Print deze pagina

Voorbeeld betalingsherinnering (+4 gratis voorbeelden)

Heeft u een factuur die nog niet betaald is? Wij geven u graag tips om direct aan de slag te gaan met betalingsherinneringen!

Een goede zakenrelatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen. U levert een dienst of goederen aan uw debiteur, waarbij uw debiteur erop vertrouwt dat u kwalitatief levert. U verwacht dat de debiteur betaalt. Helaas gaat het in de praktijk niet altijd zo.

Iedere ondernemer krijgt uiteindelijk te maken met facturen die niet betaald worden. Zeker in tijden van economische crisis worden facturen vaak laat, of helemaal niet betaald. Om uw geld te ontvangen is het noodzakelijk om een betalingsherinnering te sturen.

Het kan zijn dat u tot nu toe nog niet te maken heeft gehad wanbetalende klanten. Het is altijd goed gegaan. Tot nu toe. Inmiddels heeft u wél te maken met klanten die niet betalen. U vraagt zich dan natuurlijk af hoe een betalingsherinnering in elkaar steekt. Wat moet er in staan? 

En nog belangrijker:

Hoe kan u een goede klantrelatie behouden, maar ook betaald worden?

Geen zorgen, wij vertellen u precies hoe u kan beginnen met het maken en versturen van betalingsherinneringen. De kans is groot dat de klant de factuur over het hoofd gezien heeft. Bij het sturen van een betalingsherinnering zal de factuur dus vaak nog steeds betaald worden.

Gratis voorbeelden

In dit artikel zullen wij u op weg helpen om uw eerste betalingsherinnering op te stellen. Ook geven wij deze gratis voorbeelden van een betalingsherinnering: 

  • Gratis voorbeeld formele betalingsherinnering (Nederlands) in PDF en Word-formaat
  • Gratis voorbeeld informele betalingsherinnering (Nederlands) in PDF en Word-formaat 

Doet u zaken met internationale of Engelstalige klanten? Dan kan u gebruik maken van de Engelstalige gratis voorbeelden van een betalingsherinnering:

  • Gratis voorbeeld formele betalingsherinnering (Engels) in PDF en Word-formaat
  • Gratis voorbeeld informele betalingsherinnering (Engels) in PDF en Word-formaat

Meteen aan de slag? Download nu onze gratis voorbeelden betalingsherinneringen: beschikbaar in zowel Nederlands als Engels! 

Bekijk hier de Nederlandstalige betalingsherinnering

 

Bekijk hier de Engelstalige betalingsherinnering

 

Voordelen van een betalingsherinnering

Een betalingsherinnering is dé manier om op een vriendelijke manier uw klant te benaderen en alsnog uw geld op uw rekening gestort te krijgen. De voordelen van een betalingsherinnering:

  • Gemakkelijk op te stellen
  • Gemakkelijk en snel verstuurd
  • Klant betaalt vaak alsnog direct
  • Niet opdringerig 

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw klant erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat. Het kan zijn dat een klant vergeten is dat er nog een bedrag open stond. De herinnering is dus een ‘friendly reminder’ dat uw klant nog een bedrag open heeft staan.

Waar moet een betalingsherinnering aan voldoen?

Er zijn geen wettelijke verplichtingen of vormvereisten verbonden aan het sturen van een betalingsherinnering. Dat betekent dat u zelf bepaalt hoe uw betalingsherinnering eruit komt te zien. 

Maar wat moet er dan in een betalingsherinnering komen te staan? 

Wat staat er in een betalingsherinnering?

Zoals hierboven is benoemd: er gelden geen concrete vormvereisten voor het opmaken van een betalingsherinnering. Wél is het handig de volgende punten te verwerken. Zo maakt u betaling gemakkelijk voor uw klant:

  • Het factuurnummer
  • De verstreken factuurdatum (dit wordt ook wel de vervaldatum genoemd)
  • Het bedrag dat betaald moet worden
  • Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
  • De termijn voor de klant om alsnog te betalen

Voorbeelden betalingsherinnering

Het gebrek aan vormvereisten betekent dat u verschillende varianten van een betalingsherinnering kan maken. Weet u niet waar u moet beginnen? Wij hebben verschillende voorbeelden die u kan bekijken (zo kan u direct zien welke soort brief voor u geschikt is):

Informele/vriendelijke betalingsherinnering

[Bedrijfsnaam v.d. debiteur]

[Adres debiteur]

[Datum]

Betreft:                    Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]

Hallo [klantnaam]!

Sorry dat we je storen, maar je hebt nog een betaling openstaan. Misschien heb je het niet doorgehad of ben je het simpelweg even vergeten? Geen probleem, dat was vast niet de bedoeling. Wel zouden we het op prijs stellen als je het bedrag nog even snel naar ons overmaakt. Dan hoeven we je ook niet meer lastig te vallen! 

Factuurnummer    Datum           Omschrijving                    Bedrag                                            

[Factuurnummer]        [datum]           [omschrijving]                [00,00]

[Factuurnummer]       [datum]           [omschrijving]                [00,00]                                                    

                                                                                Te voldoen     [00,00]  

We willen je vragen om het bedrag van [het totaalbedrag] binnen een termijn van [7/14/21] dagen over te maken op rekeningnummer [IBAN]. Alvast hartelijk bedankt!

We hebben een van je [factuur/facturen] toegevoegd aan de bijlagen. Zo kun je er zelf ook even een kijkje naar nemen (of het in je administratie stoppen natuurlijk).

Heb je al betaald? Top! Dan kun je deze brief vergeten.

Heb je nog verdere vragen? Neem dan gerust contact met ons op: [telefoonnummer].  We helpen je met alle liefde verder!

Formele/zakelijke betalingsherinnering

[Bedrijfsnaam v.d. debiteur]

[Adres debiteur]

[Datum]

Betreft:                    Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]

Geachte heer/mevrouw,

Uit onze administratie is gebleken dat wij nog geen betalingen hebben ontvangen van de volgende [factuur/facturen], terwijl de betalingstermijn inmiddels verstreken is. Het betreft hierbij:

 

Factuurnummer    Datum           Omschrijving                    Bedrag                                            

[Factuurnummer]        [datum]           [omschrijving]                    [00,00]

[Factuurnummer]       [datum]           [omschrijving]                    [00,00]                                                    

                                                                                Te voldoen          [00,00]  

Wij verzoeken u vriendelijk om [totaalbedrag] binnen een termijn van  [7/14/21] dagen over te maken op rekeningnummer [IBAN]

Een kopie van de bovenstaande [factuur/facturen] is toegevoegd als bijlage(n).

Mocht de betaling en deze herinnering elkaar kruisen, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Heeft u nog vragen over het bedrag? Neem dan contact op met onze financiële afdeling op telefoonnummer: [telefoonnummer] of [emailadres]. Wij helpen u graag verder.

Voorbeelden betalingsherinnering Engels

Handelt u met internationale zakenpartners of heeft u te maken met debiteuren uit Engelstalige landen? Dan is het logisch dat u Engelse betalingsherinneringen stuurt. Het kan zijn dat uw Engels niet ijzersterk is. Of u beheerst Engels, maar bent niet (nog) niet bekend met alle technische termen die op een Engelstalige factuur komen te staan.

In dat geval kunt u gebruik maken van ons Engelstalige voorbeeld betalingsherinnering om uw vordering bij Engelse zakenpartners betaald te krijgen.

Wij hebben speciaal voor u een informele en een formele Engelstalige brief opgesteld. Zelf bepaalt u welke betalingsherinnering voor uw bedrijf beter schikt.

 

Formele of informele brief? Zo maakt u de keuze

De toon van uw betalingsherinnering kan van meerdere dingen afhangen: bijvoorbeeld van het bedrijfsimago of de klant die de betalingsherinnering ontvangt. Een klant die altijd tijdig betaalt vereist een vriendelijkere aanpak dan een wanbetalende klant.

Het is belangrijk de toon van de betalingsherinnering goed af te stemmen op uw organisatie en uw klanten. Een formele betalingsherinnering sluit bijvoorbeeld beter aan bij een bank, en een informele betalingsherinnering bijvoorbeeld een jonge lifestyle start-up. 

Weet u niet zeker of uw brief formeel of informeel moet zijn? Indien u twijfelt kunnen onze voorbeelden worden gebruikt om te vergelijken. Zo krijgt u een beter beeld wat bij uw bedrijf past.

Hoe werkt een betalingsherinnering?

U heeft de betalingsherinnering opgesteld. Top! Maar wat nu? Waarschijnlijk weet u niet hoe u de herinnering het beste kunt opsturen. Of twijfelt u welke betalingstermijnen u moet hanteren? Geen zorgen, wij geven u de nodige tips om zelf direct uw betalingsherinnering te versturen!

Hoe verstuur ik een betalingsherinnering?

U kan een betalingsherinnering op verschillende manieren versturen -bijvoorbeeld per post of per online e-mail. Welke van de twee u kiest maakt niet zo veel uit: beide zijn namelijk rechtsgeldig. 

Een betalingsherinnering hoeft niet verplicht aangetekend gestuurd te worden. Wanneer u de betalingsherinnering via aangetekende post verzendt zal dit uiteraard meer zekerheid bieden. Een mail kan daarentegen veel sneller verzonden worden.

Ons advies is om de betalingsherinnering per e-mail te verzenden. Dat is niet alleen rechtsgeldig, maar ook heel veel sneller. 

Of u de betalingsherinnering verstuurt via post of mail: beide zijn geschikte opties. Kies vooral de manier die het beste bij u past.

Wanneer verstuur ik een betalingsherinnering?

Er zijn geen verplichtingen voor het versturen van een betalingsherinnering. Ons advies? Wacht niet lang met het versturen van de herinnering nadat de betalingstermijn vervallen is. Stuur deze binnen 2-5 dagen na de vervaldatum. 

Wanneer u zich goed houdt aan de betalingstermijnen zal dat professionaliteit uitstralen!

Tip! Stuur de herinnering niet te vroeg! Het kan zomaar zijn dat uw debiteur al betaalt heeft. Dan kruisen de herinnering en de betaling elkaar. Zo voorkomt u dat u onnodig werk verricht. Wél moet de debiteur zien dat u zich houdt aan de betalingstermijn. Verstuur de herinnering dus ook niet te laat.

Betalingsherinnering: 5 tips & tricks

Om u op weg te helpen met het opstellen van een betalingsherinnering zetten wij een aantal tips voor u op een rijtje:

Betalingsherinnering 5 tips

Tip 1: Voeg geen extra kosten toe aan de betalingsherinnering

Wij raden u aan om geen kosten te verwerken in de betalingsherinnering. Dat kan namelijk leiden tot een beschadiging van de zakenrelatie. Dat wilt u niet hebben! Een betalingsherinnering heeft als doel uw klant op vriendelijke manier erop wijzen dat er nog een bedrag openstaat. U doet er dus niet goed aan direct te smijten met bijkomende kosten. 

Vaak gaat het om onschuldige fouten, zoals het simpelweg vergeten van de betaling. Zulke dingen gebeuren nu eenmaal. Hou dus een vriendelijke toon aan en vermijd de kosten.

Tip 2: Voeg de facturen als bijlage(n) toe aan de betalingsherinnering

De klant moet makkelijk kunnen zien welke facturen er precies open staan en hoeveel hij of zij moet overmaken. Door een overzicht van de facturen toe te voegen als bijlage zorgt u dat uw debiteur sneller en gemakkelijker betaalt.

Wat moet er allemaal in de bijlage staan? In ieder geval alle informatie om de factuur direct te kunnen voldoen, zoals:

  • Alle openstaande facturen (inclusief kenmerken, omschrijvingen, datum, en bedrag)
  • Het verschuldigde totaalbedrag
  • Betaalinformatie van uw organisatie (IBAN + naam houder van de bankrekening)

Zorg dat alle facturen in een PDF formaat worden verwerkt. Voeg dit document vervolgens toe aan de mail naar de debiteur. Zo heeft de klant direct alle informatie beschikbaar om de factuur te kunnen voldoen.

Tip 3: Houd een korte betalingstermijn aan

In uw betalingsherinnering vermeldt u het termijn waarin de betaling moet worden verricht. Met andere woorden: binnen hoeveel dagen moet uw klant de factuur betalen? 

Ook hier zijn geen strenge vereisten aan verbonden. U kan dus kiezen uit verschillende betalingstermijnen voor de herinnering. De keuze is natuurlijk afhankelijk van uw situatie, maar u kunt denken aan de volgende betalingstermijnen:

  • 5 dagen
  • 7 dagen
  • 10 dagen
  • 14 dagen
  • 21 dagen
  • 30 dagen

Tip! U kan het betalingstermijn van de herinnering afstemmen op de betalingstermijn van uw factuur. Hoe langer de betalingstermijn van uw openstaande factuur is geweest, hoe langer de betalingstermijn van de herinnering kan zijn. 

Tip 4: Stuur de betalingsherinnering snel op

We hebben het al eerder benoemd: stuur de betalingsherinnering snel op. Het liefste binnen 2-5 dagen nadat de betaaltermijn van uw factuur verstreken is. Zo voorkomt u dat de betaling en de betalingsherinnering elkaar kruisen. Ook neemt de klant u serieuzer: u laat zien dat u bovenop de betaling zit. 

Tip 5: Verstuur automatisch je betalingsherinneringen 

Het handmatig versturen van betalingsherinneringen kost veel tijd. Niet alleen in het opstellen en verzenden: ook het continu volgen van betalingstermijnen is tijdrovend. 

Met weinig debiteuren is het overzicht natuurlijk makkelijker te behouden. Maar u wilt groeien als bedrijf. Dat betekent meer klanten én meer tijdrovend werk. Want hoe meer klanten u krijgt, hoe moeizamer en vervelender het wordt om alles handmatig te moeten doen. 

Met de Credit Control module van het Risk Protector-pakket kan u het verzenden van betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties automatiseren. U heeft dus meer tijd over om aan leukere zaken te besteden. U leest hier alles over het besparen van kostbare tijd door betalingsherinneringen automatisch te versturen.

F.A.Q. Veelgestelde vragen betalingsherinnering

Is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht? 

Wanneer moet ik een tweede betalingsherinnering sturen?

Kan ik voor mijn oude facturen nog betalingsherinnering sturen?

Hoe lang moet een betalingsherinnering zijn?

Mag ik administratiekosten toevoegen aan een betalingsherinnering?

Kan ik een aanmaning sturen zonder betalingsherinnering?

Wat als mijn klant de betalingsherinnering niet ontvangen heeft?

FAQ: Is het versturen van een betalingsherinnering wettelijk verplicht?

Nee. Het versturen van een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht. Er zijn hier namelijk geen wettelijke eisen aan verbonden. 

U bent niet verplicht een betalingsherinnering te versturen. Toch raden wij het aan dit wel te doen. U wil namelijk niet uw klant afschrikken door kosten. Zeker niet wanneer de klant de factuur gewoonweg vergeten is te betalen. 

Heeft uw klant laten weten dat hij of zij zeker niet van plan is te betalen? Dan wordt het een ander verhaal. In zo een situatie kan u de vordering direct uit handen geven. Wij lossen het dan verder voor u op. 

FAQ: Wanneer moet ik een tweede betalingsherinnering sturen? 

U bepaalt zelf wanneer (en of) u een tweede betalingsherinnering stuurt. Er zijn hier geen wettelijke verplichtingen voor. Wél raden wij het u aan om het bij één betalingsherinnering te houden. Betaalt de klant dan nog steeds niet? Stuur dan meteen een aanmaning. U heeft uw klant immers al een extra kans gegeven om te betalen. 

FAQ: Kan ik voor mijn oude facturen nog betalingsherinnering sturen?

Ja, u kan ook voor oude facturen nog steeds betalingsherinneringen sturen. Wel moet u erop letten dat de factuur niet té oud is. 

Met het volgende overzicht kan u zelf nagaan of uw oude vorderingen al verjaard zijn:

De factuur is minder dan 2 jaar oud

Als de factuur minder dan 2 jaar oud is kunt u gerust een betalingsherinnering sturen. De factuur is namelijk nog niet verjaard. U kunt dus gewoon uw geld voor de vordering krijgen.

De factuur is 2 tot 5 jaar oud

Wanneer de factuur tussen de 2 en 5 jaar oud is moet u goed kijken of de vordering over een zakelijke- of consumentenkoop gaat. De verjaringstermijn voor vorderingen van consumentenkoop staat namelijk op 2 jaar.

Heeft de vordering geen betrekking op consumentenkoop? Dan kunt u gerust nog een betalingsherinnering sturen als de factuur niet ouder dan 5 jaar is.

De factuur is ouder dan 5 jaar

Is uw factuur ouder dan 5 jaar? U kunt dan geen betalingsherinnering meer sturen. De meeste vorderingen hebben namelijk een verjaringstermijn van 5 jaar. 

FAQ: Hoe lang moet een betalingsherinnering zijn? 

Zo lang als u wil. Er gelden geen verplichte vormvereiste bij een betalingsherinnering. Wel moet de betalingsherinnering alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn, etc.). De klant moet in een oogopslag zien wat en hoe hij of zij moet betalen.

Om het overzicht te bewaren raden wij u sterk aan de betalingsherinnering niet langer dan 1 pagina te houden: zo blijft de informatie makkelijk te lezen. Meerdere pagina’s betekent méér zoekwerk voor de klant. Dat wilt u niet.

FAQ: Mag ik administratiekosten toevoegen aan een betalingsherinnering? 

Nee, administratiekosten mogen niet toegevoegd worden aan een betalingsherinnering (of een aanmaning). Administratiekosten maken namelijk al deel uit van incassokosten. 

Ons advies:

Voeg géén kosten toe aan de betalingsherinnering. U wilt de relatie niet beschadigen door uw klant onnodige kosten op te leggen.

FAQ: Kan ik een aanmaning sturen zonder betalingsherinnering? 

Ja, u kunt direct een aanmaning sturen zonder eerst een betalingsherinnering te sturen. U bent namelijk niet verplicht om eerst een betalingsherinnering te sturen. 

Wij raden u aan niet direct een aanmaning te sturen (tenzij uw debiteur al aangeeft niet te gaan betalen). Een betalingsherinnering komt vriendelijker over en de klant betaalt dan vaak alsnog. Met een betalingsherinnering blijft de relatie onaangetast, en wordt uw openstaande factuur alsnog betaald.

 FAQ: Wat als mijn klant de betalingsherinnering niet ontvangen heeft? 

Wanneer de klant geen betalingsherinnering ontvangt kunt u de betalingsherinnering nogmaals versturen. Ook kunt ervoor kiezen om meteen een aanmaning te sturen.

Ons advies: Stuur de betalingsherinnering opnieuw. U wilt voorkomen dat er extra kosten bijkomen voor uw klant. Het kan namelijk zijn dat er iets mis is gegaan met het e-mailadres. Ook post wil nog wel eens verdwijnen. 

Let op! Het kan ook voorkomen dat uw klant het niet ontvangen van de betalingsherinnering als excuus gebruikt om de betaling uit te stellen. Wij raden u aan één keer een extra betalingsherinnering te sturen. Zegt uw debiteur voor de tweede keer niks te hebben ontvangen? Stuur dan een aanmaning.