Al een aantal jaar accepteert de Rijksoverheid alleen nog maar elektronische facturen (e-facturen). Dit zijn niet zomaar facturen die digitaal verstuurd worden, maar speciale bestanden die automatisch verwerkt kunnen worden. Ook aan andere klanten dan overheidsinstanties kunt u e-facturen sturen. Daarvoor moet u wel aan bepaalde eisen voldoen.
Op deze pagina leggen we uit wanneer het versturen van e-facturen verplicht is, hoe u een e-factuur maakt en hoe u uw boekhouding zelf kunt automatiseren met behulp van elektronische facturen.
Advies over elektronisch factureren?
Vul uw gegevens in en wij nemen direct contact op.
Wat zijn e-facturen?
E-facturen zijn elektronische bestanden die digitaal worden aangeleverd. Doordat alle vereiste gegevens een speciale codering en een vaste plek hebben, kunnen de facturen automatisch verwerkt worden. Hierdoor is het dus mogelijk om de administratie van de facturen te automatiseren.
Niet iedere factuur die digitaal verstuurd wordt is dus een e-factuur. Een pdf-bestand dat via een e-mail wordt gestuurd is bijvoorbeeld geen e-factuur.
Voordelen e-factureren
- Automatische verwerking in administratie
- Snelle versturing en ontvangst
- Geen fouten door handmatige verwerking
- Factuur kan niet in spam-folder terechtkomen
- Geen print- en verzendkosten
- Milieuvriendelijk: minder papierverbruik en lagere CO2-uitstoot
Elektronische facturatie wetgeving
Door Europese regelgeving (Richtlijn 2014/55/EU) en de implementatie daarvan in de Nederlandse Aanbestedingswet is de Nederlandse overheid verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
De Nederlandse overheid voldoet aan deze eis doordat het is aangesloten bij Peppol. Dit is een digitale infrastructuur waarmee het mogelijk is om e-facturen te ontvangen en verwerken.
Wanneer is e-factureren verplicht?
De Rijksoverheid accepteert tegenwoordig alleen nog maar e-facturen. In de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid staat per 1 januari 2017 namelijk dat facturen elektronisch aangeleverd moeten worden, zodat ze elektronisch kunnen worden ontvangen en verwerkt.
Dit geldt voor alle lopende inkoopovereenkomsten. Dat betekent dat alle ministeries met hun kerndirecties en agentschappen uitsluitend e-facturen accepteren.
Veel gemeenten en andere overheidsinstanties hebben deze bepaling in de inkoopvoorwaarden overgenomen.
Wat betekent dit in de praktijk? Het gevolg van deze bepaling in de inkoopvoorwaarden van overheden is dat u geen papieren factuur per post of een factuur in pdf per e-mail naar de overheidsinstantie waar u zaken mee doet kunt sturen.
Mag ik ook e-facturen sturen aan andere klanten?
Het is mogelijk om ook met andere klanten dan de overheid af te spreken dat u een elektronische factuur stuurt van het ene geautomatiseerde systeem naar het andere. De klant moet hier wel mee akkoord gaan en hij is niet verplicht om de e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren is binnen de hele Europese Unie (EU) toegestaan.
Hoe verstuur ik een e-factuur?
Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te verzenden. Het versturen van e-facturen verloopt meestal via Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Dit is een internationaal systeem waarmee overheden en marktpartijen elektronische facturen en inkooporders uit kunnen wisselen. U kunt een eigen softwareprogramma gebruiken om een factuur te maken en te verzenden via dit systeem.
Zowel de Rijksoverheid als decentrale overheden kunnen via Peppol facturen ontvangen. Als u vragen heeft over het factureren aan het Rijk kunt u terecht bij een speciale helpdesk e-factureren.
Als u een e-factuur wilt versturen aan een andere klant, dan kan dit alleen als die zich heeft aangemeld bij Peppol. Zo niet, dan kunt u de e-factuur als XML-bijlage in een e-mail sturen.
Factureren aan de Rijksoverheid
- Via uw boekhoudsoftware: steeds meer softwareleveranciers hebben boekhoudpakketten die zijn aangesloten op het beveiligde netwerk Peppol.
- Met een extra softwaremodule: sommige boekhoudsoftware beschikt standaard niet over de mogelijkheid om te e-factureren, maar het is soms wel mogelijk om het pakket uit te breiden en aan te sluiten op Peppol.
- Via een e-factuurportaal: als u geen boekhoudpakket gebruikt, kunt u gebruikmaken van een e-factuurportaal van een serviceprovider. Op de website van de Nederlandse Peppolautoriteit vindt u waar dit kan.
Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. De centrale overheid heeft een eigen leveranciersportaal. Hier kunt u de facturen handmatig invoeren en verzenden. Dit is met name geschikt voor leveranciers die slechts incidenteel zakendoen met de overheid en weinig facturen te versturen hebben.
Aan andere organisaties
- Via een boekhoudpakket: als u boekhoud- of facturatiesoftware heeft die hierop is ingesteld, kunt u uw e-factuur automatisch aan uw klant versturen. Uw klant moet zich aanmelden bij Peppol om de factuur te kunnen ontvangen. U heeft het KvK-nummer en BTW-nummer van uw klant nodig om de factuur te verzenden.
- Via een online portaal: als uw software geen mogelijkheid biedt tot het versturen van een e-factuur kunt u dit doen via het facturatieportaal van aangesloten serviceproviders. Ook hiervoor moet de klant bij Peppol aangemeld zijn.
Met een XML-bijlage: als uw klant niet is aangemeld bij Peppol, dan kunt u de factuur aanmaken met de boekhoudsoftware, opslaan als XML-bestand en per e-mail verzenden.
Waar moet een elektronische factuur aan voldoen?
Voor e-facturen gelden dezelfde wettelijke vereisten als voor normale papieren facturen. Dat betekent dat de factuur verplicht de volgende gegevens moet bevatten:
- Uw volledige naam en adres
- De naam en het volledige adres van uw klant
- Uw btw-nummer
- Uw KvK-nummer als u staat ingeschreven bij de KvK
- De datum waarop u de factuur verstrekt
- Een factuurnummer
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Datum van levering en eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief btw
- Het gebruikte btw-tarief en het btw-bedrag
Openstaande e-facturen innen?
Heeft u een e-factuur verstuurd, maar heeft uw klant die niet betaald? Dan kunt u eerst een vriendelijke betalingsherinnering sturen. Wellicht wordt de late betaling veroorzaakt door een storing in het systeem. Wordt de openstaande factuur na een betalingsherinnering nog steeds niet betaald? Dan kunt u een incassobureau inschakelen.
Bij Invorderingsbedrijf werken we in de buitengerechtelijke fase op basis van no cure, no pay. In principe draait uw debiteur op voor de incassokosten. Lukt het ons niet om de vordering te innen, dan hoeft u ook niets te betalen.
E-factuur niet betaald?
Vul uw gegevens in en we nemen zo snel mogelijk contact met u op.
FAQ: Veelgestelde vragen over e-facturatie
FAQ: Wat is e-boekhouden?
Er zijn diverse softwareprogramma’s waarmee u de boekhouding van uw onderneming kunt automatiseren. Dit betekent dat facturen automatisch worden opgenomen in de administratie, betalingen worden bijgehouden en ook uw inkoopfacturen geautomatiseerd worden ingeboekt en betaald. Dit noemt men ook wel elektronisch boekhouden.
FAQ: Wat is het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd bestand, waarbij alle factuurvereisten een vaste plek en een speciale codering hebben. Hierdoor kunnen deze facturen automatisch verwerkt worden.
Een digitale factuur is een factuur die met de computer wordt opgemaakt en digitaal wordt verzonden. Vaak wordt dit per e-mail gedaan. Een digitale factuur is daarmee niet direct een e-factuur. Een pdf-bestand heeft bijvoorbeeld niet de juiste codering.
FAQ: Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een speciaal beveiligd netwerk waarmee bedrijven (internationaal) elektronisch facturen en orders uit kunnen wisselen.
FAQ: Wat is het Organisatie-identificatienummer (OIN)?
Overheidsinstanties en andere organisaties kunnen een organisatie-identificatienummer (OIN) toegekend krijgen. Als leverancier gebruikt u dit nummer voor het versturen van een e-factuur naar deze instanties. Het nummer is bedoeld om ervoor te zorgen dat de factuur bij de juiste instantie of het juiste overheidsonderdeel aankomt. De overheid accepteert alleen nog e-facturen waarbij het OIN is ingevuld.
Heeft uw klant die factuur nog steeds niet betaald? Blijf niet eeuwig wachten en schakel over op No Cure No Pay incasso!
- Géén succes = géén kosten
- 100% uitkering van de hoofdsom
- 95% slagingspercentage
Alstublieft,
Uw download
Voorbeeld aanmaning
Direct aan de slag met het versturen van een aanmaning? Download dan hier uw gratis voorbeeld aanmaning