Inloggen op de klantenomgeving

De Online Cockpit is exclusief voor opdrachtgevers. Indien u nog geen eigen account heeft, klik dan hier om uw vordering direct over te dragen of neem contact met ons op via telefoon +31(0)70-7620330.

Wachtwoord vergeten Inloggen
Incassobureau kiezen: hoe kiest u het incassobureau dat bij u past?
Door:
in Incasso
op 30 juni 2014
mr. drs. Joost Konings

Het kiezen van het juiste incassobureau is geen gemakkelijke klus. In dit artikel belicht ik een aantal overwegingen die van belang zijn bij het vinden van de juiste incassopartner.

No Cure No Pay incasso en vormen van samenwerking

In de markt voor incasso zijn er tal van samenwerkingsvormen. Zo is het gebruikelijk dat u een vaste jaarlijkse bijdrage betaalt, rekenen incassopartners behandelingskosten per zaak, betaalt u af en toe afwikkelingsprovisie, dossierkosten en/of informatiekosten. Veel bedrijven kiezen ervoor om samen te werken tegen een vaste bijdrage per jaar, zodat men weet waar men aan toe is. Of u nu 1 of 500 incasso’s indient. Hoe u samenwerkt en welke tarieven van toepassing zijn, spreekt u met de incassopartner af aan het begin van de samenwerking.

Landelijke dekking

Landelijke dekking is van groot belang als u debiteuren heeft die over heel Nederland verspreid zijn. Zo hebben groothandels, webwinkels, vakantieparken, leasemaatschappijen en retailers te maken met debiteuren die zich overal bevinden. Veel incassopartners werken echter enkel lokaal. Een landelijke dekking zorgt ervoor dat u slechts één incassopartner nodig heeft die door heel het land (en daarbuiten) uw belangen behartigt en uw geld incasseert. Over het algemeen is het zo dat incassobureaus en credit management bedrijven een solide landelijke dekking bieden.

Stichting Derdengelden

Heeft u er wel eens over nagedacht waar uw geld terecht komt als het wordt geïncasseerd? Professionele incassopartners maken gebruik van een Stichting Derdengelden. Deze stichting is bij de Kamer van Koophandel ingeschreven in het Handelsregister en is een zelfstandige rechtspersoon. Volgens de doelomschrijving houdt de stichting zich enkel bezig met het ontvangen van gelden van derden (opdrachtgevers van de incassopartners). De stichting stort het geld dan door naar haar opdrachtgevers. Door de gelden te laten ontvangen in een stichting, blijft het geld van een opdrachtgever buiten het ondernemingsvermogen van de incassopartner. Mocht een incassopartner failliet gaan, dan is dus niet direct uw geld weg.

Incasso in het buitenland

Heeft u te maken met debiteuren die zich over de landsgrenzen bevinden, dan is het een voordeel als uw incassopartner niet alleen de Nederlandse zaken behandelt, maar ook de zaken in het buitenland. Doet u zaken in alleen Europa of ook daarbuiten? Belangrijk is daarbij dat de incassopartner samenwerkt met lokale partijen, die de gebruiken en gewoontes van de lokale markt kennen. Helemaal mooi is het als u via uw online dossierinzage eveneens de status van uw buitenlandse incasso’s kunt volgen.

Specialistische juridische kennis

Van origine heeft incasso betrekking op het incasseren van onbetwiste (of in redelijkheid niet te betwisten) vorderingen. Dat wil zeggen, schulden waartegen geen verweer wordt gevoerd of waarteen eigenlijk (juridisch steekhoudend) niets is in te brengen. Steeds meer schulden worden echter inhoudelijk betwist: men draagt argumenten aan om niet te hoeven betalen. Bijvoorbeeld: de vordering is verjaard, de factuur voldoet niet aan de door de wet te stellen eisen, er zijn gebreken in het geleverde etc.
In geval van een betwiste vordering moeten alle argumenten van een debiteur op een juridische weegschaal, er dient een juridisch standpunt ingenomen te worden. De vraag is of uw incassopartner zo ver gaat.
Let op: veel facturen worden juist betwist, nadat ze uit handen zijn gegeven. Dit is van tevoren vaak niet in te schatten door u als opdrachtgever. Het is dan ook aan te bevelen dat een incassopartner eigen juristen in huis heeft, die u ook in geval van een betwiste vordering verder kunnen helpen en uw openstaande posten kunnen incasseren.

Eigen deurwaarders en juristen

Het delen van kennis is de sleutel tot een maximaal incassorendement. Het incasseren van gelden is een vak. Wanneer een debiteur niet vrijwillig wil voldoen aan een schuld, zal een jurist een passende strategie moeten bepalen om een vonnis te halen. Met een vonnis, dat via een rechter wordt verkregen, kan direct beslag gelegd worden. Het is niet vanzelfsprekend dat de incassopartner ook eigen deurwaarders of juristen heeft. Check dit van tevoren. Dit voorkomt dat uw dossier over meerdere schakels gaat en dat er alles uit uw zaak wordt gehaald wat erin zit.

Online communicatie

Voor u misschien ondenkbaar, maar het is in de markt voor incasso nog steeds gebruikelijk dat u gewoon niet of uitsluitend schriftelijk (per post!) op de hoogte wordt gehouden over de voortgang van uw dossier. Met de komst van het internet bieden sommige incassopartners online dossierinzage waarin u de status van uw dossiers volgt, ziet welke bedragen er worden ontvangen, kunt checken welke correspondentie er wordt gevoerd etc. Zo houdt u de maximale controle en volgt u de voortgang op de voet.

Behandeltijd van een zaak

Hoe langer een incassotraject duurt, hoe langer uw geld op het spel staat. Er zijn incassopartners die maar liefst 3 jaar lang (!) een buitengerechtelijk incassotraject voeren (‘elke zes maanden één bief’). Er zijn echter ook incassopartners die een kort buitengerechtelijk incassotraject voeren en daarna direct, al dan niet in overleg met u, doorschakelen naar het gerechtelijke traject om zo snel mogelijk een vonnis te halen waarmee beslag kan worden gelegd. Het is aan te raden van te voren te informeren naar de te verwachten behandeltijd. Er bestaat een positief statistisch verband tussen de tijd en de kans dat een schuld nog ooit betaald wordt: hoe langer u wacht, des te groter de kans dat….

Extra diensten

Een professionele incassopartner biedt ook extra diensten aan naast incasso. In geval u bijvoorbeeld zelf een dagvaarding ontvangen heeft, kan de incassopartner u bijstaan. Als u geconfronteerd wordt met een lastige juridische vraag, kunt u dan ook terugvallen op uw incassopartner? En in geval van het faillissement met uw debiteur, handelt de incassopartner de zaken verder af met de curator? Maak voor uzelf een lijstje met extra diensten die voor uw business van belang kunnen zijn.

Resultaten

Bottom line wilt u uiteindelijk maar één ding: dat uw vordering wordt geïncasseerd. Bespreek daarom vooraf samen wat u mag verwachten en wat de kansen van een geslaagd incasso zijn. Niet elke vordering is even gemakkelijk te incasseren. Dit hangt onder meer af van of uw debiteur geld heeft en hoe goed u heeft gecontracteerd. Natuurlijk, een toegewijde incassopartner stelt alles in het werk om de vordering binnen te halen, maar wees realistisch. Ook als uw incassopartner gemotiveerd aangeeft waarom een vordering niet is te incasseren, is dit waardevolle informatie voor u.

Referenties

Voordat u een nieuwe incassopartner kiest, wilt u natuurlijk weten met wie u zaken gaat doen. Professionele incassopartners kunnen u referenties geven van bedrijven die ook zaken met haar doen. Bel eens een referentie op en vraag naar de ervaringen.

Over de auteur:

Joost Konings werkt bij het Invorderingsbedrijf, een gerenommeerde speler in de incassomarkt. Zij heeft een landelijke dekking, werkt met eigen deurwaarders en juristen en verzorgt incassoprocedures in Nederland en ver daarbuiten. Via de Online Cockpit volgt een opdrachtgever de status op de voet en worden de incassoresultaten overzichtelijk weergegeven. Met een korte behandeltijd en alle specialistische kennis onder één dak is het Invorderingsbedrijf voor veel opdrachtgevers de ideale partner op het gebied van incasso.

ShareShare on Facebook0Tweet about this on Twitter0Share on Google+0