NL
EN
WIK-brief: een verplichte laatste betalingsherinnering
Betaalt een particuliere klant een rekening niet? Voordat er incassokosten in rekening gebracht mogen worden, bent u verplicht uw klant nog 14 dagen de kans te geven om te betalen. Dit doet u door middel van een zogenoemde WIK-brief. In dit artikel leggen we uit wat er in een WIK-brief moet staan en wanneer u deze moet versturen. Ook kunt u een voorbeeld WIK-brief downloaden.
Wilt u direct een incassobureau inschakelen om uw schuld te laten innen? Onze incassospecialisten zorgen dat uw geld zo snel mogelijk op uw rekening staat. Als u nog geen WIK-brief heeft verstuurd, doen wij dat voor u.
Onze klantervaringen
Invorderingsbedrijf heeft in de loop der jaren tienduizenden klanten geholpen met het innen van openstaande facturen. Klanten beoordelen ons gemiddeld met een 4,7.
Wat is een WIK-brief?
Een WIK-brief is een wettelijk verplichte laatste herinnering of schriftelijke aanmaning die u naar uw (particuliere) klant stuurt. Met deze officiële betalingsherinnering geeft u uw debiteur nog 14 dagen de tijd om de openstaande rekening te betalen, zonder dat er extra kosten in rekening gebracht worden.
In de brief vermeldt u direct wat de gevolgen zijn als uw debiteur niet binnen deze termijn betaalt. U moet in de WIK-brief (ook wel 14-dagenbrief genoemd) vermelden hoe hoog de incassokosten zullen zijn.
De functie van de 14-dagenbrief is dat een ondernemer toelaatbare druk kan uitoefenen op de niet-betalende klant, terwijl de consument beschermd wordt tegen plotselinge hoge incassokosten.
De betreffende regels staan beschreven in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek.
Wanneer is een WIK-brief verplicht?
U verstuurt een WIK-brief als u diensten of producten heeft geleverd, maar de factuur niet op tijd betaald wordt. Een WIK-brief is volgens de Wet Incassokosten (WIK) een vereiste als u zaken doet met particuliere klanten die niet betalen. Zolang een consument geen WIK-brief heeft ontvangen, mogen er geen incassokosten in rekening worden gebracht en kan een incassobureau dus niet aan de slag met het innen van de vordering.
Bij zakelijke klanten is een WIK-brief in principe niet verplicht. Direct nadat de vervaldatum van een factuur is verlopen, mogen er incassokosten in rekening gebracht worden. U kunt dus direct nadat de betalingstermijn is verstreken een incassobureau achter uw zakelijke klant aansturen. Uw debiteur is verplicht de bijkomende kosten te betalen.
Een uitzondering hierop zijn sommige (zeer) kleine ondernemers. In de praktijk zijn dit vooral eenmanszaken. Zij kunnen voor de wet beschouwd worden als consumenten.
Wat staat er in de WIK-brief?
Een 14-dagenbrief moet aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. Als uw brief niet aan deze vereisten voldoet, dan kan uw debiteur weigeren de incassokosten te betalen.
In een WIK-brief moet het volgende staan:
- De factuur waarop de brief betrekking heeft.
- Het openstaande factuurbedrag.
- De betaaltermijn van 14 dagen. Deze gaat in op de dag van ontvangst/bezorging.
- Dat er bij het uitblijven van de betaling incassokosten en wettelijke rente in rekening worden gebracht (het is niet voldoende om alleen te vermelden dat incassokosten berekend zullen worden).
- De exacte hoogte van de incassokosten en rente
Als u al een herinnering heeft gestuurd, waarin één van deze zaken ontbreekt, dan heeft u geen geldige WIK-brief verstuurd. Dit kunt u alsnog doen.
Voorbeeld WIK-brief
Wilt u weten hoe een goede WIK-brief eruitziet? Download dan de voorbeeld WIK-brief van onze website. Met deze brief geeft u uw klant nog één kans om te betalen. Hierna schakelt u een incassobureau in. De kosten daarvoor zijn voor uw klant.
Een WIK-brief is dus niet alleen een verplichting, het is ook een manier om druk op uw debiteur uit te oefenen de openstaande rekening binnen 14 dagen te betalen. Als uw klant binnen 14 dagen betaalt, heeft u uw geld binnen en is er voor uw klant niets aan de hand.
Download uw gratis voorbeeld WIK-brief
Vul uw gegevens in en ontvang de download!
Direct een incassobureau inschakelen?
Vul uw gegevens in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over WIK-brief
FAQ: Waar staat WIK voor?
WIK staat voor Wet Incassokosten. Deze wet is 1 juli 2012 in werking getreden. In deze wet staat onder andere beschreven dat particulieren altijd eerst een laatste herinnering moeten ontvangen. Ook de wettelijke incassokosten zijn bepaald in deze wet.
FAQ: Moet ik de brief aangetekend versturen?
Het is geen harde eis om de brief aangetekend te versturen. Als het tot een juridische procedure komt, moet u echter wel kunnen aantonen dat uw klant de brief ontvangen heeft. Daarom is het vaak wel verstandig om de brief aangetekend te versturen.
FAQ: Wat als ik geen WIK-brief heb verstuurd?
Heeft u een klant die een openstaande factuur niet betaalt en wilt u een incassobureau op de zaak zetten, maar heeft u nog geen 14-dagenbrief verstuurd? Dan kunt u dit alsnog doen. Het is niet verplicht om de brief direct na het verstrijken van de vervaldatum van de factuur te versturen.
Als u uw vordering overdraagt aan Invorderingsbedrijf en nog geen WIK-brief heeft verstuurd, zullen wij dit doen.
FAQ: Moet ik de kosten expliciet vermelden?
In de WIK-brief moet u uitdrukkelijk vermelden hoe hoog de wettelijke incassokosten zijn als de rekening niet binnen de gestelde termijn betaald wordt. Het is dus niet voldoende om slechts te vermelden “dat er incassokosten in rekening gebracht zullen worden”. De wettelijke incassokosten zijn een bepaald percentage over het totaal te vorderen bedrag.
FAQ: Is een termijn van 14 dagen na dagtekening voldoende?
Met de brief geeft u uw klant 14 dagen extra de tijd om de openstaande rekening te betalen, zonder dat er extra kosten in rekening gebracht worden. Het is belangrijk om daarbij goed rekening te houden met de verzendtijd. Uw klant moet daadwerkelijk 14 dagen de tijd hebben om te betalen. Dit geldt vanaf het moment dat uw debiteur de brief ontvangt.
Houd daar rekening mee bij hoe u dit in de brief omschrijft. Als u in de brief zet dat de klant “binnen 14 dagen na dagtekening” moet betalen, dan heeft uw debiteur in de praktijk maar 12 dagen om te betalen. Dit is dus niet rechtsgeldig.
Omschrijf de termijn van 14 dagen bijvoorbeeld op één van de volgende manieren:
- Binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd
- Binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd
- Binnen drie weken nadat u deze brief heeft ontvangen
FAQ: Mag ik een WIK-brief digitaal versturen?
Het is in principe toegestaan om een 14-dagenbrief digitaal te versturen. U moet in dat geval wel zeker weten dat uw klant bereikbaar is op het e-mailadres en de brief ook daadwerkelijk ontvangt. Als u normaal gesproken altijd via e-mail met de klant communiceert, kunt u de WIK-brief dus per e-mail verzenden. Als al uw andere communicatie met de klant bijvoorbeeld via de post verloopt, dan is een e-mail geen regulier communicatiemiddel. In dat geval kunt u de WIK-brief ook niet per e-mail verzenden.
FAQ: Mag ik administratiekosten in rekening brengen?
Sommige bedrijven brengen bovenop de incassokosten administratiekosten in rekening. Dit is niet toegestaan. Ook niet als het in uw algemene voorwaarden staat. De vergoeding voor de extra administratie valt namelijk ook onder de wettelijke incassokosten. Ook het in rekening brengen van een hoger bedrag aan dossierkosten of aanmaningskosten (bovenop de buitengerechtelijke incassokosten) is niet toegestaan. De vergoeding van de incassokosten gaat doorgaans naar het incassobureau dat de vordering voor u int. Zij voeren immers de werkzaamheden uit.
FAQ: Is er ook een 14 dagen brief voor bedrijven?
Een zakelijke klant is in principe direct incassokosten verschuldigd als hij een rekening te laat betaalt. Het is wel toegestaan om een 14-dagenbrief te versturen, dit is alleen geen verplichting. U mag in principe direct een incassobureau inschakelen als u een zakelijke klant heeft die te laat betaalt. Het incassobureau mag direct incassokosten in rekening brengen.
FAQ: Hoe zit het met de btw?
Bent u btw plichtig en kunt u de btw verrekenen? Dan mag u de incassokosten niet verhogen met de btw. U krijgt van het incassobureau een btw-factuur. Die kunt u verrekenen via uw btw-aangifte.
Bent u niet btw-plichtig en kunt u de btw niet verrekenen? Dan mag u de incassokosten verhogen met de btw. Dit moet u ook in de WIK-brief vermelden.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld ingebrekestelling
Direct aan de slag met het versturen van uw ingebrekestelling? Gebruik dan onze handig voorbeeldbrieven.
Download nu uw ingebrekestelling voorbeeldbrief
Waarom 40.000 klanten u voor gingen
- Dé #1 incassering in het binnen-en buitenland
- No Cure No Pay aanpak
- Altijd inzicht (24/7) in uw zaak via ons uniek Online Cockpit portaal
-
Één vast contactpersoon
(jurist of advocaat) - 100% uitkering van de hoofdsom
- Direct actie (dezelfde werkdag)
Invorderingsbedrijf kan bogen op een uitstekende staat van dienst als het gaat om het innen van schulden. Wilt u overleggen over uw zaak? Neem vrijblijvend contact met ons op via 070 – 762 0330 of klik op onderstaande knop!
Koninginnegracht 14 C
2514 AA Den Haag
070 – 762 0330
Fax: +3170 – 762 0335