Dubieuze debiteuren: hoe gaat u daarmee om?
Dubieuze debiteuren zijn klanten die een openstaande factuur hoogstwaarschijnlijk niet meer gaan betalen. Behalve dat het hebben van dubieuze debiteuren ontzettend vervelend is omdat u tevergeefs op uw geld zit te wachten, zorgen ze ook nog eens voor een hoop administratieve rompslomp. U moet de factuur namelijk afwaarderen in uw boekhouding.
Voordat u uw oninbare factuur afboekt, doet u er verstandig aan een incassobureau in te schakelen. Als incassobureau weten we uw factuur in de meeste gevallen (zo’n 95% procent) namelijk tóch nog te innen.
- Uw oninbare factuur alsnog geïncasseerd
- Het wettelijke incassotraject correct uitgevoerd
- No cure, no pay
- Nationaal en internationaal
Overleggen met een specialist?
Vul uw gegevens in én een van onze onze incassospecialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze debiteuren zijn debiteuren van wie het twijfelachtig is of ze de openstaande rekening ooit nog zullen betalen. Een dubieuze debiteur kan zowel een persoon als een bedrijf zijn. Het gaat bijvoorbeeld om ondernemingen die in de financiële problemen zitten of klanten die plots van de aardbodem verdwenen lijken. Zodra zeker is dat de factuur niet meer betaald gaat worden spreken we van een oninbare vordering.
Voorbeeld
Een aannemer verzorgt de verbouwing van een bedrijfspand. Deze verbouwing kost € 70.000. Als de verbouwing is voltooid, de factuur is verstuurd en de afgesproken betalingstermijn van 30 dagen is verstreken, laat de klant weten dat hij de rekening (nog) niet kan betalen omdat hij in de financiële problemen verkeert.
De eigenaar van het bedrijf belooft de rekening te betalen zodra hij zelf een betaling van een grote levering heeft ontvangen. Daarom besluit de crediteur hem een jaar uitstel van betaling te geven.
Op dat moment weet de crediteur dat het dubieus is of hij de factuur ooit nog betaald krijgt. In boekhoudkundige termen spreken we daarom van een dubieuze debiteur.
Dubieuze debiteuren toch laten betalen
Soms lijkt het alsof een factuur oninbaar is, maar is dat niet daadwerkelijk het geval. Als incassobureau weten we namelijk precies hoe we openstaande rekeningen moeten innen, zelfs bij de meest notoire wanbetalers of debiteuren die in een financieel penibele situatie verkeren.
We adviseren daarom bijvoorbeeld om niet te snel akkoord te gaan met een betalingsregeling, zoals de aannemer in het bovengenoemde voorbeeld wel doet.
We beschikken namelijk over verschillende drukmiddelen om uw debiteur op een rechtsgeldige manier tot betaling te dwingen. Daarbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een conservatoir beslag of een faillissementsaanvraag.
Op deze manier zorgen wij dat uw dubieuze debiteur tóch tot betaling overgaat. Ons incassotraject ziet er doorgaans als volgt uit:
Stap 1
We stellen uw debiteur in gebreke. Afhankelijk van of uw debiteur een zakelijke of particuliere klant is, doen we dat door middel van een formele ingebrekestelling of een WIK-brief. Hiermee manen we uw debiteur officieel de openstaande schuld te betalen.
Stap 2
We nemen op verschillende manieren contact op met uw debiteur. We proberen uw debiteur bijvoorbeeld telefonisch, per e-mail en eventueel sms of WhatsApp te bereiken. Op die manier proberen we te achterhalen wat de reden is voor de achterstallige betaling. In totaal zijn er 16 contactmomenten met uw debiteur.
Stap 3
We sturen een laatste aanmaning. Hiermee geven we uw debiteur een laatste kans te betalen. Gebeurt dit niet binnen de gestelde termijn, dan ondernemen we juridische stappen. Op die manier voeren we de druk op uw debiteur op.
Stap 4
Hiermee komt de buitengerechtelijke procedure (no cure, no pay) ten einde. Op dit moment zijn er verschillende uitkomsten mogelijk:
- Uw debiteur betaalt alsnog (in 85% procent van de gevallen betaalt de debiteur na de buitengerechtelijke incassoprocedure)
- We spreken voor u een betalingsregeling af
- U kiest ervoor een juridische procedure te starten
- U besluit de incasso kosteloos te beëindigen
Stap 5
Als u ervoor kiest om een juridische procedure te starten, begint de gerechtelijke fase van het incassotraject. We laten uw debiteur door een deurwaarder dagvaarden. Hiermee wordt hij officieel opgeroepen voor de rechter te verschijnen. Uw debiteur heeft op dit moment nog steeds de kans om een rechtszaak te voorkomen door de openstaande rekening te betalen.
Stap 6
Als hij dat niet doet dan komt de zaak voor de rechter. Die zal de bewijzen die beide partijen aandragen, bestuderen en uiteindelijk uitspraak doen. Deze uitspraak wordt vastgelegd in een vonnis.
Stap 7
Met een vonnis van de rechter kunnen we uiteindelijk beslag laten leggen bij uw debiteur. Een deurwaarder kan beslag leggen op bezittingen van uw debiteur om u zodoende uit te betalen. Er kan onder andere beslag gelegd worden op inkomen, bankrekeningen en (on)roerende goederen. Fysieke spullen kunnen openbaar worden verkocht. Zo weten we de factuur van uw dubieuze debiteur alsnog betaald te krijgen.
Wanneer is iemand een dubieuze debiteur?
U mag een dubieuze debiteur als zodanig aanmerken als duidelijk wordt dat de klant waarschijnlijk niet meer gaat betalen. Maar wanneer is dat? Als uw klant failliet is, is dat redelijk eenvoudig aan te tonen. Maar wat als uw debiteur simpelweg niet reageert?
Door uw vordering over te dragen aan een incassobureau, weet u zeker dat het incassotraject goed wordt nageleefd en u niet onterecht facturen afboekt. Dit zorgt immers voor een vermindering van uw winst, wat weer gevolgen heeft voor de belasting die u moet betalen.
Voorziening dubieuze debiteuren
Het is belangrijk om in uw boekhouding rekening te houden met dubieuze debiteuren. Als u facturen waarvan twijfelachtig is of ze ooit nog betaald gaan worden gewoon inboekt, dan is de kans immers groot dat uw inkomsten op papier hoger uitvallen dan ze daadwerkelijk zijn. Daarom kunt u in uw boekhouding een voorziening inrichten voor dubieuze debiteuren.
U kunt dubieuze debiteuren grofweg op drie manieren verwerken in uw boekhouding:
- Direct write off
- Stapsgewijze afboeking
- Standaard afboeking
Dubieuze debiteur afboeken met een direct write off
U boekt de rekening in één keer af wanneer u erachter komt dat een openstaande factuur oninbaar blijkt. Dit noemt men ook wel een direct write off.
Daar kleeft een nadeel aan: als u bijvoorbeeld in oktober 2022 een factuur stuurt naar de klant, maar er pas in maart 2023 achterkomt dat de factuur oninbaar is, dan rekent u de oninbare factuur wel mee over uw omzet voor 2022. U betaalt in 2022 nog wel belasting over de oninbare factuur. In 2023 mag u de oninbare factuur vervolgens als verlies afschrijven.
Hierdoor is uw boekhouding geen goede afspiegeling van uw daadwerkelijk inkomsten over het betreffende jaar. Daarom kiezen veel ondernemingen ervoor om een voorziening aan te leggen voor dubieuze debiteuren.
Dubieuze debiteuren stapsgewijze afboeken
Nagenoeg iedere ondernemer krijgt te maken met oninbare facturen. Daarom kunt u er ook voor kiezen om van tevoren een fiscale voorziening voor dubieuze debiteuren te maken. Dit is als het ware een boekhoudkundig spaarpotje voor facturen die uiteindelijk niet worden betaald.
Dit kunt u onder andere doen door dubieuze debiteuren stapsgewijs af te waarderen, afhankelijk van hoelang de factuur openstaat. Hoe langer de vervaldatum van de factuur verstreken is, hoe reëler de kans dat de factuur immers niet meer betaald wordt. Wat voor percentages u daarvoor hanteert, kunt u zelf bepalen.
Veel accountants hanteren de volgende afboekpercentages:
- 25% bij 2 – 3 maanden
- 50% bij 3 – 6 maanden
- 75% bij 6 – 9 maanden
- 100% bij meer dan 9 maanden
Dubieuze debiteuren standaard afwaarderen
U kunt ook een voorziening treffen door een standaardpercentage over al uw facturen af te boeken. Met een dergelijke voorziening anticipeert u vooraf op de verwachting dat u bepaalde inkomsten misloopt. Dit percentage mag “naar redelijk oordeel van de ondernemer” bepaald worden. Uit de praktijk blijkt dat zo’n 3 procent van alle facturen onbetaald blijft.
Het daadwerkelijk bedrag aan oninbare facturen wisselt per balansdatum (dag waarop u de winst- en verliesrekening opstelt). Mocht het uiteindelijke bedrag aan oninbare facturen hoger of lager uitvallen dan het werkelijke bedrag, dan corrigeert u dit als winst of verlies.
Dubieuze vorderingen voorkomen
Als ondernemer wilt u natuurlijk het liefst voorkomen dat u zakendoet met dubieuze debiteuren. Er zijn verschillende manieren om de risico’s die u loopt tot het minimum te beperken.
Kredietwaardigheid controleren
Wanbetaling voorkomen begint met het checken van de kredietwaardigheid van uw klant. Als een potentiële klant in de financiële problemen verkeert of in verleden heeft aangetoond slecht te betalen, dan kunt u hier beter niet mee in zee gaan. Invorderingsbedrijf kan een kredietrapport voor u opstellen.
Kredietrapporten
Daarnaast is zorgvuldig debiteurenbeheer erg belangrijk. Zorg dat u facturen op tijd verstuurt en zit er direct bovenop als een betaling niet binnen is terwijl de uiterste betalingstermijn is verstreken. Schakel een incassobureau in als betaling uitblijft. Met behulp van onze Riskmanager-software kunt u een groot deel van uw debiteurenbeheer op een slimme manier automatiseren.
Wilt u de software eens uitproberen?
FAQ: Veelgestelde vragen over dubieuze debiteuren
FAQ: Kan ik de btw terugvragen?
Als u btw-plichtig bent, moet u btw berekenen over uw facturen en deze afdragen als u aangifte omzetbelasting doet. Als de factuur (en dus de in rekening gebrachte btw) uiteindelijk niet betaald worden, dan krijgt u de afgedragen btw terug van de Belastingdienst. U kunt de betaalde omzetbelasting aftrekken van de btw die u nog verschuldigd bent.
Dit doet u op het moment (het tijdvak) dat u zeker weet dat de factuur niet meer betaald gaat worden. Dat mag in ieder geval als u 1 jaar na de uiterste betaaldatum op de factuur nog geen betaling heeft ontvangen, maar kan ook eerder, bijvoorbeeld als uw klant failliet is gegaan of als een incassoprocedure zonder resultaat is afgerond.
FAQ: Mijn klant zegt failliet te gaan. Wat nu?
Als een rekening niet betaald wordt, geeft een schuldenaar vaak als reden dat hij niet kan betalen omdat hij het geld niet heeft en failliet gaat als u een incasso begint. Laat u hier niet door intimideren. Uw debiteur heeft een overeenkomst met u gesloten en moet zich aan zijn kant van de afspraken houden.
Als incassobureau krijgen we regelmatig met dit soort debiteuren te maken. Vrijwel iedere wanbetaler wil een faillissement ten koste van alle voorkomen. Vaak blijkt dat als we de druk opvoeren uw wanbetaler wel degelijk over de middelen beschikt om te betalen.
FAQ: Wat gebeurt er als mijn debiteur daadwerkelijk failliet gaat?
Als uw dubieuze debiteur uiteindelijk failliet gaat, wordt er een curator aangesteld. Die is verantwoordelijk voor de afhandeling van het faillissement en het uitbetalen van de schuldeisers. De curator zal u laten weten of hij u uit de failliete boedel uit kan betalen. Als de curator dat niet (of niet volledig) kan, dan kunt u de vordering (geheel of gedeeltelijk) afschrijven.
FAQ: Wat als een dubieuze debiteur toch nog betaalt?
Wat als u de btw over een factuur van een dubieuze debiteur al terug heeft gevraagd van de Belastingdienst, maar de vordering alsnog betaald wordt? Dan dient u de verschuldigde btw aan te geven in het tijdvak waarin u de betaling ontvangt.
FAQ: Mag ik rente rekenen over openstaande vorderingen?
Als een klant een rekening niet op tijd betaalt, heeft u het recht om wettelijke rente te rekenen over het openstaande bedrag. Deze rente is (in 2022) 2,00% als het gaat om een niet-handelstransactie en 8,00% voor handelstransacties.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
GRATIS incasso advies gehad. Vriendelijk geholpen door een slimme jurist. Heb informatie ingewonnen over een bepaalde casus. Op basis daarvan besloten geen stappen te ondernemen. Aan een eerlijk advies heb je meer dan aan een advocaat die overal maar aan begint. Kom zeker terug als ik weer wat heb.
Invorderingsbedrijf heeft een uitmuntende staat van dienst als het gaat om het innen van openstaande rekeningen. Wilt u overleggen over uw zaak? Neem vrijblijvend contact met ons op via 070 – 762 0330 of via de onderstaande button!
Koninginnegracht 14 C
2514 AA Den Haag
070 – 762 0330
Fax: +3170 – 762 0335