: 30 dagen na factuurdatum
  • Laatste telefonische poging: 44 dagen na factuurdatum

 

Waarom u uw debiteuren het best opdeelt in in groepen

De stappen hierboven zijn een mooi voorbeeld van stappen die u doorloopt om een factuur betaald te krijgen. Niet elke debiteur is echter hetzelfde. Sommige klanten hebben een andere behandeling nodig, wilt u snel uw factuur betaald krijgen. Daarom doet u er goed aan klanten in te delen in groepen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Keyaccounts
  • Eenmalige klanten
  • Belgische klanten
  • Spaanse klanten
  • ……

Voor elke groep maakt u vervolgens een stappenplan. Zoals eerder gezegd is het belangrijk om op een vast moment steeds opnieuwe deze stappen te doorlopen. Bijvoorbeeld wekelijks of 2 keer per maand. U zult zien dat uw klanten sneller gaan betalen.

Welke hulpmiddelen zijn er beschikbaar voor debiteurenbeheer

Verstuurt u relatief weinig facturen?(10 per maand) Dan houdt u gemakkelijk het overzicht en onthoudt u de afspraken die u maakt. Dit wordt anders wanneer het aantal facturen oploopt en u niet zelf maar een medewerker het debiteurenbeheer uitvoert. In dat geval kunt u door middel van een excell bestand de gemaakte afpraken bijhouden en opvolgen.

Gemakkelijker nog is gebruik te maken van software. Met debiteurenbeheer software kunt u workflows bouwen per klantgroep. Op deze manier kunt u grote hoeveelheden taken in een recordtempo afhandelen. Bijkomend voordelen van de software zijn:

  • U kunt gemakkelijk klanten checken op kredietwaardigheid via de software
  • U krijgt automatische meldingen bij een afname van de kredietwaardigheid van de klant
  • U beschikt over een geintegreerde klachtbehandelingsmodule

 

Debiteurenbeheer Software koppelen aan uw boekhoudpakket

U denkt vast hoe komen mijn debiteuren dan in deze software terecht? Dat is vrij eenvoudig. Via een automatische koppeling op de achtergrond is uw boekhoudpakket binnen 24 uur gekoppeld aan de debiteurenbeheer software. Voordat u start met het debiteurenbeheer actualiseert u de openstaandeposten en u kunt starten met werken!

Via onderstaand formulier kunt u een gratis demo aanvragen van de software voor debiteurenbeheer.


Wanneer kiest u voor het uitbesteden van het debiteurenbeheer?

 

Het uitbesteden van het debiteurenbeheer is een bepaalde gevallen een ideale oplossing. Vooral wanneer het om facturen gaat die niet voor betwisting vatbaar zijn. Het uitbesteden is kinderspel. Binnen 24 uur koppelt u het boekhoudpakket aan ons debiteurenbeheersysteem. Dit systeem handelt de door u gewenste workflow af. U logt eenvoudig in in het online dashboard. In een oogopslag ziet u hier een overzicht van de openstaande facturen. Is een betaaltermijn van een factuur is verstreken? Dan zorgen wij ervoor dat de acties worden uitgevoerd. Uw facturen worden vlot betaald!

U heeft op elk moment inzicht en controle over het verloop van het gehele betalingsproces. U bepaalt zelf in hoeverre u zich hierin mengt. Mocht uw klant toch niet betalen? Dan volgt start indien u dat wilt direct de incassofase. Wilt u tijdens het debiteuren- of incassotraject een extra contactmoment inplannen of het proces pauzeren? In uw online dashboard kunt u acties toevoegen en/of pauzeren. Op ieder gewenst moment. Wilt u een offerte op maat ontvangen voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer?

Vraag dan nu vrijblijven een offerte aan via onderstaand formulier.