Door:
in
op 19 november 2020
ir. Laurens Lemmens
Aanmaning sturen? Gratis voorbeeld (+ Engels voorbeeld)

Heeft u een factuur die nog niet betaald is? Wij geven u graag tips om direct aan de slag te gaan met het versturen van aanmaningen

Download gratis voorbeeldbrief aanmaning
In dit artikel zullen wij u op weg helpen om uw eerste aanmaningen op te stellen. Ook geven wij deze gratis download voorbeelden aanmaningbrief:

  • Gratis voorbeeld aanmaningsbrief (Nederlands) in PDF en Word-formaat
  • Gratis voorbeeld aanmaningsbrief (Engels) in PDF en Word-formaat

Doet u zaken met internationale of Engelstalige klanten? Dan kunt u gebruik maken van de Engelstalige gratis voorbeeldbrief van een betalingsherinnering.

Voordelen van een aanmaning

Het versturen van een aanmaning is een belangrijk middel om betaling te garanderen. Het grootste verschil met een betalingsherinnering is dat de klant dringender wordt verzocht te betalen en dat er eventueel kosten voor de klant bij zouden kunnen komen als betaling nog steeds uit blijft. De voordelen van een aanmaning op een rijtje:

  • Gemakkelijk op te stellen
  • Gemakkelijk en snel verstuurd
  • Klant betaalt vaak alsnog direct
  • Beschadigd de klantrelatie niet
  • Krachtig pressiemiddel om betaling te garanderen

Welke stappen moet u ondernemen om uw geld te krijgen?

Welke stappen u moet ondernemen om betaald te krijgen is afhankelijk van de markt waarin u opereert. Heeft u particuliere klanten (B2C) of zakelijke klanten (B2B)?

Ik heb een openstaande vordering op een particuliere klant

1) Stuur eerst een betalingsherinnering op

2) Bel uw klant op.

3) Verstuur zelf een aanmaning

4) Geen de vordering uit handen

Ik heb een openstaande vordering op een zakelijk klant

Heeft u te maken met zakelijke klanten die niet betalen? Dan is een andere aanpak handiger. Hierbij is het belangrijk om kortere betalingstermijnen te geven dan wanneer u te maken heeft met particuliere klanten. Wilt u een aanmaning versturen naar een andere onderneming? Volg dan de volgende vier stappen:

1) Stuur eerst een betalingsherinnering op – circa twee dagen nadat de betalingstermijn verstreken is

2) Stuur een tweede betalingsherinnering op – 2 dagen nadat de betalingstermijn van de eerste aanmaning verstreken is.

3) Neem telefonisch contact op met uw klant.

4) Stuur een aanmaning/ingebrekestelling.

5) Geef de vordering uit handen.

Wanneer u zaken doet met een andere onderneming is het belangrijk om professionaliteit uit te stralen. Dit doet u door standvastig te zijn met de betalingstermijnen die u hanteert. Hoe strakker (en klantvriendelijker) u de aanmaningsprocedure inricht, hoe sneller er betaalt zal worden. In de meeste gevallen wordt er na stap 1 en 2 al betaald.

Wat is een aanmaning?

Betekenis aanmaning (Wikipedia):

Een aanmaning of betalingsherinnering (voor zakelijke klanten) is een brief waarin de schrijver verzoekt om betaling van een nog openstaande factuur. Vaak is een aparte afdeling van een bedrijf hiervoor verantwoordelijk. Ook schrijven incassobureaus en gerechtsdeurwaarders aanmaningen om debiteuren alsnog tot betalen te bewegen. Wanneer aanmaningen geen effect hebben kan de schrijver besluiten een civiele procedure te starten om zo via de rechter betaling af te dwingen.

Kort samengevat: Een aanmaning is dus een brief die een schuldeiser (ofwel crediteur) stuurt naar de schuldenaar (ofwel debiteur), waarop bekend wordt gemaakt dat er nog een bedrag openstaat die betaald moet worden. Het dient dus als de laatste betaalmogelijkheid voor uw klant voordat er juridische vervolgstappen genomen zullen gaan worden.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Alhoewel een betalingsherinnering  en een aanmaning op elkaar lijken, verschillen ze toch van elkaar. Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om uw klant erop te attenderen dat er nog een factuur openstaat. Het kan zijn dat een klant vergeten is dat er nog een bedrag open stond. De herinnering is dus een ‘friendly reminder’ dat uw klant nog een bedrag open heeft staan.

Een aanmaning is een vriendelijk, doch dringend verzoek om uw klant de openstaande factuur te laten betalen. Een laatste aanmaning (ook wel sommatie) heeft ook een ander; het is namelijk een wettelijke verplichting om over te kunnen gaan op juridische vervolgstappen. U dient de klant namelijk nog een laatste betaalmogelijkheid te geven voordat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau.

het grootste verschil tussen een betalingsherinnering en de aanmaning is dus dat het versturen van een aanmaning verplicht is, en een betalingsherinnering niet. Een ander belangrijk verschil is dat de toon van een aanmaning dringender is dan die van de aanmaning.

Waar moet een aanmaning aan voldoen?

Er zijn geen wettelijke verplichtingen of vormvereisten verbonden aan het sturen van een betalingsherinnering. Dat betekent dat u zelf bepaalt hoe uw betalingsherinnering eruit komt te zien. Wel is het handig aan aantal zaken te in de aanmaning te vermelden die nodig zijn voor het nemen van juridische vervolgstappen zoals het starten van een incassoprocedure.

Benoem bijvoorbeeld dat er incassokosten in rekening zullen worden gebracht als de betaling niet wordt voldaan, of dat u de vordering uit handen zult geven aan een incassobureau. Door de dringendere toon zal de klant u serieuzer nemen en zal uw factuur sneller betaald worden.

Wat staat er in een aanmaning?

Alhoewel er geen wettelijke vormvereisten gelden voor een aanmaning, moet u toch een aantal belangrijke punten benoemen in de aanmaning. Wij hebben alle punten voor u op een rij gezet:

Algemene punten:

  • Het factuurnummer
  • De verstreken factuurdatum (dit wordt ook wel de vervaldatum genoemd)
  • Het bedrag dat betaald moet worden
  • Klant- en ordernummer (als deze van toepassing zijn)
  • De termijn voor de klant om alsnog te betalen

Naast de algemene punten moet u ook een aantal zaken benoemen die nodig zijn voor het nemen van juridische vervolgstappen (bijv. het starten van een incassotraject):

Juridische punten:

  • Benoem dat u al een betalingsherinnering verstuurt heeft, maar er nog niet betaald is
  • Benoem dat u extra incassokosten in rekening zullen worden gebracht als betaling uitblijft
  • Benoem dat u de zaak uit handen geeft aan een incassobureau zoals het Invorderingsbedrijf

Welke kosten komen bij een aanmaning?

Wanneer u zelf een aanmaning verstuurt is het handig daar (nog) geen extra kosten voor in rekening te brengen. Wordt er na het versturen van deze aanmaning nog steeds niet betaalt? Dan raden wij u aan uw zaak uit handen te geven.

In de praktijk blijkt dat de kans dat u uw geld alsnog ontvangt, significant afneemt na de eerste aanmaning. Kortom: één keer aanmanen heeft zin, twee of meerdere keren aanmanen niet. De kans dat uw debiteur ‘gewoon vergeten’ is te betalen, is dan immers niet waarschijnlijk meer.

Geeft u de zaak uit handen? Dan sturen wij direct een aanmaningsbrief (ofwel sommatie). In deze brief vermelden wij ook het bedrag dat door het Invorderingsbedrijf aan incassokosten in rekening gebracht zal worden. Wij berekenen dit bedrag aan de hand van onderstaande staffel. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40.

Hoofdsom Percentage incassokosten

Hoofdsom   Percentage Incassokosten
€0 tot €2.500 15%
€2.500 tot €5.000 10%
€5.000 tot €10.000 5%
€10.000 tot €200.000 1%
€25.000 en hoger 0,5%

 

Voorbeelden aanmaning

Voorbeeld aanmaningsbrief Engels

Handelt u met internationale zakenpartners of heeft u te maken met debiteuren uit Engelstalige landen? Dan is het logisch dat u Engelse betalingsherinneringen stuurt. Het kan zijn dat uw Engels niet ijzersterk is. Of u beheerst Engels, maar bent niet (nog) niet bekend met alle technische termen die op een Engelstalige factuur komen te staan.

In dat geval kunt u gebruik maken van ons Engelstalige voorbeeld betalingsherinnering om uw vordering bij Engelse zakenpartners betaald te krijgen.

Hoe verstuur ik een aanmaning?

Heeft u de aanmaning opgesteld? Dan kunt u deze op verschillende manieren verzenden -bijvoorbeeld per post of per online e-mail. Welke van de twee u kiest maakt niet zo veel uit: beide zijn namelijk rechtsgeldig. Ik kunt er eventueel ook voor kiezen de aanmaning via SMS of WhatsApp te versturen; deze zijn ook rechtsgeldig.

Een aanmaning hoeft niet verplicht aangetekend gestuurd te worden. Wanneer u de betalingsherinnering via aangetekende post verzendt zal dit uiteraard meer zekerheid bieden. Een mail kan daarentegen veel sneller verzonden worden.

Ons advies is om de aanmaning digitaal per e-mail, SMS, of WhatsApp te verzenden. Dat is niet alleen rechtsgeldig, maar ook heel veel sneller.

Alhoewel de manier waarop u een aanmaning verstuurt niet uitmaakt, raden wij u het toch aan om de aanmaning digitaal te versturen -bij voorkeur via de email.

Tip! Om te voorkomen dat uw klant de aanmaning niet ontvangt raden wij u aan de aanmaning zowel via post als e-mail te versturen.

Wanneer verstuur ik een aanmaning?

In principe kunt u al een aanmaning sturen één dag nadat de betalingstermijn verstreken is. U kunt er voor kiezen om een betalingsherinnering te sturen, maar dat is niet verplicht.

Wél is het verplicht om particulieren klanten een aanmaningsbrief te sturen met een betalingstermijn van 14 dagen zonder extra incassokosten. Dit is nodig om incassokosten in rekening te brengen.

TIp! Wij raden u aan eerste een betalingsherinnering te sturen. Betaalt de klant nog steeds niet? Stuur dan de aanmaning ongeveer 2 tot 5 dagen na het vervallen van de betalingstermijn.

Aanmaning: 7 tips & tricks

Tip 1: Voeg (nog) geen extra kosten toe aan de aanmaning

Zorg dat u bij het versturen van een aanmaning (nog) geen extra kosten toevoegt. Dat kan in een later stadium.

U wilt namelijk dat uw klant vrijwillig betaalt zonder de klantrelatie te beschadigen.

Ook moet u de klant eerst een betalingstermijn geven van 14 dagen voordat u kosten in rekening kunt brengen. Pas na deze termijn kunt u de zaak uit handen geven aan een incassobureau en mogen er incassokosten in rekening gebracht worden.Voeg

Tip 2: Verstuur de aanmaning eerst zelf op

De klant betaald vaak alsnog als u een aanmaning eerst zelf opstuurt. Betaalt de klant nog niet? Dan is het handig om de zaak uit handen te geven. Uw klant heeft namelijk vaak genoeg de kans gekregen om te betalen.

Tip 3: Houdt een korte betalingstermijn aan

Hoe lang moet de termijn voor een aanmaning zijn?

Dat hangt van verschillende factoren af. Bijvoorbeeld hoe lang de termijn van de betalingsherinnering is geweest. Of hoe goed u de klant vertrouwt.

Wij raden u aan de betalingstermijn van de aanmaning tussen 3 en 7 dagen te houden. In het overzicht hieronder kunt u zien na hoeveel dagen u het beste een aanmaning kunt versturen:

Is de betalingstermijn van uw factuur 0 tot 14 dagen? Houdt een betalingstermijn aan van 3 dagen

is de betalingstermijn van uw factuur 15 tot 30 dagen? Houdt een betalingstermijn aan van 5 dagen

Is de betalingstermijn van uw factuur méér dan 31 dagen/1 maand? Houdt een betalingstermijn aan van 7 dagen

Tip 4: Stuur de aanmaning snel op

We hebben het al eerder benoemd: stuur de aanmaning snel op. Het liefste binnen 2-5 dagen nadat de betalingstermijn van uw factuur verstreken is. Zo voorkomt u dat de betaling en de aanmaning elkaar kruisen. Ook neemt de klant u serieuzer: u laat zien dat u bovenop de betaling zit.

Tip 5: Wordt er niet betaald na het versturen van een aanmaning? Verstuur een laatste sommatie!

Heeft u uw klant een aanmaning gestuurd en betaald de klant nog steeds niet? Dan staat u voor een moeilijke keuze: moet u juridische vervolgstappen nemen en de klantrelatie beschadigen?

Nee, dat hoeft niet.

Betaald worden zonder een incassotraject te starten – het kan met een laatste sommatie. Een laatste sommatie is een extra service die u uw klanten kunt aanbieden indien de factuurdatum verlopen is, en u uw geld niet heeft ontvangen. Wij starten direct met het versturen van een brief naar de klant. De laatste sommatie wordt uit onze naam verstuurd.

Lukt in enkele gevallen sommeren niet, wordt met een druk op de knop de vordering doorgeschoven naar onze incasso juristen. Ook dan kunnen wij zorgen dat u betaald wordt. Dat is het mooie aan Invorderingsbedrijf. Wij zijn het totaal concept met juristen, deurwaarders én advocaten onder één dak.

Heeft u nog vragen? Neem contact op met één van onze specialisten

Tip 6: Vertrouwt u het niet? Wacht dan niet langer af

Het kan zijn dat u facturen heeft die u niet vertrouwd. Of u wordt niet betaald na het versturen van de aanmaning. Als dat het geval is dan is het raadzaam niet af te wachten, maar de zaak zo snel mogelijk uit handen tegen bij een incassobureau. De kans is erg klein dat de klant alsnog uit zichzelf zal betalen.

Tip! Wacht niet lang na het verstreken van de betalingstermijn. Neem direct actie als u nog betaald wil worden!

Tip7: Automatiseer het versturen van aanmaningen

Het handmatig opstellen en verzenden van aanmaningen is tijdrovend. Het bijhouden van betalingen ook.

Met weinig debiteuren is het overzicht natuurlijk makkelijker te behouden. Maar u wilt groeien als bedrijf. Dat betekent meer klanten én meer tijdrovend werk. Hoe meer klanten u krijgt, hoe meer tijd u kwijt bent met het handmatig bijhouden van aanmaningen.

Met de Credit Control module van het Risk Protector-pakket kan u het verzenden van betalingsherinneringen, aanmaningen en sommaties automatiseren. U heeft dus meer tijd over om aan leukere zaken te besteden. U leest hier alles over het besparen van kostbare tijd door betalingsherinneringen automatisch te versturen.

FAQ: Veel gestelde vragen over aanmaning

FAQ: Is het versturen van een aanmaning wettelijk verplicht?

Het versturen van een aanmaning is niet altijd wettelijk verplicht. Dat hangt namelijk af of u te maken heeft met particuliere of zakelijke klanten;

Is het verplicht een aanmaning te sturen naar particuliere klanten?

Bij particuliere klanten is het wel verplicht om een laatste aanmaning te versturen voordat er extra (incasso)kosten in rekening kunnen worden gebracht. Ook bent u verplicht de klant erop te wijzen dat extra incassokosten in rekening worden gebracht en dat de zaak uit handen wordt gegeven wanneer de klant niet binnen de betalingstermijn (14 dagen) betaalt. U bent wettelijk verplicht particuliere klanten een betalingstermijn van 14 dagen te geven om alsnog kosteloos te kunnen betalen.

U bent niet verplicht een aanmaning zelf te versturen, bijvoorbeeld als u ervoor kiest de vordering direct uit handen te geven aan het Invorderingsbedrijf. Wij zullen dan direct starten met het versturen van een aanmaningsbrief en zorgen dat uw factuur betaald wordt.

Is het verplicht een aanmaning te sturen naar zakelijke klanten?

Nee, bij zakelijke klanten zoals ondernemingen bent u niet wettelijk verplicht een aanmaning te sturen. Zodra de betalingstermijn is verstreken mag u direct een incassotraject starten. Het is wel gebruikelijk (maar niet verplicht) om eerst een betalingsherinnering te sturen .

FAQ: Wat is het verschil tussen een aanmaning, sommatie en ingebrekestelling?

Waarschijnlijk vraagt u zich af wat nu precies de verschillen zijn tussen een aanmaning, sommatie, en een ingebrekestelling. Hier heerst veel verwarring over.

Een aanmaning stuurt u na het versturen van een betalingsherinnering. U verzoekt de klant vriendelijk doch dringend om de openstaande factuur te betalen. In principe kunt u meerdere aanmaningen versturen, maar in de praktijk blijkt dat de kans dat u uw geld alsnog ontvangt, significant afneemt na de eerste aanmaning.

Wanneer men spreekt over een sommatie, wordt vaak de ‘laatste aanmaning’ bedoeld; het is de laatste brief die u de klant stuurt om te kunnen betalen zonder extra kosten.

Een ingebrekestelling bij onbetaalde facturen is hetzelfde als de sommatie en de laatste aanmaning; u geeft uw klant nog één mogelijkheid om de factuur te betalen zonder bijkomende incassokosten.

FAQ: Ik heb geen betalingstermijn vermeldt bij mijn factuur, wanneer kan ik een aanmaning sturen?

Bij uw facturen vermeldt u de betalingstermijn waarin de betaling moet plaatsvinden. Die termijn is gewoonlijk 30 dagen, waarna de vordering opeisbaar wordt als deze termijn verstreken is. Maar wat nu als u geen betalingstermijn heeft vermeldt bij uw factuur? Als dat het geval is, dan geldt de regel dat deze opeisbaar is 30 dagen na ontvangst van de factuur.

FAQ: Hoeveel aanmaningen moet ik versturen?

U bepaalt zelf hoeveel aanmaningen u verstuurt. Wel raden wij u aan niet meer dan één aanmaning te versturen. In de praktijk blijkt dat het versturen van meerdere aanmaningen niet werkt; de kans dat uw klant ‘simpelweg vergeten is’ om te betalen is dan niet waarschijnlijk meer.

Tip! Het versturen van meerdere aanmaning kost u onnodig veel tijd en is bijna nooit effectief. Verstuur een betalingsherinnering gevolgd door één aanmaning. Betaalt uw klant nog steeds niet? Geef dan uw vordering uit handen.

FAQ: Wanneer moet ik een tweede aanmaning versturen?

Betaald uw klant na de eerste aanmaning nog steeds niet? Dan raden wij u aan een incassobureau in te schakelen om een tweede aanmaning te versturen. U heeft de klant immers al genoeg tijd gegeven om te betalen. De kans is erg klein dat er nu nog vrijwillig betaald wordt.

Tip! Doordat wij extra incassokosten in rekening brengen is de kans dat uw klant de factuur snel betaald erg hoog, want vreemde ogen dwingen!

FAQ: Kan ik voor een oude factuur nog een aanmaning versturen?

Ja, u kunt ook voor oude facturen nog steeds aanmaningen sturen. Er geldt namelijk een wettelijke verjaringstermijn voor aanmaningen. U moet er dus goed op letten dat de factuur niet té oud is. Ook moet u erop letten of het gaat om een particuliere klant of een zakelijke klant.

Oude aanmaning sturen naar zakelijke klanten?
Dat kan bij facturen die niet ouder zijn dan 5 jaar. De verjaringstermijn voor aanmaningen bij zakelijke klanten is namelijk 5 jaar vanaf het moment dat de vordering ‘opeisbaar’ is.

De vordering is in de meeste gevallen opeisbaar 14 of 30 dagen na het vervallen van de betalingstermijn. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de vordering opeisbaar 30 dagen na de ontvangstdatum van de factuur.

Oude aanmaning sturen naar particulier klanten?
Voor particulieren klanten gelden er andere regels da

n voor zakelijke klanten; er geldt namelijk een verjaringstermijn van 2 jaar. Dat betekent dat u nog aanmaning kunt versturen van facturen die niet ouder zijn dan 2 jaar.

De verjaringstermijn voor aanmaningen bij particulieren klanten is 2 jaar vanaf het moment dat de vordering ‘opeisbaar’ is.

De vordering is in de meeste gevallen opeisbaar 14 of 30 dagen na het vervallen van de betalingstermijn. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan is de vordering opeisbaar 30 dagen na de ontvangstdatum van de factuur.

FAQ: Wat als mijn klant de aanmaning niet ontvangen heeft

Het kan gebeuren dat de klant aangeeft de aanmaning niet te hebben ontvangen. Of dit gevolgen heeft hangt af van de soort klant met wie u te maken heeft; een zakelijke of particuliere klant.

Voor zakelijke klanten maakt het in principe niets uit voor het incassotraject wanneer uw klant de aanmaning niet ontvangen heeft, uw klant heeft immers gewoon de mogelijkheid om de factuur te betalen. Wél is het praktisch de aanmaning opnieuw te verzenden, maar niet verplicht

Voor particuliere klanten kan het niet ontvangen van de aanmaning wél gevolgen hebben, zeker als het gaat om de 14-dagenbrief (ook wel de laatste aanmaning of sommatie). Het is namelijk verplicht particulieren een betalingstermijn van 14 dagen te geven voordat er incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. Als uw klant de aanmaning niet ontvangen heeft kunnen de gevorderde incassokosten namelijk worden afgewezen.

Tip! Om te voorkomen dat uw klant de aanmaning niet ontvangt raden wij u aan de aanmaning zowel via post als e-mail te versturen.

FAQ: Hoe lang moet een aanmaning zijn?

Een aanmaning heeft geen wettelijke vormvereisten, wat betekent dat u in principe zelf bepaalt hoe lang de aanmaning moet zijn. Wél moet de aanmaning alle relevante informatie bevatten (bankrekening, factuurbedrag, datum, betalingstermijn van 14 dagen, de gevolgen van niet tijdig betalen).

De klant moet dus goed op de hoogte gesteld worden van de gevolgen wanneer de factuur niet binnen de gestelde termijn betaald wordt, zoals extra incassokosten en het uit handen geven van de vordering aan een incassobureau.

Tip! Om het overzicht te bewaren raden wij u sterk aan de aanmaning niet langer dan 1 pagina te houden: zo blijft de informatie makkelijk te lezen. Meerdere pagina’s betekent méér zoekwerk voor de klant. Dat wilt u niet.

FAQ: Hoeveel aanmaningskosten mag ik in rekening brengen?

Betaalt de klant na de laatste aanmaning (ofwel sommatie) nog steeds niet? Dan mogen er extra incassokosten in rekening worden gebracht. De hoeveelheid bijkomende incassokosten zijn afhankelijk van het factuurbedrag.

Het bedrag van de aanmaningskosten worden berekend aan de hand van het onderstaande staffel. Hierbij geldt een minimumbedrag van € 40.

Hoofdsom Percentage incassokosten

Hoofdsom   Percentage Incassokosten
€0 tot €2.500 15%
€2.500 tot €5.000 10%
€5.000 tot €10.000 5%
€10.000 tot €200.000 1%
€25.000 en hoger 0,5%

 

FAQ: Mag ik administratiekosten toevoegen aan mijn aanmaning?

Nee, u mag geen administratiekosten toevoegen aan uw aanmaning. Administratiekosten behoren namelijk tot de incassokosten. Incassokosten mogen pas in rekening gebracht worden nadat de klant een laatste aanmaning heeft ontvangen met daarin een betalingstermijn van 14 dagen.

FAQ: Is het versturen van een aanmaning wettelijk verplicht?

Dat verschilt; voor zakelijke klanten is het versturen van een aanmaning niet verplicht. het versturen van een (laatste) aanmaning bij particuliere klanten is echter wél verplicht. Een aanmaning versturen heeft vaak een belangrijk doel; namelijk uw klant te bewegen om tot betaling over te gaan.
Heeft u na het lezen van dit artikel nog een vraag over het versturen van aanmaningen? Geen probleem. Onze gespecialiseerde incassojuristen en advocaten staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden.

Lees Verder